Il Garante per la privacy ha precisato il ruolo e le responsabilità degli Organismi di Vigilanza (OdV) riguardo ai trattamenti dei dati personali svolti nelle loro funzioni e ha escluso che essi possano essere qualificati, anche ai fini del Gdpr, come titolari autonomi o come responsabili del trattamento.
Gli OdV sono gli organi ai quali l’ente, ossia la persona giuridica, la società o l’associazione affida, nel rispetto della disciplina sulla responsabilità amministrativa prevista dal decreto legislativo n. 231/2001, il compito di vigilare sull’osservanza dei modelli di organizzazione e di gestione adottati, allo scopo di prevenire i reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’ente, dai vertici dello stesso o da persone a questi sottoposti.
Nella risposta ad una richiesta di parere presentata da un’associazione rappresentativa dei componenti degli Organismi di Vigilanza, il Garante ha infatti chiarito che il Gdpr si pone in linea di continuità con quanto già previsto dalla Direttiva europea sulla privacy del 1995 in relazione alla definizione del ruolo di titolare e responsabile del trattamento: il primo è il soggetto che “determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali” e il secondo è colui che “tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”.
Gli OdV, sia pur dotati di autonomi poteri di iniziativa e controllo previsti dalla normativa 231 per l’espletamento delle loro funzioni, non possono essere considerati autonomi titolari del trattamento perché i loro compiti non sono determinati dagli Organismi stessi, ma dall’organo dirigente dell’ente che, nell’ambito del modello di gestione e organizzazione, ne definisce gli aspetti relativi al funzionamento, compresa l’attribuzione delle risorse, i mezzi e le misure di sicurezza.
Inoltre, l’OdV non può essere considerato neppure quale responsabile del trattamento, inteso come persona giuridicamente distinta dal titolare che agisce per conto di quest’ultimo secondo le istruzioni impartite. Il Gdpr, infatti, pur non modificandone l’essenza, prevede ora, in funzione della gestione dei dati svolta per conto del titolare, un serie di obblighi in capo al responsabile del trattamento, come pure la sua diretta responsabilità per l’eventuale inosservanza degli stessi. Al contrario, eventuali omessi controlli sull’osservanza dei modelli predisposti dall’ente non ricadono sull’OdV ma sull’ente stesso.
L’OdV nel suo complesso non è quindi distinto dall’ente ma è “parte dell’ente” che, quale titolare del trattamento, definisce il perimetro e le modalità di esercizio dei compiti assegnati all’organismo, nonché il ruolo che, in base alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, deve essere previsto per i singoli membri che lo compongono. In particolare, l’ente designerà i singoli membri dell’OdV come soggetti autorizzati, i quali dovranno attenersi alle istruzioni del titolare.
