Tre regole per tagliare i costi dei documenti transazionali

19 Luglio 2010

Joe Czyszczewski di InfoPrint Solutions suggerisce come ovviare a comunicazioni cartacee troppo costose e a invii elettronici non altrettanto efficaci.

Lo dicono i dati di InfoTrends: in Europa, entro il 2013, l’attuale 15% dei consumatori che prevede di svolgere le proprie transazioni di fatturazione e pagamento via posta elettronica salirà a quota 42%. Segno, questo, che il futuro della documentazione non contempla il formato cartaceo? Non proprio. Ne è convinto Joe Czyszczewski, Chief sustainability officer di InfoPrint Solutions, per il quale, nonostante Internet abbia indubbiamente assunto un ruolo di primo piano nell’elaborazione e gestione dei documenti transazionali, il binomio formato elettronico-carta è preferito e preferibile.

E a supporto di quanto affermato in una comunicazione ufficiale il manager cita i dati riportati da Royal Mail secondo cui le persone con meno di 25 anni non sarebbero solo destinate a svolgere ogni transazione online in futuro, ma risponderebbero positivamente alle comunicazioni stampate. Tanto che, sempre secondo la storica istituzione inglese, le tecniche di direct mailing e le campagne online costituirebbero un binomio vincente, soprattutto se combinate insieme in una strategia multicanale che i professionisti della documentazione dovrebbero avere in mente nelle loro comunicazioni dirette ai clienti.

Già perché, sempre secondo quanto espresso da Czyszczewski, se il nodo cruciale per le comunicazioni cartacee come i documenti transazionali sono senz’altro i costi che, sempre secondo InfoTrends, sarebbero per il 70% ascrivibili a spese postali e di spedizione, anche la comunicazione elettronica non è esente da pecche. Il tallone d’Achille di quest’ultima sarebbe declinabile sia in termini di efficacia che di fiducia. Czyszczewski non è, infatti, il solo a sostenere che c’è più probabilità che i messaggi stampati su carta raggiungano più facilmente il destinatario, mentre sotto il fuoco incrociato di spam, virus e phishing, i messaggi elettronici perdono facilmente di credibilità.

Tuttavia, una soluzione c’è e passa da tre suggerimenti che fanno capo a un unico obiettivo, vale a dire ridurre i costi di distribuzione ripulendo, in primis, il proprio database, riprogettando anche i documenti per accorpare più messaggi al fine di evitare l’invio di una doppia comunicazione. Laddove scontato, è poi suggeribile accollarsi parte del lavoro di smistamento e lavorazione della corrispondenza, così da ridurre i costi di spedizione dei documenti transazionali cartacei ai quali, per realizzare un comunicazione ancora più efficace, è suggeribile, conclude Czyszczewski, optare per strategie multicanale.