Con oltre 240 milioni di utilizzatori in tutto il mondo, Google Drive non ha bisogno di presentazioni.
Per la versione Drive for Work, il colosso di Mountain View ha, invece, deciso di fornire un decalogo per suggerire ai dipendenti delle aziende come utilizzare al meglio uno spazio di archiviazione che consente di salvare file fino a 5 terabyte.
Si parte dal consiglio di inviare allegati di dimensione superiore al limite di 25 Mb direttamente dalla propria mail cliccando sull’icona integrata all’interno del messaggio. Grazie a quest’ultima, nella mail sarà inserito un link che permetterà di scaricare l’allegato stesso.
Il secondo invito riguarda l’autorizzare i colleghi a proporre delle modifiche a un testo senza che quest’ultimo venga modificato in alcun modo senza l’autorizzazione di chi l’ha creato. Solo dopo l’avvenuta conferma il documento verrà, infatti, aggiornato automaticamente.
Al fine di evitate errori consultando la cronologia delle revisioni dei documenti, il terzo consiglio è di accedere alla cronologia delle revisioni direttamente da qualsiasi documento sia per ritornare alla sua versione precedente, sia per controllare nel dettaglio le modifiche apportate dai colleghi.
Un semplice clic del mouse consigliato al punto quattro del decalogo invita, inoltre, gli utenti a tradurre in una delle 53 lingue disponibili i propri documenti Google senza cambiar loro interfaccia.
Segue il suggerimento di utilizzare i moduli di Google per raccogliere in tempo reale i dati riuniti automaticamente in unico foglio di calcolo Google. Gli stessi sono, poi, personalizzabili e condivisibili tra colleghi o collaboratori esterni semplicemente girando il link del modulo.
Con la piena integrazione di Quickoffice in Docs, Sheets e Slides, l’appunto successivo invita a consultate e modificate i propri file Word, Excel e PowerPoint archiviati su Google Drive in modalità compatibile con Office direttamente su Android e su browser Chrome.
Semplificarsi la vita utilizzando dei modelli preimpostati di Google Documenti o proponendo modelli di documenti con la carta intestata dell’azienda utilizzabili dai dipendenti è il settimo suggerimento.
Grazie all’accesso ai file offline configurabili su pc, è inoltre, possibile consultare e modificare i propri documenti anche in assenza di connessione, per poi vederli automaticamente aggiornati e sincronizzati nel momento in cui Internet sarà di nuovo disponibile.
Infine, gli ultimi due punti del decalogo di Google riguardano, rispettivamente, l’applicazione Drive per mobile e gli add on per le soluzioni Google for Work.
Con la prima l’invito è di allegare, condividere, organizzare, importare e salvate i propri allegati e documenti Google direttamente da tablet o smartphone.
Davanti a realtà sempre più pronte a mettere a disposizione di aziende e professionisti nuove Google App con l’obbiettivo di andare oltre la collaborazione, migliorare la sicurezza o fornire funzionalità di gestione dei documenti e dei flussi di lavoro, l’invito finale non può che essere di informarsi e crearsi un Google Drive “su misura”.
