Gestione documentale: le cinque linee guida di Ricoh

31 Gennaio 2011

Dal change management all’ottimizzazione: un pentalogo per aiutare i Cio a trarre valore dal patrimonio informativo aziendale.

Sulla base di alcuni focus group paneuropei condotti da Ricoh in partnership con Idc su un panel di 250 Cio di 9 paesi, Ricoh ha stilato cinque linee guida per aiutare i decisori Ict ad affrontare meglio la sfida posta dal crescente volume di dati e di informazioni da gestire.

Per trasformare le informazioni e i documenti in valore i partecipanti hanno citato come fattori chiave la gestione centralizzata dei documenti e i Managed Document Services.

I Cio sono anche d’accordo sul fatto che la gestione efficace delle attività di creazione, condivisione e archiviazione dei documenti sia fondamentale, ma dichiarano di non avere il tempo per realizzare una strategia ad hoc.

La maggior parte di loro afferma che il successo e il ritorno sull’investimento di un progetto di Mds dipendano dalla combinazione di tre fattori: persone, processi e tecnologie.

E proprio le persone emergono come gli ipotetici target di miglioramento in seguito a cambiamenti organizzativi e innovativi.

Ricoh ha dubque formulato cinque guideline per la realizzazione di un progetto che migliori la gestione dei flussi documentali in tutta l’azienda:

1 – Focalizzarsi sulle persone supportandole con attività di change management.

2 – Gestire in maniera efficace i cambiamenti nei processi a garanzia di un Roi ottimizzato.

3 – Focalizzarsi sull’ottimizzazione dei processi documentali per trarre il maggior ritorno sull’investimento e parlare la lingua del Cfo.

4 – Creare partnership di lungo periodo con fornitori che garantiscano una gestione continua del progetto e un’evoluzione che segua le dinamiche esigenze aziendali.

5 – Implementare le migliori tecnologie affinché l’innovazione sia di supporto al business.