Posta elettronica certificata e conservazione ottica dei supporti cartacei e ottici. Due servizi che la società consortile di informatica delle Camere di Commercio offre ad aziende e Pa, fornendo alternative concrete ai mezzi tradizionali di spedizione e conservazione.
Posta elettronica certificata (Pec) e conservazione ottica dei documenti. Due servizi che aziende e Pubblica amministrazione stanno iniziando a conoscere.
Il primo, già disponibile, sta per essere legalmente riconosciuto; il secondo è ormai accettato anche se ancora a uno stadio iniziale. Molto, per la loro diffusione, farà Infocamere, che ha realizzato due prodotti ad hoc, Legal Mail e Legal Doc. La società consortile di informatica delle Camere di Commercio italiane, che collega tra loro i 103 enti diffusi sul nostro territorio e le 300 sedi distaccate, si è mossa prendendo spunto da normative del Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), dando corpo, tuttavia, a progetti già in corso di elaborazione. "Nel caso dell’e-mail certificata, ad esempio – esordisce Marco Pellegrini, direttore marketing di InfoCamere -, abbiamo individuato la volontà latente delle imprese di disporre di un’alternativa ai mezzi tradizionali del fax e della raccomandata per spedire documenti importanti". Sicuramente, nel medio periodo, questo canale permetterà alle imprese di ridurre i costi e il time-to-market, potendo integrare più facilmente all’interno dei sistemi legacy le informazioni inerenti a fatture, ordini, contratti e altro ancora che provengono da sistemi destrutturati.
La sicurezza dell’invio
La Pec è un sistema di e-mail nel quale il mittente spedisce, con validità giuridica, documentazione elettronica di cui vengono attestati l’invio e la ricezione.
"Indirizzato principalmente alle Pmi, anche se le sue potenzialità non mancheranno di coinvolgere le imprese di dimensioni maggiori – illustra il manager -, la posta elettronica certificata non punta a sostituire la prassi usuale, bensì ad affiancarla".
Chi trasmette il messaggio ottiene dal proprio gestore di posta una ricevuta che costituisce prova dell’avvenuta partenza della nota e degli eventuali allegati. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la comunicazione di avvenuta (o mancata) consegna, con precisa indicazione temporale. In questo modo, in caso di contenzioso, è possibile dimostrare non solo di avere spedito un documento (come avviene con la raccomandata), ma anche dare indicazione dell’esatto contenuto.
Si pone, quindi, la necessità di disporre di un sistema affidabile e sicuro. "Con Legal Mail – prosegue il manager -, ci rivolgiamo a enti pubblici e aziende private, indipendentemente dal loro legame con le Camere di Commercio. Queste ultime, dal canto loro, al fine di assolvere al ruolo istituzionale cui sono preposte, stanno offrendo gratuitamente Legal Mail a un milione e ottocento mila società". Attualmente, sono già 10.000 gli operatori che utilizzano la casella di posta elettronica certificata di InfoCamere e, con la prossima emanazione delle regole tecniche da parte del ministero dell’innovazione e delle tecnologie (attese nei prossimi mesi), la Pec sarà ufficialmente operativa.
"Dopo una prima fase sperimentale – spiega Pellegrini -, si stanno stabilendo le caratteristiche delle piattaforme tramite le quali i vari provider certificati, tra cui noi, si scambieranno le informazioni".
Un’archiviazione flessibile
Altra esigenza comune alle imprese è quella di riuscire a ridurre la mole di carta generata dai diversi applicativi e di conservare libri contabili e fatture. La risposta viene fornita dalla normativa sull’archiviazione ottica, che permette di conservare in forma digitale qualsiasi tipo di documento (cartaceo o informatico) riversandone il contenuto su supporto ottico e garantendone la validità giuridica nel tempo.
Con Legal Doc, InfoCamere offre in Asp un sistema di conservazione da integrarsi con un gestionale o un software di document management, che funga da interfaccia. "La nostra logica è di veicolare Legal Doc verso realtà che già dispongono di un applicativo di front end – continua il manager -. Praticamente si tratta di un sottosistema che viene richiamato da un altro in modalità Web service".
Nel momento in cui il documento esaurisce il ciclo di approvazione, deve essere messo agli atti e conservato. Nel caso di Legal Doc, viene inserito all’interno di un lotto, in uno stato di congelamento, fino alla chiusura di quest’ultimo. I file possono così essere consultati online, rettificati, esibiti e cancellati a tempo debito.
"Il vantaggio – dice ancora il manager – è che in occasione di un’ispezione della guardia di finanza, il documento può essere recuperato e mostrato senza difficoltà. Ma ancora più importante è la delega alla conservazione". InfoCamere, infatti, può essere incaricata dell’apposizione della firma di controllo del procedimento, sollevando l’azienda cliente di quest’onere.
