Processi documentali: la governance al tempo dei Big Data

12 Dicembre 2012

Passa da processi documentali critici connessi con le differenti aree di business e da programmi di change management in grado di allineare i dipendenti con i cambiamenti in atto. Parola di Davide Oriani, Ceo di Ricoh Italia.

Confuse. Così appaiono oltre un migliaio di aziende europee interpellate nel Ricoh Document Governance Index 2012 da Coleman Parkes Research in merito alle modalità da seguire per mantenere aggiornati i processi documentali per tenere il passo con i cambiamenti in corso nel proprio posto di lavoro.

Condotta per conto della multinazionale giapponese, che fornisce soluzioni per la stampa office e per il production printing, servizi documentali e It, dall’ultimo capitolo dell’indagine indipendente non potevano non scaturire una serie di consigli utili. Destinatarie: imprese interessate a gestire i processi documentali per competere in un contesto globale ormai caratterizzato da fattori quali Big Data, cambiamenti tecnologici e differenze generazionali tra i dipendenti in azienda.

Frutto del confronto anche dei risultati riportati nei precedenti Index Ricoh sulla Document Governance (nel 2009) e sulla Process Efficiency (nel 2011), l’ultima indagine è tornata a coinvolgere i reparti risorse umane, gestione e reportistica finanziaria, acquisti, contabilità clienti e contabilità fornitori di aziende di grandi dimensioni operanti nei settori istruzione, legale, servizi/energia, sanità, servizi pubblici, commercio al dettaglio, produttivo e servizi finanziari.

Ne è venuto fuori un quadro non proprio confortante in cui l’82% dei dipendenti delle aziende europee pensa che il proprio modo di lavorare sia ormai superato e impedisca di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere.

Come se non bastasse, un quinto dei business leader interpellati ammette che nella propria azienda non sempre le informazioni vengono condivise in maniera efficace, mentre quasi un quarto di essi ritiene che la sicurezza dei dati sia addirittura peggiorata rispetto a tre anni fa.
Metà delle aziende del campione si dice, poi, esposta al rischio di mancata conformità e perdita dei dati.

In linea con un diffuso senso di inadeguatezza su come affrontare aspetti quali i già citati Big Data, i molteplici fornitori e i mercati emergenti, il 91% del campione avrebbe, poi, citato la crescita dei dati da trattare come il principale fattore che sta impattando sulla capacità di gestire i processi critici, distogliendo l’attenzione e le risorse da attività che potrebbero generare fatturato.

Per tutti, l’idea condivisa è che nuovi dispositivi mobili, quali tablet e smartphone, stanno supportando la gestione dei processi documentali, ma la maggior parte ammette che la propria azienda non riesce a massimizzare l’utilizzo delle nuove tecnologie a causa della presenza di sistemi legacy.
Nella stragrande maggioranza dei casi le tecnologie e i processi documentali non sembrano interconnessi, per cui non c’è da sorprendersi se un quarto del campione ritiene l’efficienza dei flussi di lavoro “addirittura peggiorata” rispetto al 2009.

A loro, Davide Oriani, Ceo di Ricoh Italia, ricorda quanto sia frustrante avere a che fare con un servizio clienti scadente quando, invece, “per le organizzazioni di tutto il mondo riuscire a soddisfare i propri clienti può fare la differenza ed evitare che passino alla concorrenza”.
Ancora una volta, l’elemento che sta alla base del rapporto tra un’azienda, i suoi clienti e le informazioni che li riguardano è ben riassunto in “una corretta gestione dei processi documentali”.

La stessa che si realizza “comprendendo in che modo tali processi possano essere connessi con le differenti aree di business” implementando, al contempo, un programma di change management “in modo che i dipendenti siano coinvolti in questo stesso percorso”.

Ma non solo.

“Oltre a svolgere un’analisi dettagliata dei processi, delle tecnologie e del modo in cui i dipendenti le utilizzano – è il parere di Oriani –, è essenziale sviluppare un processo di governance e di miglioramento continuo. Così facendo possono essere risolti eventuali colli di bottiglia e i processi possono essere migliorati prima che la sicurezza venga compromessa e prima che avvengano disservizi ai clienti. Inoltre, la governance consente di identificare modalità di lavoro efficienti da estendere ad altre aree dell’organizzazione”.