The Adecco Group fornisce servizi dedicati alla gestione delle Risorse Umane. All’interno del Gruppo, Adecco è la società specializzata nei servizi di somministrazione di lavoro, apprendistato in staff leasing e outsourcing. Con un team di 2.000 professionisti e con oltre 300 filiali sul territorio nazionale è partner ogni settimana di 10.000 aziende grandi, medie e piccole.
Due anni fa l’azienda ha scelto Ricoh per la digitalizzazione dei contratti di lavoro, dando vita ad un progetto che è continuato nel tempo ed ha portato risultati importanti.
Come spiega Umberto Corlianò, Business Partner Client di The Adecco Group “il business si fonda sui contratti stipulati con i lavoratori e con le aziende che si avvalgono dei nostri servizi. Parliamo di 30.000 contratti con le aziende clienti, mentre quelli con i lavoratori sono il doppio. La gestione cartacea di questi documenti richiedeva molto tempo e comportava costi elevati; circa due anni fa ci siamo dunque resi conto di come la digitalizzazione fosse un’opportunità da cogliere il più presto possibile”.
Con Ricoh il primo obiettivo è stato di ridurre in modo significativo i contratti cartacei: “Abbiamo digitalizzato il 30% dei contratti con le aziendementre per quanto riguarda i lavoratori siamo passati da zero a oltre il 45% di firme digitali per le lettere di assunzione. Un vero record dato che stiamo parlando di oltre 170.000 contratti stipulati via web”.
Ricoh ha sviluppato un sito web per caricare i documenti e consultarli/firmarli previa autenticazione con firma digitale. Il portale viene continuamente aggiornato da Ricoh sulla base delle indicazioni fornite in relazione, ad esempio, alle nuove normative o alle modifiche del layout di moduli e contratti dovute ad esempio al cambio del logo aziendale.
Per quanto riguarda i vantaggi, è stato calcolato un risparmio dii 500.000 euro in due anni, un risparmio ottenuto grazie alle riduzioni di stampe, spedizioni e spese di stoccaggio.
Corlianò aggiunge che Adecco sta digitalizzando “gli archivi storici per ridurre i costi di stoccaggio e semplificare il reperimento dei documenti. Estenderemo la dematerializzazione alle altre Società del Gruppo (Selezione, Outsourcing). In sostanza, rafforzeremo in azienda e presso i nostri i clienti il concetto di digital workplace”.
