Scontrini, ricevute e biglietti: registrare tutto per tenere traccia di ogni spesa sostenuta durante una trasferta è un’operazione noiosa che solitamente si rimanda il più possibile. Così, quando è il momento di presentare in azienda la nota spese, non è raro che ci si accorga che si è perso qualcosa e quindi il rimborso per l’indennità di trasferta non è quello che ci aspettavamo.
Tuttavia per evitare che ciò accada, possiamo contare su alcune applicazioni (per smartphone e tablet) che permettono di semplificare la vita di tutti coloro che si trovano spesso alle prese con i rimborsi per le indennità di trasferta e le spese dei viaggi di lavoro.
Live Expenses
È un applicazione gratuita veloce ed efficace per la gestione delle proprie finanze. L’applicazione permette di amministrare un budget e tenere sotto controllo tutti i flussi (giorno per giorno o mese per mese), gestire le entrate e le uscite di ogni operazione e archiviare i documenti. La semplice interfaccia permette di inserire in modo agevole i movimenti sia in entrata (per esempio contante affidato dall’azienda) sia in uscita (per esempio spese di albergo, ristorante, noleggi, e così via) di ogni commessa e archiviare i documenti di ogni operazione.
Se si è all’estero, le spese possono essere calcolate nella valuta desiderata. È possibile anche scegliere una tipologia di pagamento, come contante, carta di credito, bancomat e inserire ciascuna fattura/ricevuta/scontrino della spesa effettuata, attraverso un’immagine scattata direttamente dallo smartphone o dal tablet.
Si possono inviare le spese tramite e-mail in formato Htlm e/o Csv (compatibile con tutti i più usati fogli di calcolo). L’applicazione permette l’invio delle spese per l’indennità di trasferta non ancora comunicate con possibilità di un ulteriore invio successivo. In allegato a ciascuna spesa, viene inserita l’immagine della ricevuta/scontrino abbinata alla spesa stessa.
Concur
Obiettivo di Concur è facilitare l’inserimento e la gestione della nota spese aziendali direttamente dallo smartphone e permettere di ridurre il tempo impiegato per il processo, l’approvazione e il rimborso del resoconto spese.
È possibile integrare i dati dall’azienda fornitrice di carte di credito, i quali, una volta importati, possono essere confrontati con quanto viene richiesto a titolo di rimborso tramite controlli incrociati. Il sistema si occupa poi automaticamente del pagamento del fornitore di carte di credito, una volta avvenuta l’autorizzazione alle spese. In questo modo, ogni pagamento è sottoposto a molteplici controlli.
L’applicazione permette inoltre di integrare i dati delle ricevute elettroniche direttamente dai fornitori di viaggi. Le ricevute elettroniche inviate dai partner di Concur vengono integrate automaticamente nel database, così si riduce il tempo necessario per l’inserimento delle informazioni che permettono di avere una visione delle spese effettuate. Questi dati sono poi associati alle richieste di rimborso e verificati in base a quanto dichiarato.
Concur consente di integrare le policy aziendali per la gestione di viaggi e spese, permettendo di verificare immediatamente se le spese effettuate esulano da quelle previste.
JSmart
Permette di registrare le spese delle trasferte di lavoro e gestire le proprie Note Spese via Browser dall’area riservata di JSmart.
Le spese di trasferta possono essere registrate, consentendo di scegliere tra molteplici voci di spesa attivabili secondo le proprie esigenze, dichiarare il tipo di documento giustificativo (fattura o ricevuta), scegliere il tipo di pagamento (in contanti o con carte di credito), scegliere una valuta e allegare la foto del documento giustificativo. Inoltre, per avere tutto a portata di mano, l’app permette di gestire i documenti personali (patente, carta d‘identità, passaporto, tessera sanitaria, e così via) creando un proprio “portafoglio elettronico”, con la possibilità di allegare l’immagine del documento.
Collegandosi alla propria area riservata nel portale jSmart (per gli utenti registrati), è invece possibile visualizzare o scaricare la propria Nota Spese e scaricare sul proprio dispositivo la reportistica relativa alle spese di un determinato periodo di tempo, anche suddivise per elemento di analisi (Tipologia di spesa, Cliente, Commessa, Centro di Costo, e così via).
JSmart è molto utile, ma ho provato e acquistato la nuova applicazione realizzata dagli stessi produttori: si chiama Sarce Travel ed è un vero e proprio upgrade dell’app precedente. In pratica gestisce tutta la nota spese in tutto il suo percorso, dalla compilazione alla sua liquidazione sia da smartphone che da mobile. Nella mia esperienza è il software note spese più completo e al costo più basso (5€ ad utente).