Esattamente come succede con un PC o uno smartphone, anche una stampante nel tempo può accusare un calo nelle prestazioni. Niente tuttavia al quale non poter rimedio, senza dover necessariamente mettere in preventivo nuovi investimenti.
Anzi, alcuni accorgimenti permettono di aumentare la velocità anche se messa in esercizio da poco tempo.
Come qualsiasi altro dispositivo, anche un multifunzione esce di fabbrica con una serie di impostazioni predefinite. Si presume siano quelle più adatte nella maggior parte delle situazioni, non necessariamente tuttavia in linea con le esigenze della singola organizzazione.
Seguendo il percorso logico dei dati dalla postazione di lavoro fino al vassoio di raccolta, sono infatti diversi i punti sui quali poter intervenire e solo in parte dipendenti dalla periferica. Combinati tra loro, si raggiungono risultati significativi nella velocità di stampa, e quindi nella produttività.
Dal file alla stampante, percorso a ostacoli
Tutto parte prima ancora che il file lasci il dispositivo di origine. Per essere stampato, deve prima essere infatti elaborato per essere convertito. Il tempo dipende dalle caratteristiche dell’hardware e nel caso di documenti complessi, può essere non trascurabile a causa di potenza del processore e RAM non adeguati.
Anche il percorso per raggiungere il multifunzione influisce sui tempi e la velocità dell’operazione. Generalmente, la priorità dei processi di stampa non è tra le più elevate. In ogni caso, una rete congestionata ritarderà comunque la trasmissione alla periferica e quindi l’avvio delle operazioni. Da un server di stampa al rivedere la gestione del traffico, gli spazi di intervento non mancano.
Una volta a destinazione, il file naturalmente può dover aspettare in coda prima di vedere arrivato il proprio turno.
Nel caso il multifunzione sia unico e condiviso da tanti gli utenti, probabilmente ci si può solo appellare al buon senso di stampare solo il necessario e rimandare per quanto possibile i lavori più pesanti alle ore meno sfruttate.
Altrimenti, in presenza di diverse unità può tornare utile analizzare la collocazione, per arrivare eventualmente a una distribuzione diversa, tale da favorire uno sfruttamento più uniforme.
Velocità e potenza frutto dell’aggiornamento
I risultati più significativi si possono però raggiungere intervenendo direttamente sul dispositivo. Prima di tutto, rispettando l’abitudine di verificare l’aggiornamento del software di gestione e anche del firmware.
La correzione di piccoli errori nella gestione dei dati e della meccanica può incidere infatti sulla produttività.
In alcuni casi inoltre, può essere possibile intervenire direttamente sull’hardware. Soprattutto in ambito professionale, esistono infatti in commercio modelli almeno in parte modulari. Dove cioè sia possibile intervenire per modificare la configurazione di base.
Nel caso più semplice, aggiungendo della RAM per aumentare la velocità nelle fasi locali di elaborazione. Non è raro inoltre, poter addirittura prendere in considerazione anche un aggiornamento del processore.
In presenza di un disco fisso dedicato, la sostituzione, nel caso non sia già presente, con un’unità SSD è un’altra opzione da valutare.
Più importante però, dal punto di vista dei risultati, rivedere le impostazioni predefinite di fabbrica.
Il valore della velocità massima indicato dal produttore è quasi sempre raggiungibile con la modalità bozza.
D’altra parte, l’impostazione predefinita è invece la qualità standard. Spesso tuttavia, una bozza è più che soddisfacente per la destinazione d’uso del documento.
Anzi, al momento dell’acquisto produttività e resa in modalità bozza dovrebbero essere tra i fattori valutati con maggiore attenzione, possibilmente dopo aver provato a elaborare alcuni documenti propri.
In caso positivo, i riscontri saranno immediati. Garanzia di velocità prima di tutto, ma anche alcuni effetti collaterali non trascurabili. Stampare in modalità bozza significa infatti ridurre l’utilizzo di inchiostro.
Di conseguenza, meno lavoro per le testine, quindi meno usura, e anche minori consumi di energia. Facile trasformare tutto questo in una potenziale fonte di risparmio. Per chi è sensibile all’argomento infine, un punto in più in favore della sostenibilità.
Gestione in sicurezza
Per ragioni simili, tornerà utile anche rivedere le impostazioni predefinite per la sicurezza.
Se è certamente vero che una stampante resta tra gli obiettivi preferiti dagli hacker alla ricerca di informazioni riservate, non sempre è necessario mantenere attive le procedure di protezione ai massimi livelli.
Se l’uso della periferica è limitato a documenti non sensibili, allora la ricerca di un compromesso tornerà certamente utile alla produttività.
Esiste però anche una seconda ipotesi, senza necessariamente dover abbassare i livelli di sicurezza. In una rete locale con standard già elevati, un ulteriore strato di security direttamente dipendente dalla stampante può rivelarsi ridondante.
Se si riesce cioè a trasmettere informazioni verificate all’uscita dal dispositivo sorgente e su un canale all’interno di un perimetro adeguatamente protetto, non c’è ragione di appesantire i carichi di lavoro con ulteriori controlli.
Questo naturalmente, se non sono abilitate opzioni come la stampa diretta da chiavi USB o schede di memoria o wireless.
Velocità e carta
C’è un altro aspetto da prendere in considerazione durante la stampa, la carta. All’apparenza, dal punto di vista della procedura, un foglio vale l’altro. In realtà, le differenze non sono solo sul piano qualitativo o estetico.
Supporti ruvidi o prodotti con materiali di bassa qualità possono rallentare il trascinamento.
Anche quella frazione di secondo in più per ogni foglio, nel corso della giornata può sommarsi fino a diventare un ritardo non sempre accettabile. Quando, non addirittura aumentare il numero di inceppamenti della carta, con conseguenze nettamente più fastidiose.
Mettendo insieme il tutto, alla fine è molto probabile raggiungere risultati significativi. Tali da prolungare ancora per qualche tempo la durata in servizio del multifunzione.
A monte di tutto però, non può mancare un’analisi dei flussi di lavoro. Capire se e quanto viene regolarmente inviato a una stampante sia realmente necessario. Una stampante con una coda di stampa più corta è sicuramente una stampante più veloce.
