Lavoro agile, ottimizzazione degli spazi, accesso e utilizzo sicuro dei documenti: questo è il vero lavoro ibrido, nato dall’esperienza del remote working e oggi modello vincente per molte realtà aziendali.
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Il lavoro agile, l’ottimizzazione degli spazi e l’accesso sicuro ai documenti sono diventati i capisaldi di una nuova strategia per la gestione del lavoro che mira a combinare i vantaggi della presenza in ufficio con le lezioni apprese durante il periodo di remote working forzato di qualche anno fa. Tra le principali lezioni apprese da questa esperienza vi è la possibilità di poter accedere alle informazioni in modo agile e sicuro, con le aziende che hanno dovuto adottare sistemi di gestione dei documenti che permettano ai dipendenti di lavorare ovunque si trovino, garantendo al contempo la sicurezza delle informazioni e il loro accesso regolamentato. Una pratica, questa, che è alla base del lavoro ibrido, che definisce un ufficio aperto e operativo per i dipendenti sempre e ovunque.
La flessibilità, infatti, è tra i maggiori vantaggi offerti dal lavoro ibrido, riuscendo anche a dare un miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata dei dipendenti che, in base agli accordi con l’azienda, possono lavorare sulla base di obiettivi, svincolati da orari lavorativi imposti. Tutto questo ha impatti positivi sia sul fronte della produttività sia della collaborazione, tra dipendenti e team, i quali non hanno più vincoli, temporali o geografici, per accedere a documenti e informazioni attraverso strumenti digitali avanzati, facilitando e velocizzando comunicazioni e condivisioni.
Inoltre, il lavoro ibrido consente alle aziende di ottimizzare gli spazi fisici sulla base dell’effettiva presenza del personale in azienda, riducendo i costi operativi e a favore di una maggiore efficienza.
Il lavoro ibrido attiva produttività e collaborazione e ridisegna gli spazi in ufficio
La transizione verso il lavoro ibrido ha stimolato molte aziende a ripensare l’uso degli spazi nei propri uffici.
Lo confermano i dati di McKinsey, che prevedono che entro il 2030 il lavoro ibrido farà diminuire fino al 30% la domanda di spazi per uffici nelle principali città del mondo. Un quadro italiano lo fornisce invece Idealista, che indica un calo del 10% delle transazioni di uffici nel primo trimestre del 2024 rispetto allo stesso periodo del 2023. Dati che si riflettono anche sui prezzi degli affitti, che sono scesi in media del 5% nelle principali città italiane, con cali più marcati nelle aree centrali, segno di un calo della domanda di uffici tradizionali, i quali si pensa potranno essere riconvertiti per altri usi, come residenze, hotel o spazi commerciali.
Si tratta di spazi che prima erano organizzati con postazioni di lavoro fisse e uffici individuali, mentre ora, con la crescente flessibilità offerta dal lavoro remoto, stanno cambiando configurazione, facendo optare per approcci più dinamici, come la riduzione del numero di scrivanie fisse a favore di aree condivise e multifunzionali.
In questi contesti, l’hot desking risponde all’esigenza di ottimizzazione degli spazi eliminando le postazioni di lavoro assegnate in favore di scrivanie condivise, e prenotabili dai dipendenti secondo la necessità, con il risultato di ridurre gli spazi inutilizzati e promuove l’interazione tra colleghi di diversi reparti.
Inoltre, l’uso della videoconferenza e di piattaforme online per la collaboration, ormai all’ordine del giorno, rende sempre più necessario equipaggiare gli spazi lavorativi con infrastrutture adeguate in modo da consentire a chiunque, indipendentemente da dove sia in quel momento, di partecipare ai meeting. Un riallestimento che coinvolge sia sale riunioni dotate oggi di strumenti tecnologici avanzati sia zone informali, ampiamente previste dalle nuove logiche di riprogettazione degli uffici, per incontri spontanei e scambi di idee.
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La rivoluzione della gestione documentale consentita dalle multifunzione, alla base del lavoro ibrido
La necessità di un accesso rapido e sicuro ai documenti da qualsiasi luogo ha portato a una vera e propria rivoluzione nella gestione delle informazioni, favorita dalla dematerializzazione documentale, per una transizione verso un ambiente di lavoro digitale e meno dipendente dalla carta.
Protagoniste assolute di questa rivoluzione sono le stampanti multifunzione, le quali offrono funzionalità di scansione ad alta risoluzione, permettendo di convertire rapidamente documenti cartacei in file digitali facilmente condivisibili. Una volta digitalizzati, infatti i documenti possono essere archiviati in modo sicuro su server aziendali o nel cloud, assicurando che i dati siano protetti e accessibili da qualsiasi luogo. Inoltre, l’archiviazione digitale facilita e velocizza il recupero dei documenti, riducendo sensibilmente gli errori rispetto alla gestione manuale dei documenti cartacei.
Questo non vuol dire eliminare la produzione di carta negli uffici, ma gestirla in maniera strategica e ottimizzata. Le funzionalità di print accounting vengono incontro proprio a queste esigenze, permettendo di monitorare e gestire l’utilizzo delle risorse di stampa, aiutando a ridurre gli sprechi e i costi, fornendo dati utili riguardo l’utilizzo delle risorse, per una loro gestione più consapevole ed efficiente, promuovendo pratiche di stampa sostenibili.
Dati in flusso e interoperabilità tra uffici
La conversione dei documenti cartacei in formato digitale attiva un flusso di dati continuo che facilita l’interoperabilità tra gli uffici, superando i silos e varcando i confini dei diversi dipartimenti aziendali. Attivare un flusso di dati gestito richiede processi di automatizzazione, l’integrazione dei sistemi, un’attenta formazione del personale e un monitoraggio continuo. Ma i vantaggi sono evidenti. Una corretta gestione dei flussi di dati assicura che questi siano accessibili e utilizzabili in tempo reale, ovviamente regolamentati da policy d’accesso interne, permettendo all’azienda di prendere decisioni basate sui dati e migliorando l’efficienza operativa. La lettura dei dati in tempo reale attiva poi una business intelligence che può tradursi in flessibilità e scalabilità, consentendo alle aziende di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato o ai nuovi obiettivi che la lettura dei dati suggerisce.
Ovviamente i dati “liberati” dalla carta, devono essere adeguatamente gestiti anche dal punto di vista della sicurezza, soprattutto i dati sensibili, assicurandone nel contempo la conformità alle normative.
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I vantaggi delle soluzioni offerte da Kyocera Document Solutions per supportare il lavoro ibrido, grazie alle piattaforme cloud
In ambito dematerializzazione e gestione documentale, Kyocera Document Solutions dispone di diverse soluzioni di macchine multifunzione, con un’ampia offerta di modelli in base alle diverse esigenze e caratteristiche richieste: dalla velocità di stampa/scansione ai formati e ai consumi, fino al volume di lavoro.
Diverse soluzioni arricchiscono queste macchine con la gestione ottimizzata dei documenti e dei flussi di dati direttamente in cloud e quindi perfettamente fruibili in un ambiente di lavoro ibrido nel quale i dipendenti possono avere in ogni momento accesso alle informazioni che servono per svolgere il loro lavoro, indipendentemente da dove essi si trovino.
In tal senso, le soluzioni che meglio si integrano in un contesto di gestione e ottimizzazione del lavoro ibrido, si possono principalmente riassumere nelle soluzioni di Document Management System (DMS) e Enterprise Content Management (ECM) Kyocera.
Le soluzioni DMS sono il primo step per un’azienda che vuole intraprendere un percorso di digitalizzazione e che perciò necessita di un insieme di software per la gestione, l’organizzazione, la condivisione e l’archiviazione di asset aziendali strategici. Con queste soluzioni ogni lavoratore può avere un ruolo nella gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione e cattura fino alla conservazione e distribuzione, assicurando che tutti i documenti siano archiviati in sicurezza e possano essere recuperati rapidamente quando serve, a favore di una semplificazione all’accesso e alla condivisione delle informazioni.
Con l’acronimo ECM si definisce invece l’approccio strategico e sistematico necessario per strutturare file, documenti e informazioni in workflow efficienti e sicuri. A proposito di sicurezza, l’ECM permette di garantire l’accesso e la modifica dei file solo al personale autorizzato, che varia in base al documento, alla Business Unit o alle specifiche necessità di un’azienda.
In conclusione, le soluzioni Document Management System sono il primo tassello per qualsiasi azienda che voglia adottare un approccio ECM per prepararsi ad affrontare la complessità e le elevate esigenze tipiche della gestione documentale, con l’obiettivo di abilitare un lavoro ibrido che garantisca di poter lavorare in maniera efficace ed efficiente in ogni luogo.
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