Con l’adozione di Planning, l’applicazione Web based per il Business performance management, la società farmaceutica ha potuto migliorare la rappresentazione dei dati e, conseguentemente, i processi di budgeting, di forecasting e quelli di allineamento con gli obiettivi e i piani strategici
Una società farmaceutica di respiro internazionale, che in Italia
opera con diverse realtà. Wyeth Lederle vanta, infatti, un centro
ricerca e sviluppo e uno stabilimento a Catania e un secondo ad
Aprilia, dove è situata anche la sede principale della società, che
nel nostro Paese occupa 1.800 dipendenti, produce circa 87 milioni di
confezioni l’anno e nel 2001 ha registrato un fatturato pari a 375
milioni di euro.
La decisione di adottare Hyperion Planning, soluzione che fa parte
della suite Hyperion per il Business performance management, è nata
al fine di superare alcune criticità dei processi di forecasting,
dovute alla nuova organizzazione collaborativa del processo di
budget, al supporto da fornire alla pianificazione, allo sviluppo di
modelli di simulazione (diversificando il processo e il modello in
funzione delle varie aree di business) e al miglioramento della
rappresentazione dei dati. A ciò si aggiungevano l’esigenza di
gestire un database centralizzato e di rendere le applicazioni
fruibili via Web, oltre alla necessità di effettuare una serie di
allocazioni, finalizzate all’elaborazione di analisi
multidimensionali, con viste che vanno dalla singola confezione
venduta ai vari brand, business unit, fasce di rimborsabilità e zone
geografiche. Tramite un tool più specifico rispetto a quelli
utilizzati in precedenza, Wyeth Lederle ha posto le basi per
risolvere le problematiche associate all’analisi e misurazione del
business, al fine di garantire rapidi processi decisionali e
migliorare la redditività.
“La nostra società utilizzava già da tempo Hyperion Pillar – ha
dichiarato Francesco Caputo, direttore amministrazione, finanza e
controllo di Wyeth Lederle – uno strumento che ci consentiva di
gestire in modo semplice e sicuro il processo iterativo del budget e
della pianificazione, incrementando la partecipazione, la
produttività, la responsabilità e il controllo da parte dei manager.
Oltre a ciò, avevamo iniziato a implementare un sistema di business
intelligence e datawarehousing“.
Con Hyperion Planning, Wyeth Lederle ha, quindi, provveduto al
processo cooperativo di elaborazione del budget e pianificazione
operativa e finanziaria, che sfrutta la modularità della piattaforma
Essbase Xtd, cuore dell’offerta del vendor di Bi.
Rivedere i processi aziendali
“Il progetto è stato avviato diversi mesi fa – ha spiegato Caputo -,
in collaborazione con Deloitte Touche Tohmatsu, che ci ha dato
l’opportunità di rivedere alcuni processi aziendali fondamentali. Tra
questi rientrava, senza dubbio, l’attività di pianificazione e
controllo, molto sentita a livello locale e internazionale. Hyperion
Planning ci è sembrato adeguato a rispondere alle esigenze di
complessità. Inoltre, la suite ci permette di gestire autonomamente
le attività di budgeting & forecasting senza pregiudicare
l’interazione con il datawarehouse generale, che supporta il sistema
aziendale di business intelligence“.
La soluzione è stata introdotta dopo un’analisi di fattibilità e una
software selection durate una decina di giorni. Nel corso delle
valutazioni effettuate, gli aspetti che principalmente hanno fatto
propendere Wyeth Lederle per Planning sono stati la possibilità,
attraverso il Web, di accesso contemporaneo alle medesime
informazioni da parte delle strutture di pianificazione distribuite,
il controllo del processo che permette agli utenti di tracciare lo
stato di avanzamento del lavoro, nonché la facoltà di creare e
convalidare i piani aziendali per rispondere rapidamente a eventi
reali, riducendo i tempi dei cicli di pianificazione, la possibilità
di creare business rule personalizzabili grazie a un’interfaccia
grafica user friendly, la capacità di effettuare analisi
multidimensionali di dettaglio online, nonché di redigere dei book di
reportistica istituzionale. Per l’implementazione sono stati
necessari circa tre mesi, durante i quali sono stati impiegati due
addetti Hyperion, due persone Wyeht Lederle e tre di Deloitte Touche
Tohmatsu.
Migliorare la comunicazione
Grazie all’accesso via Rete, Hyperion Planning supporta processi di pianificazione
distribuita, migliorando la collaborazione tra le funzioni aziendali,
senza limiti al numero di accessi e frequenza. Il processo di budget
di Wyeth Lederle, coordinato dalla direzione finanziaria, ha una
durata che si estende su un periodo che approssimativamente va da
marzo a settembre e coinvolge la direzione commerciale, lo strategic
planning group, le risorse umane e altre direzioni per quanto
riguarda le specifiche attività e contabilità. Grazie alla soluzione
implementata, i responsabili dei processi decisionali e dei centri di
costo o di profitto sono in grado di comunicare le azioni da
intraprendere e di condividerle con gli altri attori del processo di
pianificazione, potendo contare sulla flessibilità necessaria ad
adottare, con rapidità, eventuali modifiche nelle strategie di
business. Il sistema è utilizzato per tutta una serie di simulazioni
e analisi What if tendenti a individuare l’impatto di variazioni dei
prezzi di uno o più prodotti, delle quantità vendute, delle
mensilizzazioni delle vendite, delle quantità delle merci
appartenenti a determinate fasce di rimborsabilità e così via. In
Wyeth Lederle, gli input di Planning sono costituiti da dati a
consuntivo, estratti e caricati in modo automatico dal sistema Jd
Edwards (sul quale non è stato necessario intervenire se non per
quanto riguarda le interfacce), nonché da dati di stima inseriti
manualmente attraverso Web form e l’add-in di Excel.
Laddove sono imputati dati aggregati è il sistema stesso che, in base
ai parametri definiti, provvede alle complesse allocazioni che
permettono di raggiungere il livello di dettaglio necessario per il
processo di budgeting e reporting. “Lungo la strada non abbiamo
incontrato problemi strutturali – ha specificato il manager -,
tuttavia, è stato necessario definire una gestione flessibile della
dimensione territoriale per andare incontro alle necessità
organizzative e di business model della struttura commerciale“. Nel
programma di formazione, poi, Wyeth Lederle ha deciso di includere
nel team tutti i key user nonché l’amministratore del sistema. Ciò ha
consentito di effettuare il training durante lo svolgimento. “Per
quanto riguarda ulteriori sviluppi – ha concluso Caputo -, abbiamo
individuato alcune aree in funzione della connessione di Hyperion
Planning con il datawarehouse aziendale, ma siamo ancora in una fase
di analisi“.
