Il successo delle riunioni virtuali è dovuto in gran parte alla tecnologia: lo dimostra la ricerca di Jabra presso LSE Behavioural Lab, secondo cui la chiarezza delle chiamate è aumentata del 27% e la qualità dei contributi è stata percepita migliore con la tecnologia professionale con una percentuale che si attesta al 47%.
Come sottolinea Jabra – società specializzata nello sviluppo e nella produzione di soluzioni audio, video e di collaborazione, studiate sia per i consumatori sia per le imprese –, oggi, a livello globale, si contano oltre 572 milioni di professionisti della conoscenza (People working on computers in offices and virtual collaboration – Jabra’s Global Knowledge Worker Survey, 2023) e ogni settimana vengono trascorse miliardi di ore in riunioni online. Tuttavia, molte di queste si svolgono in ambienti che non favoriscono affatto la collaborazione o la produttività.
Nel recente Hybrid Ways of Working 2023 Global Report, Jabra ha rivelato che solo il 15% degli uffici è completamente equipaggiato con tecnologia per sale riunioni e circa il 60% dei professionisti della conoscenza si affida ancora a telecamere e microfoni integrati nei laptop.
La domanda che sorge spontanea è: quanto la tecnologia che utilizziamo influisce sul nostro comportamento durante le riunioni e sulla nostra capacità di collaborare in modo efficace?
Per rispondere a questo quesito è stato necessario un anno di lavoro da parte di Jabra con strutture all’avanguardia per studiare il comportamento umano in un ambiente controllato presso il Behavioural Lab della London School of Economics and Political Science (LSE).
La ricerca, Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust, ha cercato di capire l’impatto biopsicologico della tecnologia che utilizziamo nel nostro lavoro quotidiano e come questa influisca sulla collaborazione e sull’inclusione nelle riunioni.
La tecnologia per riunioni professionali è la chiave per l’equità, secondo Jabra
Le riunioni sono anche un’esperienza olistica e devono tenere conto di tutti i partecipanti, sottolinea Jabra. Quando si è passati al lavoro a distanza durante la pandemia, la maggior parte delle imprese ha fornito ai dipendenti cuffie e webcam per le riunioni online. Tuttavia, la qualità di questa tecnologia variava e spesso era inadeguata. Infatti, solo il 19% dei professionisti della conoscenza (Jabra U&A Collaboration Study, 2022) utilizza una webcam personale e professionale.
Analizzando l’impatto della tecnologia sulla qualità percepita da ogni persona durante una riunione, e quanto la parità di condizioni dei dispositivi abbia influito sulla percezione complessiva della collaborazione, lo studio condotto ha messo in luce miglioramenti significativi quando tutti i partecipanti a una riunione utilizzano le stesse apparecchiature professionali standard, rispetto all’audio e al video integrati nei laptop o ad apparecchiature di qualità inferiore. Si è così registrato un aumento del 27% della chiarezza, del 16% della fiducia, del 35% dell’espressività, e un miglioramento del 47% della qualità dei contributi percepiti.
Inoltre, sono le persone che lavorano da remoto ad affrontare più spesso le sfide maggiori con la tecnologia nelle riunioni ibride. Se dotati di cuffie e telecamere professionali, la ricerca ha rilevato che la qualità complessiva delle chiamate migliora del 18% tra i lavoratori da remoto, mentre i partecipanti alle sale riunioni hanno valutato gli utenti in smart working con un 32% in più in termini di espressività. I partecipanti alle sale riunioni hanno anche mostrato un livello di coinvolgimento quasi doppio (84%) quando hanno confrontato i professionisti ibridi che utilizzano apparecchiature professionali con quelli che utilizzano laptop con hardware integrato.
E ancora: i partecipanti da remoto si sono fidati degli altri che si univano a distanza con una percentuale del 22% in più quando utilizzavano tecnologie professionali. Questi risultati hanno evidenziato l’aumento dei livelli di partecipazione e di contributo dei professionisti da remoto alle riunioni ibride e i vantaggi che la giusta tecnologia può offrire loro.
Le attrezzature per sale riunioni migliorano direttamente l’esperienza di riunione degli utenti da remoto
Molti – mette in evidenza Jabra – percepiscono la situazione in cui si partecipa a una riunione da remoto mentre tutti gli altri sono in ufficio. Può essere frustrante: si fa fatica a sentire quello che viene detto, non si riescono a vedere tutti i presenti e a volte ci si sente trascurati. Ma cosa succederebbe se gli strumenti giusti facessero sentire costoro più presenti e inclusi?
Lo studio condotto ha scoperto che, quando le persone hanno utilizzato tecnologie professionali sia in sala riunioni che a distanza, coloro che si sono uniti da remoto hanno registrato un miglioramento del 56% nella qualità dei contributi in sala conferenze. Sebbene nulla possa sostituire l’interazione “faccia a faccia”, le valutazioni più alte in termini di collaborazione, subito dopo le riunioni di persona, sono state ottenute dai partecipanti da remoto che hanno valutato gli utenti di sale conferenze dotate di apparecchiature video professionali. I test sono stati eseguiti utilizzando la Jabra PanaCast 50 Video Bar e la webcam personale PanaCast 20, mette in evidenza l’azienda.
Questi risultati secondo Jabra evidenziano che la tecnologia può colmare il divario tra i partecipanti alle riunioni separati dalla distanza fisica. In sintesi, aggiunge l’azienda, è chiaro che una tecnologia di alta qualità in sala migliora significativamente l’esperienza dei partecipanti da remoto. Tutte le aziende che puntano a riunioni inclusive dovrebbero dare priorità all’aggiornamento degli spazi predefiniti per supportare una collaborazione equa.
Il dottor Simon Noyce, psicologo britannico, ricercatore principale presso la LSE, ha dichiarato: “Nell’attuale mondo caratterizzato da riunioni ibride, colmare il divario tra la collaborazione di persona e quella a distanza non è mai stato così importante. Il nostro obiettivo è incoraggiare le aziende a sfruttare questa tecnologia per consentire interazioni significative che si avvicinino il più possibile alla ricchezza dell’impegno faccia a faccia“.
Holger Reisinger, SVP di Jabra, ha dichiarato: “Una tecnologia di alta qualità ha un impatto profondo sull’efficacia della collaborazione a distanza. La nostra ricerca dimostra che le aziende possono ottenere notevoli miglioramenti quando investono in apparecchiature professionali sia per i partecipanti in sala, che per quelli da remoto. Questi risultati sottolineano il ruolo fondamentale della tecnologia nell’ottimizzazione delle esperienze di riunione e nella promozione di una collaborazione ibrida di successo“.
