A rimorchio dello smart working, negli ultimi mesi soluzioni come webinar e videoconferenza hanno toccato volumi impensabili in condizioni normali. Pur con i relativi assestamenti, una situazione potenzialmente destinata a consolidarsi, favorendo l’ingresso anche di questi strumenti nel corredo standard di una postazione di lavoro remota in mobilità.
Tra la riscoperta di software esistenti e finora poco sfruttati e quelli invece usati da tempo soprattutto in ambito professionale, l’offerta si è prontamente arricchita. Quando la scelta non dipende da indicazioni dell’organizzatore o della propria azienda, può tornare utile conoscere le possibili alternative
Facile sentirsi più vicini usando Zoom
Probabilmente il protagonista di questa situazione è Zoom. Per tempo riservato a pochi addetti ai lavori, improvvisamente si è trovato al centro di un’attenzione diffusa. Tra le soluzioni preferite usate dalle aziende per organizzare riunioni da remoto o dagli organizzatori di webinar, deve la propria popolarità a diverse ragioni.
Prima di tutto, il servizio completo. Dalla parte dell’organizzatore, con inviti e controllo dello svolgimento, attivando o disattivando audio video per ogni utente, condividendo all’occorrenza documenti.
Inoltre, l’appoggio al cloud per la trasmissione video invece della spesso usata connessione diretta, rende le operazioni più fluide. Infine, da non sottovalutare anche l’importanza della cifratura.
Con in più, qualche interessante funzione particolare. Dalla più professionale possibilità di registrare gli eventi, alla più informale possibilità di cambiare lo sfondo. A tutela della privacy, ma anche per mettersi al riparo da brutte sorprese durante incontri formali.
Zoom prevede un piano di base gratuito, con un limite di 40 minuti per ciascuna riunione e senza l’opzione di registrazione.
Le modalità pagamento partono da 13,99 euro al mese iniziando a poter creare ID riunioni personali per riunioni ripetitive. Diventa possibile registrare l’evento, in cloud o su un propri dispositivo, e la durata sale a 24 ore.
A salire, si passa ai piani decisamente più importanti. Business: costa 189,90 euro al mese per una decina di host, dai quali organizzare un numero illimitato di riunioni. Con in più una serie di servizi opzionali, tra cui l’inclusione di telefonate internazionali e l’organizzazione di eventi su larga scala, da 550 partecipanti in più.
Sono inoltre disponibili piani dedicati anche al mondo della formazione, durante il lockdown diventato uno dei maggiori utenti di Zoom.
Intorno a Microsoft Teams si lavora in squadra
Prontamente, la risposta Microsoft non si è fatta tendere, mettendo in primo piano la propria soluzione Teams, ereditata come componente Business di Skype, è stata prontamente ritoccata per assecondare l’aumento nella domanda e nella varietà di utenti.
L’idea di partenza è favorire la comunicazione e la collaborazione all’interno di un gruppo di lavoro improntato alla mobility. Quindi, chat, videoconferenze, chiamate e collaborazioni su documenti in modo integrato, passando da uno strumento all’altro senza uscire dal programma e seguire meglio il contesto.
In più, il supporto tradizionale per le aziende più strutturate. Si parla di riunioni anche fino a diecimila persone. Quindi, passando alla vera e propria organizzazione di conferenze audio, video e Web, eventi compresi.
Tante anche nel caso Microsoft le opzioni. Dalle configurazioni per visualizzare i riquadri dei partecipanti ai filtri video per migliorarne la qualità e compensare eventuali problemi con la propria webcam. Ancora, le reazioni per aumentare il coinvolgimento. In pratica, la versione videoconferenza degli emoji.
Per l’amministratore, opzioni utili come la possibilità di raccogliere riscontri in diretta, anche anonimi, oltre naturalmente alla registrazione. Curiosa poi la possibilità di radunare virtualmente in un unico ambiente persone invece distanti fisicamente.
Per i semplici invitati al singolo evento, in genere il software è a uso gratuito. Per organizzare invece, o per l’uso all’interno di gruppi di lavoro, il riferimento è all’offerta Microsoft 365 Business. Dai 4,90 euro al mese per utente se ci si limita a chat e collaborazione, fino ai 19,70 euro al mese di Office 365 E3 per avere il pacchetto completo di riunioni, chiamate e cifratura.
WebEx pronta a tornare anche a scuola
Tra gli strumenti professionali più consolidati, WebEx ha in qualche modo seguito un percorso diverso allargando nel tempo l’offerta così da arrivare ad abbracciare un pubblico più vasto. Per sfociare più di recente in una soluzione espressamente dedicata alla didattica.
Più di un singolo software, Cisco ha organizzalo il sistema in una serie di moduli. A partire da Meeting, quello indicato proprio per una riunione o una videoconferenza. La lunga esperienza maturata nel settore in tempi non sospetti, permette di offrire garanzie su qualità video e interazioni tra i partecipanti.
In particolare, si apprezza la flessibilità con cui gestire i vari momenti di un incontro virtuale. Dall’entrata e l’uscita di partecipanti, alla gestione dello schermo per passare dai primi piani alla condivisione di uno documento sul quale lavorare in gruppo.
A questo può affiancarsi Team, dove quasi si inverte il percorso. Partendo dagli strumenti di collaborazione per la condivisione e revisione di documenti, si può passare direttamente a una chat o a un incontro video senza dover attivare nuove procedure.
Queste e le altre soluzioni, dai corsi agli eventi, con maggiore supporto di amministrazione, sono articolate in diversi livelli di offerta. Per gruppi di lavoro circoscritti, interessanti già a partire dall’offerta gratuita per cento partecipanti a riunioni di cinquanta minuti al massimo. Con la disponibilità di alcune opzioni per visualizzare contenuti e partecipanti, la lavagna digitale condivisa e la chat. Anche su dispositivi mobile.
Per superare i limiti di durata, si parte dal piano Starter a 12,85 euro al mese, con tra l’altro la possibilità di trascrivere le registrazione e conservare video, estendere la condivisione ai desktop e con 5 GB di spazio cloud a disposizione.
A salire, cresce il raggio d’azione in materia di organizzazione, non più limitata a un singolo referente, la pianificazione, lo spazio di personalizzazione, il numero dei partecipanti fino a duecento e la sincronizzazione con Microsoft Exchange e Active Directory
Sicuri di collaborare sul canale Google Meet
Da una partita di tale portata non si poteva immaginare restasse fuori Google. Pronta a riorganizzare e rinfrescare l’offerta ricavata da Hangouts Meet, ribattezzata semplicemente Meet.
Il contesto è decisamente più collaborativo tra gruppi ristretti, anche se tra le referenze non mancano organizzazioni di una certa dimensione. In entrambi i casi, per chi usa già servizi Google, la possibilità di agire in un ambiente familiare.
Con un pacchetto di base gratuito a uso del singolo, con già diverse opzioni interessanti. Si può infatti creare e gestire gruppi di lavoro fino a cento partecipanti per riunione, senza limitazioni per numero di incontri, con una durata massima leggermente superiore alla media, di un’ora.
Limitati però gli aspetti legati alla collaborazione. Non è infatti possibile condividere file o streaming di dati, almeno all’interno di Meet, per i quali è necessario pagare a un contratto a canone. A differenza di tante altre soluzioni però, si può accedere alla videoconferenza direttamente via browser. Senza cioè dover scaricare e installare software dedicati.
Se l’esigenza è anche più professionale, con la necessità di coinvolgere persone a livello internazionale, bisogna pensare almeno a G Suite Essentials, dove una riunione di 150 partecipanti può arrivare alle non necessariamente auspicabili trecento ore, e si può contare sulla condivisione diretta.
Da sottolineare gli aspetti legati al prezzo. Fino al 30 settembre, il canone di 10 dollari al mese non viene richiesto, lasciando così ancora per qualche tempo la possibilità avviata in fase di emergenza sanitaria di provare l’applicazione gratuitamente.
Discorso analogo per la versione più completa G Suite Enterprise Essentials da 20 dollari al mese. Quella dove fino a 250 persone possono confrontarsi contando anche su un pubblico di centomila spettatori. In più una serie di garanzie su sicurezza e assistenza diretta, oltre all’unica possibilità per registrare gli aventi, ma poter contare anche su un non scontato filtro antirumore per l’audio, spesso punto dolente delle videoconferenze.
Basta anche Skype per incontrarsi in videoconferenza
Se la priorità è comunicare via video, senza eccessive preoccupazioni sulla qualità, le interazioni e le funzioni aggiuntive, anche Skype può comunque assolvere al compito. Già nella versione gratuita, le possibilità non mancano.
Chiunque abbia infatti installato Skype su qualsiasi dispositivo, può avviare una riunione. Invitando direttamente i contatti o inviando il link con il canale preferito, e-mail,. Facebook o WhatsApp che sia, è veloce organizzare un incontro.
Se per lo scambio di file durante l’incontro in genere non ci sono problemi, pensare di spingersi oltre inizia a diventare problematico. Bisogna cioè mettere in preventivo di avere un limite nelle impostazioni e nelle preferenze audio e video. Di non poter contare su uno strumento spesso importante per le riunioni come una lavagna interattiva, anche se è possibile condividere il desktop.
Il vantaggio, per tutti, è che non serve registrarsi all’evento e se si usa Microsoft Edge o Google Chrome non è neppure necessario avere installato il programma. Di serie anche opzioni come poter sfuocare lo sfondo se non si vuole rendere riconoscibile il luogo dove ci si trova è c’è presenza di persone estranee e la registrazione conservata per trenta giorni.
Da provare inoltre, l’interessante potenziale della funzione per i sottotitoli in diverse lingue, tra cui l’italiano, in tempo reale durante una videoconferenza.
Servisse andare oltre, in questo caso l’invito è rivolgersi a Microsoft Teams. Dopo l’acquisizionei infatti, Skype Business è stata fatta confluire in un’unica offerta.
