Termini che spesso vengono usati come sinonimi, digitalizzazione e dematerializzazione non hanno in realtà lo stesso significato. Come trasformare in digitale documenti cartacei per avviare un processo documentale innovativo che mette in circolo le informazioni e permette di condividerle.
I vantaggi di avere documenti in formato digitale piuttosto che in forma cartacea sono evidenti a tutti: dal singolo cittadino, all’azienda privata (piccola o grande che sia) fino alla Pubblica Amministrazione, i cui archivi stipati di documenti cartacei rimandano all’immaginario comune del “peso della burocrazia”. Benvenuti i documenti digitali, vien da dire, la cui provenienza, che sia dalla dematerializzazione o dalla digitalizzazione degli stessi, porta una serie di vantaggi già da tempo sperimentati in diverse situazioni e ambiti.
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La sostituzione dei documenti cartacei con quelli digitali, infatti, permette un accesso remoto e una movimentazione tale che è ormai irrinunciabile per le aziende di oggi. Esse, infatti, si trovano a dover gestire flussi di lavoro sempre più complessi e una gestione efficiente e veloce delle informazioni diventa fondamentale per poter competere nel mercato.
I dati confermano la necessità di questa scelta. Secondo Infocamere, la gestione documentale cartacea in Italia ha ancora un costo molto alto, che si attesta tra il 3% e il 5% del PIL (42-70 miliardi di euro) mentre i sistemi digitali potrebbero ridurlo del 50-60% per la fatturazione elettronica e fino al 90% per la PEC. Senza tenere conto degli sprechi: almeno il 6% dei documenti cartacei si perde, il 3% viene archiviato scorrettamente e quindi diventa irrecuperabile, mentre si calcola che in media i documenti cartacei vengono fotocopiati dalle 8 alle 12 volte.
Dematerializzazione e digitalizzazione, cosa sono, in cosa sono simili e in cosa sono diverse
Cerchiamo intanto di fare ordine su due termini che, pur mirando allo stesso obiettivo, partono da due concetti differenti. Dematerializzazione e digitalizzazione non sono, infatti, sinonimi e i loro significati sono, anzi, complementari.
La dematerializzazione dei documenti può essere definita come una pratica virtuosa, una impostazione del lavoro di un’azienda, che elimina i supporti fisici, convertendo i documenti in file digitali e adottando pratiche come firme digitali e gestione elettronica delle informazioni, trasformando interi flussi di lavoro in funzione dell’eliminazione dei documenti cartacei.
La digitalizzazione, invece, è l’attività che converte i documenti cartacei in formato digitale tramite strumenti come scanner, sistemi multifunzione e software OCR, facilitando così archiviazione, ricerca, gestione ed estrazione dei dati.
A chi è utile la dematerializzazione e quali benefici porta?
La dematerializzazione dei documenti migliora l’efficienza e la produttività, riduce i costi e aumenta la sostenibilità per aziende e cittadini. Facilita l’accesso ai dati e ne migliora la sicurezza tramite sistemi di cybersecurity. Quindi, i benefici sono per tutti, ma ogni tipologia di utente può vederli concretizzati in maniera differente in base alle loro caratteristiche. Le grandi realtà, come la PA e le aziende entreprise possono godere in primis del miglioramento dell’efficienza operativa, mentre alle PMI, solitamente con budget limitati, salta subito all’occhio il risparmio sui costi.
Perché conviene dematerializzare i documenti in azienda?
Efficienza Operativa – la dematerializzazione riduce i tempi di ricerca e accesso alle informazioni. Rispetto alla ricerca manuale tra documenti cartacei, i dipendenti possono rapidamente trovare ciò di cui hanno bisogno attraverso una ricerca digitale, accelerando i processi e consentendo al personale di concentrarsi su attività più strategiche e a valore. Questo comporta anche la possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo, facilitando così il lavoro agile e la collaborazione tra team distribuiti.
Riduzione dei Costi – eliminando l’archiviazione fisica, le aziende risparmiano sui costi dello spazio, soprattutto nelle città dove gli affitti sono elevati. Si riducono anche i costi per carta, inchiostro, toner e manutenzione delle stampanti. La gestione elettronica dei documenti elimina inoltre i costi di spedizione e distribuzione dei documenti fisici, rendendoli accessibili online.
Sostenibilità ambientale – i principali benefici in tal senso si combinano con i vantaggi economici: eliminazione di carta, inchiostro, toner e ottimizzazione energetica delle stampanti.
Sicurezza – la dematerializzazione migliora anche la riservatezza e la protezione delle informazioni. I documenti digitali possono infatti essere protetti con crittografia, autenticazione a due fattori e permessi di accesso controllati, riducendo rischi di accessi non autorizzati, furti o perdite di dati, che possono essere archiviati e duplicati in backup in luoghi sicuri per garantirne il recupero in casi di emergenza.
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I passaggi della dematerializzazione e il ruolo dei sistemi multifunzione
Il processo di dematerializzazione documentale inizia con una valutazione e pianificazione accurata, analizzando i processi aziendali per identificare i documenti da digitalizzare e ottimizzare i flussi di lavoro. Si elabora un piano dettagliato che include risorse, tempistiche, tecnologie, e criteri di successo, oltre alle politiche di gestione documentale, per poi selezionare e preparare i documenti da passare alla scansione.
Si inizia con la scansione dei documenti, spesso associata all’impiego di software OCR per rendere i documenti ricercabili, facilitando la gestione e il recupero delle informazioni. Questi documenti vengono poi archiviati in sistemi di gestione documentale (DMS), che li organizzano, indicizzano e rendono recuperabili rapidamente. In questo contesto, le stampanti multifunzione (MFP) sono evolute da dispositivi di stampa a hub centrali per la gestione e la condivisione dei dati grazie a scanner ad alta velocità che convertono documenti cartacei in formati digitali. Integrate con software di gestione documentale, facilitano l’archiviazione, l’organizzazione e la ricerca dei documenti digitali, permettendo una condivisione immediata tramite e-mail, reti intranet o cloud.
Automatizzano processi come il riconoscimento documentale e sono integrate con sistemi aziendali come ERP e CRM, migliorando l’efficienza e la qualità delle informazioni in tanti settori.
Una volta archiviati i file, si può pensare a un loro accesso regolamentato, concedendolo solo al personale autorizzato tramite permessi e autenticazione, garantendo la sicurezza e la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
Le normative che regolano la dematerializzazione documentale
In Italia, la dematerializzazione documentale è regolata per garantire la validità legale dei documenti digitali, la sicurezza delle informazioni e la conformità alle leggi sulla protezione dei dati personali. Di seguito elenchiamo le principali:
Codice dell’amministrazione digitale (CAD) – regola la digitalizzazione della PA in Italia, stabilendo principi per la gestione, conservazione e archiviazione dei documenti digitali.
Regolamento eIDAS – garantisce la validità legale dei documenti elettronici, delle firme elettroniche, dei sigilli elettronici e dei servizi di consegna elettronica certificata, facilitando le transazioni digitali transfrontaliere nell’UE.
DPCM 3 dicembre 2013 – stabilisce le regole tecniche per gestire e conservare i documenti informatici nella PA, includendo il protocollo informatico, la conservazione dei documenti digitali e l’uso delle firme elettroniche.
A queste si aggiungono le più note normative del GDPR, della Conservazione Sostitutiva, della Fatturazione Elettronica e della Firma Elettronica.
Come la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti favoriscono la condivisione dei dati: due casi d’uso
Nel caso di un ospedale, per esempio, la gestione dei documenti cartacei è complessa e dispendiosa in termini di tempo. Adottando un sistema di gestione documentale digitale integrato con stampanti multifunzione, l’ospedale scansiona e archivia le cartelle cliniche, i referti di laboratorio e le prescrizioni in formato elettronico, riducendo ritardi nell’accesso alle informazioni, errori di gestione dei documenti e costi di archiviazione e stampa. I medici possono accedere istantaneamente alle informazioni, migliorando l’efficienza delle cure. La sicurezza è garantita tramite crittografia e autenticazione degli utenti, proteggendo le informazioni sensibili, mentre la dematerializzazione riduce i costi complessivi e libera risorse per altri investimenti.
Altro esempio può essere quello di una banca commerciale, la cui gestione dei documenti cartacei per apertura conti, richieste di prestito e conformità è laboriosa e costosa. Con l’adozione di un sistema di gestione documentale digitale e l’uso di stampanti multifunzione, la banca digitalizza e gestisce elettronicamente tutti i documenti dei clienti e finanziari, migliorando l’efficienza operativa, riducendo i tempi di elaborazione per le pratiche e migliorando il servizio clienti.
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I vantaggi offerti dalle soluzioni Kyocera per supportare il processo di digitalizzazione e dematerializzazione
Per quanto riguarda i sistemi multifunzione, Kyocera Document Solutions dispone di una vastissima offerta le cui caratteristiche variano in base alle differenti esigenze, dalla mole di documenti da acquisire, al formato della carta, alla velocità, al consumo, all’impatto sull’ambiente e molti altri parametri.
Dal lato dei software, Kyocera Capture Manager (KCM) è una soluzione che digitalizza i documenti cartacei e semplifica la gestione delle informazioni aziendali, riducendo i tempi per l’inserimento dei dati e automatizzando l’acquisizione e la distribuzione delle informazioni. KCM converte automaticamente anche le immagini in documenti ricercabili migliorandone la qualità. Offre anche la possibilità di convalida da parte dell’utente per una maggiore precisione e con un’interfaccia web per creare e configurare facilmente i flussi di lavoro.
Completano l’offerta Kyocera i Managed Document Services (MDS), soluzioni e sistemi integrati che ottimizzano la gestione dei documenti aziendali attraverso un processo strutturato di valutazione, progettazione, implementazione, gestione e ottimizzazione. Questo approccio identifica e riduce sprechi di tempo e risorse, diminuendo i costi operativi e l’impatto ambientale.
Rispetto ai Managed Print Services (MPS), gli MDS offrono una gamma più ampia di servizi documentali, eliminando la necessità di trattare con più fornitori, con vantaggi che includono una gestione documentale semplificata, un minore carico di lavoro per il reparto IT e supporto alla dematerializzazione documentale.
