Adobe ha di recente introdotto una serie di nuove funzionalità in Acrobat Sign, che aiutano a semplificare le customer experience e i flussi di lavoro aziendali.
Acrobat Sign, lo ricordiamo, è la soluzione di Adobe per la gestione dei flussi di lavoro incentrati su firme elettroniche e documenti PDF.
La prima novità riguarda i moduli web di Adobe Acrobat Sign.
I web form di Adobe Acrobat Sign sono ideali per trasformare i PDF scaricabili e i moduli cartacei in moduli web interattivi online da compilare e firmare direttamente sulla pagina web della propria azienda. Molti moduli, tuttavia, possono essere lunghi e complessi e possono richiedere più di una sessione per essere completati.
Con la nuova versione, è ora possibile salvare l’avanzamento compiuto in un modulo web. Quando si salva, viene inviato un messaggio di posta elettronica che consente di riprendere da dove si era interrotto.
Questa opzione è utile in caso di moduli lunghi e complessi che non è possibile completare in una sola sessione. Ad esempio, se si stanno completando dei documenti nell’ambito dell’apertura di un conto, è possibile ridurre il tasso di abbandono consentendo ai clienti di iniziare e poi di riprendere da dove si erano interrotti grazie all’email inviata.
Adobe ha poi aggiunto il supporto per una rubrica. Ciò consente di effettuare facilmente una ricerca per trovare il contatto giusto all’interno dell’organizzazione quando si invia un contratto, evitando in tal modo gli errori dovuti all’inserimento manuale dei dati. La ricerca si basa sul nome e sull’indirizzo email del contatto: se si invia un documento a un contatto precedente, anche questo verrà ricercato.
Per aiutare le aziende ad aumentare la produttività, inoltre, Adobe Acrobat Sign consente ora a qualsiasi utente (non solo agli amministratori) di creare i propri flussi di lavoro di firma per processi ripetibili.
Tra i vantaggi c’è la possibilità di: personalizzare la pagina di invio per predefinire le impostazioni e stabilire quali impostazioni sono modificabili; specificare ruoli predefiniti di destinatari come parte di un workflow; predefinire il routing per un processo aziendale specifico; specificare quali email di notifica sono abilitate e quali i documenti inclusi come parte dell’accordo.
E ancora: rinominare i campi per adattarli alla terminologia del processo aziendale o dell’organizzazione e specificare gli input del modulo da parte del mittente per pre-popolare i campi all’interno del documento.
I processi aziendali possono essere complessi: possono coinvolgere molti sistemi aziendali diversi per la creazione, l’approvazione e l’archiviazione dei documenti. L’instradamento dei documenti può variare in base ai processi aziendali, come il valore, il reparto, il ruolo e altre caratteristiche.
Per aiutare a gestire questa complessità, Adobe Acrobat Sign incorpora Microsoft Power Automate per consentire la creazione di flussi di lavoro complessi. Tra i vantaggi di questa funzionalità c’è in primo luogo la possibilità di instradare i documenti in modo dinamico indirizzando i contratti in base a criteri quali il valore del contratto stesso.
È poi possibile creare flussi di lavoro più complessi con l’estrazione dei dati dei moduli, l’OCR o la creazione di modelli di contratto dinamici con sezioni condizionali utilizzando Adobe Acrobat Services.
Ci sono: l’integrazione con oltre 700 connettori premium chiavi in mano – tra cui Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Power Apps e molti altri – e l’archiviazione automatica dei documenti in repository come SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box e molti altri.
I flow template precostituiti permettono di creare facilmente flussi di lavoro comuni, come l’archiviazione dei documenti dopo la firma, l’invio di documenti da SharePoint e altri. E le organizzazioni possono estrarre i dati dei moduli dai documenti per inserirli automaticamente in sistemi quali SAP, Microsoft Lists, Excel, Salesforce e altri.
Microsoft Power Automate in Acrobat Sign viene fornito gratuitamente a tutti i clienti di Acrobat Sign Enterprise, sottolinea Adobe. Power Automate in Acrobat Sign include anche l’accesso ai connettori Premium per le applicazioni aziendali, che comprendono connettori come Salesforce, Oracle, Microsoft Dynamics 365 e altri che possono essere abilitati per l’accesso a livello di gruppo a Power Automate.
