La formula di Isagro per la Sfa

Governare dinamicamente il
ciclo dell’ordine e centralizzare la logica gestionale sul sistema Erp,
diminuendo il lead time e riducendo i costi di esercizio correlati. Queste le
premesse dell’iniziativa di Isagro, la principale realtà italiana nel settore
dei fitofarmaci, volta a creare una porta di accesso attraverso cui fornire
all’esterno la visibilità su dati e processi di gestione. Con l’opportunità di
immettere ordini in qualsiasi orario, elaborati a stretto giro, nel quadro di un
servizio ai clienti capace di offrire prerogative analoghe a quelle proprie
degli utenti aziendali. «In breve – suggerisce Mauro Pacetti, direttore
dei sistemi informativi di Isagro – un portale extranet commerciale al quale
da un lato attingere per ottenere informazioni sugli ordinativi e viste sulle
singole situazioni, dall’altro connettersi da qualunque postazione per le
attività di order entry in real-time, da svolgere direttamente sul sistema
gestionale». Un sistema basato sull’Erp Di@pason del Gruppo Formula, che la
società milanese ha adottato nel 1999, scegliendo di interfacciare la procedura
batch di raccolta ordini già esistente. «Lo scorso luglio abbiamo deciso di
abbandonarla, in favore del pacchetto Sales Central di Formula. Non solo perché
avrebbe dovuto essere adeguata all’euro, ma anche perché la procedura, che
operava in asincrono con ordini immessi in serata, non poteva consentire
l’accesso ai dati dei venditori ai capi area, nè tantomeno rendersi disponibile
ai clienti». Inoltre, il sistema dipartimentale conteneva parte della
logica e il controllo completo poteva compiersi solo al momento del
trasferimento sul gestionale, residente su As/400. E parziale risultava anche la
copertura delle informazioni. «L’abilitazione a Internet – prosegue
Pacetti – come pure l’opportunità di unificare la logica di gestione degli
ordini provenienti dagli altri canali, approntando un solo punto di modifica, ha
rappresentato un elemento decisivo. E più ancora la possibilità di dare
esecuzione immediata all’ordine, con riflessi assai positivi sul lead
time». Del resto, se è vero che i clienti di Isagro lavorano facendo stock
in base alle previsioni di vendita, è altrettanto certo che il diffondersi di
malattie o di parassiti nelle campagne rappresenta di norma un’emergenza.
«Ecco perché gli ordinativi sono sempre urgenti e si deve lavorare in tempi
estremamente ridotti: dall’ordine alla bolla di consegna non intercorre più di
un giorno». Con la vecchia procedura il principale problema era allineare
gli archivi (portatile, server e host); con Sales Central il database è unico. E
l’accesso, che avviene via Internet anche da postazioni non configurate,
permette agli agenti di operare direttamente nel corso della visita ai clienti.
Non stupisce che l’obiettivo di Isagro consista nella possibilità, per la
propria forza vendita, di lavorare completamente on-line via Gprs. «Peraltro
Di@pason Sales Central – osserva il manager – si è rivelato, alla luce
di un’analisi preliminare su costi e benefici, complessivamente il più
conveniente tra le soluzioni esaminate, rapidamente ammortizzabile e altresì
foriero dell’atteso Roi in un arco di tre anni». I venditori sul campo, 70
commerciali in tutto, si collegano ai Pop di Inet (con cui la società ha
stipulato un contratto che prevede, fra l’altro, una larghezza di banda
garantita) raggiungendo così il server di Isagro affacciato sulla Rete e
contenente il solo applicativo. Di qui, passando attraverso un firewall, il
server (che risulta quindi l’unico punto esterno a Di@pason) si connette via
Odbc al database residente sull’As/400. Il programma trasforma l’input del
venditore in modo tale che l’ordine possa essere caricato direttamente nel
gestionale, aggiungendo anche una serie di dati che pesca nelle anagrafiche.
«Per la rete vendita – ammette Pacetti – si è trattato di un
cambiamento epocale. Da parte nostra stiamo fornendo tutto il necessario
supporto: abbiamo anche attivato un help desk, seguito da due uffici commerciali
il cui personale è stato adeguatamente addestrato. Una volta metabolizzate
appieno le nuove modalità operative, provvederemo ad aumentare il novero delle
informazioni rese disponibili agli agenti». Che oggi spaziano dallo stato
di avanzamento degli ordini alle spedizioni, dalle fatture inviate alle partite
dei singoli clienti. E presto dovrebbero veder aggiungere allo storico degli
ordinativi pregressi di ciascuno anche una robusta parte statistica.
«L’applicativo – sottolinea Pacetti – deve fornire al venditore un
ventaglio di servizi su richiesta. A partire da quelle informazioni per le quali
prima era costretto a chiamare in azienda e ad attendere un paio di giorni prima
di poter completare l’ordine. Oggi, archiviata per sempre l’elaborazione batch,
il tutto, in on-line, è pressoché immediato». Isagro sta valutando tempi e
modalità per estendere ai clienti l’uso dell’applicazione, come caldeggiato in
particolare dalla direzione vendite estero. Anche se questo, inevitabilmente,
obbligherà l’azienda a gestire i relativi listini. Nell’ottica della sicurezza,
l’applicazione potrebbe riconoscere gli indirizzi Ip con l’ausilio di una
procedura in grado di validare la connessione. «Tra i benefici ottenuti
– dice Pacetti – sono subito emersi quelli connessi ai tempi di risposta
immediati, non più condizionati dalle elaborazioni batch; e poi, il venditore ha
sempre in linea tutte le informazioni che possono servirgli. Con tutto questo,
crediamo di poter offrire ai clienti la reale percezione di un più elevato
livello di servizio». Abbreviare i lead time può significare mantenere la
fiducia di un cliente che altrimenti, dopo una breve attesa, non potrà che
rivolgersi a un fornitore diverso. «Ulteriore vantaggio, l’aver ridotto il
Tco: per connettersi basta un browser e non servono tool che andrebbero invece
manutenuti». Probabile evoluzione del sistema, l’impiego di Pocket pc
comunicanti via Gprs.