Un’accurata gestione del conto in banca è fondamentale, soprattutto in questo periodo. Per mettere al riparo i nostri risparmi da qualsiasi imprevisto e per poter valutare serenamente i futuri acquisti, dobbiamo, ogni giorno, destreggiarci fra spese, bollette e rate dei mutui. Viste singolarmente, sono tante piccole voci; tutte assieme, però, possono diventare consistenti e intaccare i nostri risparmi. Per evitare che ciò accada è necessario tenere costantemente sotto controllo la nostra situazione economica. Microsoft Excel 2011, con i suoi utili strumenti finanziari e matematici, ci permette di farlo grazie a un semplice foglio di calcolo.
Gestire i flussi
Anche se non abbiamo alcuna dimestichezza con la finanza e con i suoi strumenti, Microsoft Excel 2011 ci permette di creare velocemente un completo strumento di analisi economica. Dobbiamo, però, procedere per gradi e considerare inizialmente solo i nostri guadagni e le spese che affrontiamo quotidianamente. La gestione di queste due fondamentali voci, che indicheremo con i termini di Ingressi e di Uscite, deve essere distinta dalle successive elaborazioni che realizzeremo. Per questo motivo è importante pianificare accuratamente, durante la creazione del nostro file, l’organizzazione dei fogli di calcolo.
Excel consente la gestione contemporanea di un elevatissimo numero di fogli di calcolo, dipendente esclusivamente dalla memoria del computer, ma nel nostro caso ne basteranno solo tre: Contabilità, Variabili e Previsione Bilancio. Il primo, Contabilità, conterrà i dati relativi agli Ingressi e alle Uscite e dovrà essere aggiornato manualmente ogni giorno. Il secondo, Variabili, permetterà di modificare i valori dei principali parametri di calcolo. L’ultimo foglio, Previsione Bilancio, conterrà invece gli strumenti di analisi e mostrerà i risultati derivanti dall’applicazione delle formule.
Connessione globale
La suddivisone delle operazioni e dei valori fra più fogli di calcolo differenti costituisce la principale forza del nostro lavoro. In questo modo, infatti, potremo inserire solo i dati realmente indispensabili lasciando a Microsoft Excel 2011 il compito di realizzare tutte le elaborazioni. Inoltre, questa scelta non compromette la possibilità di utilizzare contemporaneamente tutti i dati che ci interessano. Excel, infatti, permette di instaurare relazioni dirette fra celle appartenenti sia a uno stesso foglio sia a fogli diversi. Se, per esempio, vogliamo che la cella C7 modifichi il proprio contenuto in relazione a quello presente nella cella H12, dobbiamo collegarle l’una all’altra. Scriviamo quindi all’interno di C7 il simbolo “=” seguito dalle coordinate della cella di origine, ovvero “=H12”. Se C7 appartiene a un foglio di calcolo diverso da quello dove si trova H12, dobbiamo solo aggiungere, prima delle coordinate, il nome del foglio seguito dal simbolo “!”. Nella cella C7, in definitiva, scriveremo la seguente espressione: “=Foglio1!H12”. In questo modo tutti i fogli di un file Excel possono essere collegati l’uno all’altro.
Anche le funzioni sfruttano la stessa modalità di scrittura per attingere i dati dei propri argomenti da differenti celle poste su diversi fogli.
Precisazioni necessarie
Le procedure, le formule e i calcoli descritti all’interno di questo articolo permettono di creare una previsione di bilancio economico basata sui dati effettivi registrati nell’anno precedente. In particolare, affinché possa funzionare correttamente, è necessario conoscere i valori complessivi delle Entrate e delle Uscite effettivamente contabilizzate negli ultimi dodici mesi. Per sfruttare al massimo le potenzialità del nostro foglio di lavoro (dall’inglese worksheet, termine che indica il singolo foglio elettronico di un documento Excel), inoltre, è consigliabile far coincidere l’inizio della tenuta dei conti con il primo gennaio dell’anno. In questo modo, le proiezioni e le previsioni risulteranno più affidabili.
Molte delle formule che inseriremo all’interno dei fogli di lavoro sono simili fra loro ma riferite a periodi o a elementi differenti. Per velocizzare la creazione di formule ripetitive, Excel consente di utilizzare lo strumento di trascinamento. Trascinare le formule permette di ricopiarle da una cella a quelle successive, mantenendo i riferimenti relativi, con il solo uso del mouse. Per trascinare una o più formule, contenute su una o più celle, dobbiamo prima di tutto selezionare le celle stesse. A questo punto, spostiamo il mouse vicino all’angolo in basso a destra della selezione dove è presente un minuscolo quadratino nero. Quando il mouse è nel punto corretto, sopra il piccolo quadratino nero, il puntatore si trasforma automaticamente in una piccola croce nera. A questo punto, premiamo la parte sinistra del mouse e mantenendola schiacciata, spostiamo il mouse sulle celle dove vogliamo copiare le formule.
Attenzioni necessarie
Ogni volta che scriviamo un qualsiasi dato all’interno di una cella di un foglio di calcolo, esiste la concreta possibilità che venga commesso un errore. Le cause possono essere numerose e differenti fra loro: un momento di distrazione durante l’uso della tastiera oppure una sbagliata interpretazione di un riferimento. Dato che ogni errore si concretizza in un possibile malfunzionamento dell’intero file, dobbiamo assolutamente evitare che ciò accada. Una soluzione semplice e funzionale, consiste nel trasformare l’immissione libera dei dati in una scelta fra opzioni predefinite. All’interno della scheda Dati di Excel, nella sezione Strumenti si trova inserito il comando Convalida. La relativa finestra Convalida dati permette di indicare con precisione quale dovrebbe essere il contenuto di ogni specifica cella. Le opzioni disponibili sono: Numero intero, Decimale, Elenco, Data, Ora, Lunghezza testo e infine Personalizzato. Se scegliamo di vincolare il contenuto di una cella a un Elenco, possiamo creare all’interno dello stesso foglio di calcolo una lista contente tutti e soli i valori possibili. Per una cella all’interno della quale è stata attivata la convalida dei dati, verranno quindi visualizzati unicamente gli elementi presenti nella lista e non sarà possibile introdurre valori differenti.
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