Il colosso chimico-farmaceutico ha adottato la Business intelligence di Sap sull’Erp R/3 già in uso da tempo, per migliorare il reporting e il monitoraggio delle prestazioni. Nel futuro, l’idea è di ottimizzare il managing of value, incrociandolo con soluzioni di gestione per obiettivi.
Roche nasce a Basilea, Svizzera, nel 1896, fondata da Fritz Hoffmann-La Roche, con lo scopo di creare e produrre medicinali di qualità ed efficacia costanti, per immetterli nel mercato a livello internazionale. La società è, oggi, uno dei nomi di spicco del panorama farmaceutico e diagnostico, con uffici in oltre 100 paesi e circa 165mila dipendenti. Presente in Italia dal 1897, oggi conta una forza lavoro di 1.875 unità. Dal momento che l’azienda opera con una rete molto capillare, alcuni anni fa è emersa la necessità di riuscire a razionalizzare l’attività di forecasting, facendo leva sulla storicizzazione e la consistenza delle informazioni sulle vendite. Tali dati risiedono su un sistema Sap R/3, in virtù di un progetto conclusosi nel gennaio del ’99. Due anni dopo, nel 2001, è stato fatto l’assessment, attraverso una survey condotta sugli utenti interni del sistema. “Dalla ricerca – ha tenuto a sottolineare Paola Albani, local Supply Chain, Finance e Hr-Im head, Regional Management Systems Europe di Roche – sono emerse sostanzialmente due necessità inevase. La prima era quella di una maggiore formazione sulla piattaforma, la seconda quella di razionalizzare l’utilizzo del reporting, troppo complicato e, spesso, ridondante rispetto alle esigenze dell’utente medio. Inoltre, l’integrazione dei dati in un ambiente piuttosto complesso quale quello di Roche, che combina sistemi legacy e mondo open, spesso non è semplice”. Sulla scorta di queste esigenze, nel 2002 si è deciso di procedere all’avvio dell’implementazione di una piattaforma di Bi. L’azienda aveva iniziato già due anni prima ad avvicinarsi alle tematiche dell’Is (Information systems) governance, attraverso alcuni progetti. Il principale, denominato Sidra (Sistema Informativo Direzionale Aziendale) era nato con l’intenzione di evolvere verso una struttura più evoluta di informazione distribuita.
Il progetto Sidra
“I manager, in precedenza – ha chiarito Albani -, si presentavano in riunione con pagine di Excel e, di conseguenza, con dati spesso disomogenei e incongruenti. Il foglio elettronico, quindi, era diventato lo strumento privilegiato per la reportistica e questo imponeva dei problemi di carattere tecnologico, per la necessità di disporre di processi robusti e tecnologie omogenee, e semantico, perché il fatturato, che dovrebbe essere inteso come una variabile univoca, in realtà ha valore diverso a seconda del fatto che vi si includa o meno l’Iva. Infine, questo aveva anche implicazioni di carattere organizzativo, perché il reporting veniva spalmato su tante funzioni, quindi era in carico anche a figure professionali non sufficientemente preparate”. Questi sono stati i determinanti del progetto Sidra, che ha condotto all’implementazione di Strategic Enterprise Management (Sem) di Sap. L’adozione dello strumento di intelligenza distribuita ha permesso di stilare il Conto economico territoriale (Cet), la cui architettura logica è riassunta nel grafico. Questo processo prevede la raccolta dei dati di vendita e dei costi di promozione sul territorio, raccolti e disponibili su R/3 a livello aggregato per l’Italia. Roche è strutturata con un’organizzazione di vendita sul territorio che riporta a dei Regional business manager, che coprono 9 regioni geografiche. “La dimensione territoriale, che non era presa in considerazione nella soluzione implementata in precedenza – ha precisato la manger -, impone una serie di complessità che con Sem siamo riusciti a superare, garantendoci un sistema di reporting più robusto ed evoluto”. In quell’occasione è stata fatta una software selection, che ha premiato la riconferma delle tecnologie Sap. “Abbiamo scelto questa casa in virtù di motivi di carattere economico – ha detto la manager -. Infatti, avendo già adottato il suo Erp, abbiamo ottenuto degli sconti sulle licenze di Sem e Apo. Un plus è stata anche l’integrazione, gratuita e nativa, con R/3. A orientare la sceltà è stato anche il fatto che tutta la corporate si stava muovendo, il quel periodo, verso l’implementazione di Sap Advanced Planner Optimizer, Apo, per la pianificazione della produzione. Questo strumento, integrato con Sem, avrebbe permesso l’integrazione del forecast delle vendite”. Il progetto, avviato nel settembre del 2002, è andato “live” il 18 dicembre dello stesso, con il Cet. La messa a regime di Apo risale al marzo del 2003 e quello della parte di forecast al luglio scorso. Nei mesi successivi, il sistema è stato arricchito con funzionalità di gestione dell’andamento delle vendite, con un Corporate performance monitor e col Gis, per la rappresentazione grafica delle vendite e il geomarketing.
I benefici ottenuti sono riconducibili a una notevole riduzione dei tempi di elaborazione del conto economico, passati da 5 a 2 giorni. “Inoltre – ha tenuto a sottolineare Albani – abbiamo a disposizione dati più robusti e affidabili rispetto al passato e il forecast è stato integrato con Apo/Sem, mettendo a disposizione degli utenti lo stesso front end. Il sistema è accessibile via Web, attraverso la intranet aziendale, o attraverso la tradizionale Gui Sap”.
Dati più robusti
Il team di progetto ha visto coinvolte, internamente, oltre a un capo progetto, altre nove persone, affiancate da tre risorse di Sap Italia (un capoprogetto e due operativi). Per l’implementazione dei moduli forecast e Cpm si è, invece, interpellato il system integrator Deloitte Touche Tohmatsu. In futuro c’è l’intenzione di implementare moduli per l’utilizzo delle Balanced scorecard, ampliare il tool di Corporate performance management (Cpm) e introdurre dei cruscotti di gestione centralizzata (cockpit). “Abbiamo anche ricevuto molte richieste per migliorare il reporting nell’area manufacturing – ha concluso la manager -. Verranno, pertanto, sicuramente implementati sistemi di indicatori di sintesi dei processi produttivi e della logistica, così come moduli di managing of value incrociati con le soluzioni di gestione per obiettivi (Mbo – ndr) già impiegate in azienda, che si abbinano ad analisi sempre più sofisticate. L’utilizzo dei Kpi è, invece, ormai all’ordine del giorno”.
