Seguendo un’impostazione concettuale, i tre moduli che compongono la suite della società marchigiana mirano ad associare la conoscenza ai processi di business. Punto di partenza è la gestione documentale, mentre il passaggio obbligato è la mappa delle conoscenze aziendali.
La nuova release di Josh, software per il Knowledge management realizzato dalla società marchigiana It Consult, è una piattaforma client-server per ambienti Microsoft (un’applicazione pratica del prodotto è descritta a pagina XVI dell’inserto Web @-Business). Sul fronte server Josh richiede Windows 2000 Server Service Pack1, Share Point Portal Server (fornito direttamente con l’installazione di Josh), un database relazionale (come Sql Server 2000) e un sistema di posta elettronica come Exchange 2000. Sul fronte client richiede, invece, un pc Windows (Xp, 2000, 98, Me) con un browser (Internet Explorer 4.01 e Netscape 4.71 o successivi).
L’applicazione si basa su tre moduli: josh.Doc per la gestione documentale, josh.KMap per creare una mappa delle competenze aziendali e josh.Flow per la gestione del workflow.
In particolare, josh.Doc consente di memorizzare qualunque tipo di file (anche multimediale) nel repository, di indicizzarlo (full text), di categorizzarlo in modo automatico e manuale, di gestirne le varie versioni con possibilità di notifica agli interessati e con supporto dei processi di approvazione.
josh.KMap disegna, invece, una sorta di organigramma aziendale con dati anagrafici, competenze e attività svolte dalla persona. In pratica, disegna una mappa della conoscenza aziendale che serve poi al modulo di workflow per assegnare i singoli compiti all’esecutore più idoneo. josh.Flow permette, infatti, da un lato di descrivere il processo e dall’altro di ricavare meta-informazioni quali, per esempio, le competenze acquisite da una persona che esegue un compito per un certo numero di volte in quel processo; da qui la possibilità di estrarre la conoscenza incorporata nei processi aziendali.
I punti di forza di questa applicazione sono, da un lato, l’approccio concettuale che fa leva sul sistema a tre vettori (Knowledge management esplicito, tacito e creabile) e, dall’altro, la capacità di gestire, correlandole, la documentazione utilizzata e le conoscenze implicite dei flussi di lavoro, in modo da poterne classificare in modo appropriato l’utilità e quindi l’usabilità per i processi futuri, ottimizzandoli. Da segnalare, inoltre, che Josh segue le specifiche Wide (Workflows on an intelligent and distributed database environment), il linguaggio che descrive i processi e le loro caratteristiche tramite tre modelli (dei processi, delle informazioni e dell’organizzazione) tra loro correlati.
Qualche "neo" nell’applicazione è, invece, riscontrabile nell’interfaccia utente (il cui miglioramento dovrebbe essere previsto nella release definitiva del prodotto, rispetto alla beta visionata) e nella disponibilità per i soli ambienti Microsoft, fatto ne limita le potenzialità, anche con riferimento all’integrabilità con sistemi di messaggistica e di comunicazione multimediale.
I primi clienti della piattaforma stanno già arrivando, tanto che Giovanni Marrè, amministratore delegato di It Consult, ha rivelato che il break even per la società è previsto già per la fine del prossimo anno, quando potrebbe raggiungere il primo milione di euro di fatturato. Merito di alcuni "colpi" grossi, come l’accordo concluso con un’importante società di manufacturing (ancora coperta da un anonimato dovuto a motivi concorrenziali), che ha scelto Josh per i dipartimenti qualità e progettazione.
L’esigenza di questa società è rappresenta dalla necessità di sottoporre i documenti di questi dipartimenti a frequenti modifiche da parte dei clienti. In aggiunta, ciascuna modifica deve essere assoggettata a un processo di approvazione e verifica che, oltre ai normali livelli di sicurezza e accesso, deve garantire anche l’annotazione di informazioni riguardanti le motivazioni che hanno portato a una determinata scelta progettuale. Infine, tali motivazioni devono essere "tesaurizzate" per snellire i processi e tentare un’automazione il più possibile efficiente.
ll workflow di Josh, nel caso specifico, ha consentito di rendere flessibili i processi di automazione dei flussi documentali; il modulo di gestione documenti ha invece permesso di gestire tutte le fasi di approvazione; mentre la possibilità di definire mappe di conoscenza aziendale rappresenta il naturale sbocco dopo una prima fase di sperimentazione, messa a punto e integrazione del modulo di workflow con il modulo di gestione documenti.
