Ridurre gli spostamenti, riuscire a coinvolgere team lavorativi anche se dislocati, poter lavorare e collaborare da remoto senza limitazioni di tempo e luogo, sono vantaggi che sono ormai assodati nel mondo del lavoro, e gran parte delle aziende e dei loro collaboratori ne hanno, in qualche modo, potuto fruire. Lutech ha fatto di più: ha portato in casa di Gruppo Arena nuovi “luoghi” – sale meeting sarebbe riduttivo – per riunioni, incontri, confronti altamente interattivi e inclusivi grazie alle tecnologie di ultima generazione di Cisco per la collaboration.
Un’evoluzione di alto livello di una tendenza comune del mercato che da emergenziale sta via via entrando nelle strategie delle organizzazioni. A partire dai momenti forzati di qualche anno fa, le popolari “videocall” hanno infatti in qualche modo sopperito all’impossibilità di confrontarsi in presenza tra colleghi, fornitori, partner, ecc.
Sopperito, appunto, spesso in condizioni che ormai sono diventate comuni del “non sento, sei frizzato, chiama tu, tolgo il video che è meglio”, e via discorrendo. Altra cosa, diciamolo, è riuscire a garantire un’esperienza di collaborazione o di meeting totalmente inclusiva e naturale per tutti i partecipanti, presenti e non, e che, anzi, porti del valore aggiunto, con potenzialità supplementari e che non riduca in nessun modo il contributo e l’attenzione di chi non è fisicamente seduto allo stesso tavolo.
E il progetto basato su tecnologie Cisco che Lutech, realtà focalizzata nel digitale e AI con oltre 20 sedi in Italia e in Europa, ha sviluppato per il Gruppo Arena, si inserisce perfettamente in questo scenario, risolvendo l’esigenza dell’azienda, che si è trovata di fronte alla necessità di ripensare i propri spazi e strumenti di lavoro per adattarsi alle nuove logiche del lavoro ibrido, della collaborazione e dei meeting a distanza, estendendo tali potenzialità anche ai contatti con fornitori e importanti clienti.
Gruppo Arena: tante sedi dislocate con bisogno di comunicare e collaborare
Il Gruppo Arena, che ha sede principale a Catania, impiega 3.300 dipendenti e dispone di una rete di 180 punti di vendita, divisi tra le due insegne Decò e SuperConveniente, diffuse principalmente in Sicilia e Reggio Calabria, ha da tempo pensato ai vantaggi che sarebbero potuti derivare dal passaggio a modelli di collaboration che consentissero la coesistenza di team dislocati e di lavoratori e collaboratori in presenza, in modo da poter mantenere un contatto stretto con tutte le varie sedi distribuite. Un nuovo contesto che ha posto la necessità di investire in nuove tecnologie di collaborazione e in infrastrutture che permettessero una gestione più efficace della comunicazione interna e delle relazioni con partner e fornitori.
In particolare, il Gruppo ha puntato alla realizzazione di spazi multifunzionali che potessero essere utilizzati sia per le attività quotidiane di business sia per eventi aziendali e/o momenti di socializzazione per i dipendenti e le loro famiglie, un approccio che riflette una visione più ampia del ruolo dell’impresa, che non si limita alla produzione di valore economico, ma si estende alla creazione di un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, in cui ogni individuo possa sentirsi parte di una comunità.
Si tratta di una evoluzione del proprio sistema di comunicazione che il Gruppo aveva iniziato già anni prima, dismettendo la vecchia rete analogica per spostarsi su tecnologia VoIp, già da allora a marchio Cisco CallManager e successivamente, con il trasferimento della sede principale dalla provincia di Enna a Catania, affidarsi completamente al cloud.
“Il progetto nasce dall’esigenza di evitare l’installazione di attrezzature fisse all’interno degli uffici, puntando su una soluzione più agile e flessibile – spiega Luca Andolina, network security manager IT di Gruppo Arena -. L’obiettivo era di garantire la connettività ovunque, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, sia esso un telefono o un dispositivo in sala riunioni. Una necessità che si traduce anche in una connettività versatile, potendo, e dovendo, utilizzare sia reti satellitari che SIM, punti SN e altre tecnologie, permettendoci di muoverci liberamente. E la soluzione scelta, basata su Cisco Webex Calling, ci consente di liberarci dalla dipendenza da infrastrutture installate in loco. Un altro aspetto importante da sistemare era poi l’aumento delle sale riunioni a disposizione, necessario dopo il trasferimento in una sede più ampia”.
Con l’espansione degli uffici di Gruppo Arena, è infatti sorta l’esigenza di creare più spazi per meeting e formazione, a supporto delle attività dei buyer e del team commerciale, nuovi ambienti progettati per essere utilizzati sia per riunioni che per sessioni di training con tecnologie altamente funzionali ma anche semplici da utilizzare. Un concetto cui il Gruppo era, in effetti, già abituato, avendo trovato molto efficaci e intuitive le Cisco Spark Board (oggi evolute nelle Webex Board), che anche proprio per la loro semplicità d’uso e alla facilità di integrazione con le altre infrastrutture Cisco preesistenti, hanno avuto, già a suo tempo, l’approvazione all’investimento da parte dell’amministrazione.
Lutech estende il concetto di collaboration, aperto alle integrazioni e alle evoluzioni future
La realizzazione del progetto ha visto il coinvolgimento diretto di Lutech, fornitore/partner tecnologico storico del Gruppo siciliano, che detiene i più alti gradi di certificazione in tutti gli ambiti Cisco, di cui è partner ventennale, con competenze che comprendono, in particolare, i temi della communication & collaboration.
Un progetto che richiedeva grande flessibilità e capacità di integrazione. “Nel momento in cui è stato delineato questo progetto, abbiamo accettato di contribuire con un approccio integrato, combinando le soluzioni di fonia con quelle di collaboration per soddisfare al meglio le esigenze riscontrate, specialmente nelle sale riunioni – commenta Roberto Malatesta, sales manager di Lutech -. Nonostante la componente principale di cui ci eravamo fatti carico fosse la collaboration, non abbiamo esitato a concentrarci anche su altri dettagli, come il supporto audio avanzato, che si integrano perfettamente con le soluzioni Cisco. In alcune sale, per esempio, era stato inizialmente previsto l’utilizzo di microfoni a soffitto a scomparsa, ma la necessità di garantire un’interazione precisa e di alta qualità ci ha fatto invece propendere per l’integrazione di microfoni e sistemi audio specifici, studiati per offrire un migliore effetto di prossimità. Abbiamo sempre cercato di supportare il cliente adattandoci alle esigenze che emergevano man mano, anche perchè un progetto di questo tipo non si può pianificare rigidamente a tavolino, ma richiede flessibilità e adattamenti personalizzati per ogni singola sala, con il risultato di avere realizzato un progetto che è in grado di crescere e adattarsi anche a eventuali evoluzioni future, come l’estensione ad altre sedi o l’integrazione, nel tempo, di nuove funzionalità”.
L’interoperabilità di Cisco apre a progetti innovativi senza vincoli
E la capacità di integrazione con tecnologie di terze parti e la conseguente flessibilità e interoperabilità consentita dalle soluzioni Cisco sono risultati essere elementi decisivi nella scelta del brand.
Il cuore del progetto consiste infatti nella realizzazione di un ecosistema tecnologico che combina strumenti di comunicazione avanzati, infrastrutture di rete e soluzioni di intelligenza artificiale progettate per migliorare l’esperienza utente e tra le tecnologie utilizzate spicca ovviamente la piattaforma Cisco Webex, utilizzata per la gestione delle riunioni virtuali e delle sessioni di collaborazione, e le telecamere Cisco PTZ (Pan-Tilt-Zoom), progettate per offrire un’esperienza di videoconferenza di altissima qualità.
Le telecamere Cisco PTZ sono dotate di funzionalità avanzate, tra cui il tracking automatico del relatore e la possibilità di utilizzare la modalità Cinematic Meeting, che regola dinamicamente l’inquadratura in base a chi sta parlando. Caratteristiche che, unite all’alta risoluzione e alla capacità di operare in condizioni di luce variabili, rendono queste telecamere ideali per garantire una comunicazione fluida e naturale anche nelle riunioni virtuali.
Ma l’innovazione che caratterizza il lavoro fatto per le sale meeting di Gruppo Arena arruola anche funzionalità basate su intelligenza artificiale che consentono di automatizzare numerosi processi legati alle riunioni, dalla trascrizione automatica delle conversazioni alla creazione di report riassuntivi. Funzionalità che non solo migliorano l’efficienza delle riunioni, ma permettono anche di rendere più inclusiva la partecipazione, facilitando l’accesso alle informazioni anche per chi non può essere presente fisicamente.
Sale Meeting ma anche spazi polifunzionali
Un elemento distintivo del progetto sta nell’attenzione dedicata alla creazione di spazi multifunzionali, progettati per rispondere a una duplice esigenza: da un lato, supportare le attività quotidiane di business; dall’altro, offrire ambienti accoglienti per eventi aziendali, momenti di formazione e occasioni di socializzazione.
Un progetto di questa portata non può, infatti, prescindere da un’adeguata formazione del personale. Spesso, infatti, il successo di un’iniziativa dipende non solo dalla qualità delle soluzioni implementate, ma anche dalla capacità degli utenti di sfruttarne pienamente le potenzialità. In questo contesto, Lutech ha fornito supporto al Gruppo Arena in ogni fase del progetto, dalla definizione dei requisiti iniziali fino alla predisposizione di momenti di formazione degli utenti utilizzatori mediante percorsi personalizzati, per poter garantire che ogni funzione delle tecnologie implementate possa essere compresa e utilizzata al massimo delle sue potenzialità.
Con Cisco e Lutech i meeting di Gruppo Arena diventano ecosostenibili
Infine, un aspetto non da poco riguarda i temi della sostenibilità e l’ottimizzazione dei costi, il Gruppo Arena, grazie all’adozione della piattaforma Webex e all’attivazione di videoconferenze di collaborazione ad alta definizione, ha potuto ridurre di molto i costi legati agli spostamenti e alle trasferte. La possibilità di organizzare riunioni virtuali di alta qualità ha infatti ridotto la necessità di viaggi, portando vantaggi non solo sui costi operativi, ma anche sull’ambiente. Meno viaggi significano meno emissioni di CO2, contribuendo così a rendere l’azienda più sostenibile e in linea con i propri obiettivi di responsabilità sociale e ambientale.
