Il formato PDF è onnipresente sui nostri computer. Non è il più semplice e nemmeno il più ottimizzato in quanto a occupazione di spazio su disco, ma di solito viene considerato il miglior compromesso tra portabilità di un documento, impatto grafico e varietà di elementi che può contenere tra testo, immagini, tabelle e via dicendo.
Il problema dei documenti in formato PDF è che non ci si può fare molto altro che consultarli. Di norma non si interviene pesantemente su un file PDF: per farlo servono applicazioni evolute ed è poi meglio lavorare direttamente sul documento che ha generato quel PDF, come ad esempio un impaginato InDesign o un documento Office.
Una situazione in cui invece ci si può venire a trovare con una certa frequenza è il dover lavorare non sul documento PDF in sé ma sulle informazioni che contiene. Banalmente può servirci il testo di una parte del documento, ma anche elementi più complessi come una tabella o tutto il layout di una pagina. In questi casi lavorare con il copia-incolla da Anteprima non è possibile se non per documenti molto semplici e serve un’applicazione che converta i file PDF o parti di essi in formati differenti.
Able2Extract 11 Professional
Able2Extract è uno di questi e ne abbiamo testato la versione 11 Professional, la più recente disponibile. Il suo punto di forza sta nel mettere a disposizione varie forme di conversione: a partire da un PDF verso i formati Office ma anche DWG o HTML, oltre che con un output in formato immagine.
L’applicazione – che come dice il nome e anche il costo è un prodotto per l’uso “serio” e frequente, non un tool occasionale – si scarica dal sito della software house canadese Investintech. Al termine dell’installazione Able2Extract 11 Professional si trova nella cartella di default (Applicazioni), accompagnata da una utility per l’eventuale disinstallazione.
L’interfaccia dell’applicazione appare un po’ fuori dai canoni Apple ma questo è in parte prevedibile, sapendo che Able2Extract è un prodotto multipiattaforma e cerca di presentarsi in maniera “allineata” anche su Windows e Linux. Nel complesso è comunque chiara e abbastanza intuitiva, con alcuni pop-up di spiegazione che appaiono mentre ci muoviamo all’interno del software. C’è anche un aiuto in linea sotto forma di un manuale HTML completo, che però non è ricercabile.
La disposizione dei comandi sulla toolbar principale dell’applicazione segue il flusso di lavoro ideale: si carica il documento PDF su cui lavorare, eventualmente lo si modifica (leggermente, non è questo lo scopo del software), si selezionano le informazioni che ci interessano e si decide con che formato esportarle.
Alcune esportazioni sono pressoché automatiche, come quelle verso formati solo testuali, altre richiedono un maggiore impegno. Fermo restando che la conversione dei PDF spesso sembra più un’arte che una prevedibile procedura informatica.
Le conversioni principali
La conversione dei PDF in formato Word è piuttosto frequente e nelle prove che abbiamo fatto Able2Extract 11 Professional ha dato buoni risultati. Il layout dei documenti è stato mantenuto e anche la gestione degli eventuali colori di fondo è stata adeguata. Più il documento di partenza è articolato più sono possibili errori, ovviamente, ma non abbiamo mai riscontrato scostamenti importanti dalla resa del documento originario. Anche la gestione dei documenti scansionati e non generati direttamente come PDF è stata adeguata.
La conversione delle tabelle dei documenti in formato Excel non ha dato gli stessi risultati, se si lascia fare tutto al software. Able2Extract sa riconoscere righe e colonne di una tabella ma può essere ingannato quando i bordi delle righe e delle colonne non sono sempre dello stesso spessore. In tal caso può unire tra loro righe e colonne (più queste ultima, a nostro avviso) che in origine sono distinte.
Per evitare questo problema basta impostare la conversione Custom, che ci permette di intervenire su come il software “vede” la distribuzione per righe e colonne e quindi ottimizzarla. Una funzione di anteprima in tempo reale ci mostra come sarà la tabella Excel risultante con le nostre modifiche.
Due funzioni poco diffuse di Able2Extract sono la conversione di una parte di documento PDF in formato HTML e in DXF, quello di AutoCAD. La conversione in HTML ha dato sempre buoni risultati, analoghi a quelli della conversione in formato Word. Il codice web risultante è fedele all’originale e può essere usato come punto di partenza per ulteriori ottimizzazioni.
La funzione di conversione in DXF si applica ovviamente alle parti di documento che rappresentano progetti e planimetrie, con alcuni limiti peraltro prevedibili. La conversione dell’immagine in un grafico a polilinee richiede che ci sia una distinzione ben percepibile tra sfondo e planimetria, pena il non riconoscimento dell’immagine (quindi niente conversioni di schizzi su carta millimetrata, ad esempio). Con queste premesse i risultati sono buoni o comunque nella media dei convertitori che abbiamo testato.
Tirando le somme
Able2Extract completa le sue funzioni di conversione con alcuni strumenti di base per la gestione e la modifica dei file PDF. Si possono scomporre e ricomporre eliminando pagine; possiamo aggiungere annotazioni, timbri e altri elementi grafici; si può modificare il testo (con diversi limiti). C’è più di quello che troviamo in Anteprima da questo punto di vista e meno di quanto avremmo con Adobe Acrobat in versione Pro. Una possibile via di mezzo.
Ma, come accennato, il vero ruolo del software di Investintech è gestire le conversioni per cui le poche funzioni di modifica disponibili non ci sembrano un limite. Nel complesso il software è efficace e funzionale, anche se talvolta non proprio chiarissimo nelle sue funzioni più evolute. Il costo (poco meno di 150 dollari per la versione Pro completa e di 35 per una licenza che vale solo un mese) come accennato lo rende un prodotto da ufficio (c’è anche la conversione in PowerPoint) e non da utente domestico, a meno che non abbiate a che fare davvero molto spesso con i PDF.
