La convergenza di queste due discipline è un concetto emergente che sta imponendosi in un momento in cui le aziende cercano soluzioni per ridurre il numero di copie create per il backup e l’archiviazione, allineando nel contempo le policy di accesso ai dati per entrambe.
Il problema con i Big Data comincia con il volume di informazioni generato da un crescente numero di dispositivi, fonti e applicazioni. Dati che possono rappresentare un asset molto importante, ma che senza una strategia di gestione moderna possono tramutarsi anche in un rischio.
Secondo Cristian Meloni, District manager di CommVault Italia, per troppe aziende le funzionalità di backup e archiviazione vengono implementate e mantenute come silos indipendenti nell’ambito della strategia globale di gestione delle informazioni.
Mentre backup e archiviazione servono a scopi differenti, la loro funzionalità è simile: entrambi i processi fanno una copia di dati originali per il ripristino o per la conservazione.
La convergenza di queste due discipline è un concetto emergente che sta imponendosi in un momento in cui le aziende cercano soluzioni per ridurre il numero di copie create per il backup e l’archiviazione, allineando nel contempo le policy di accesso ai dati per entrambe.
Un unico fronte per la convergenza dei dati
Secondo Meloni si deve partire con lo sviluppo di una migliore comprensione di come le applicazioni, gli utenti e i processi fondamentali dell’azienda accedono ai dati per tutta la durata del ciclo di vita di questi ultimi.
Questo sforzo richiede la collaborazione dei responsabili dei processi di ripristino e discovery che dovrebbero esaminare tutte le policy e le practice utilizzate per spostare, copiare, catalogare e accedere ai dati per backup, archiviazione, ripristino e discovery.
Grazie a questo processo, molti degli ostacoli che impediscono l’accesso semplificato ai dati individuali e aziendali verranno scoperti e, contestualmente, verranno identificate aree ove la visibilità limitata su informazioni fondamentali ha creato un’esposizione non necessaria a rischi di compliance e di governance.
Un altro esito tipico del processo di revisione iniziale è il rendersi conto dell’esistenza di molteplici copie dei dati, su server fisici e virtuali, nel cloud, negli archivi di backup, in quelli legali e It, così come sui desktop dei dipendenti e sui device portatili in giro per l’azienda.
Mentre un numero cospicuo di copie può essere ridotto efficacemente ed efficientemente attraverso la deduplica, il beneficio maggiore deriva dal consolidamento dei dati in un unico archivio che sfrutta un’infrastruttura hardware e/o software comune per backup e archiviazione.
Un approccio olistico, secondo Meloni, è la chiave per far arrivare i giusti dati nelle mani delle persone giuste in modo che vengano trasformati in qualcosa di più utile per l’azienda. Inoltre, la capacità di sfruttare un repository di dati single-query permette ai team legali di ottenere risultati più completi nel minor tempo possibile.
Un’unica raccolta fa in modo che tutte le fonti di dati siano prese in considerazione nel processo di eDiscovery, assicurando che i dati siano raccolti, conservati e siano pronti per essere visionati e resi disponibili ove necessario.
Un punto centralizzato di eliminazione dei dati riduce inoltre sia il costo che il rischio derivanti dall’archiviazione involontaria di copie multiple.
Un ulteriore beneficio derivante da una strategia convergente di protezione e archiviazione dei dati è la reportistica centralizzata che consente all’azienda di prendere decisioni più ponderate potenziando nel contempo le proprie competenze in materia di analisi.
Le aziende possono anche ampliare la visibilità sulle attività di business grazie all’intelligence integrata e a tool di analisi che offrono spunti granulari sul ruolo in continua evoluzione che i dati possono svolgere nel determinare la direzione di business. Ancora più importante, molte aziende possono mantenere un bilanciamento tra l’acquisizione di troppi o troppo pochi dati, dato che entrambi gli scenari possono causare seri rischi per il business.
Con una reportistica completa e tool efficaci, per Meloni, è più semplice effettuare previsioni, analizzare e predisporre budget in modo appropriato per prepararsi ad affrontare l’invasione dei big data senza compromettere l’integrità, la sicurezza e l’accessibilità dei dati.
La reportistica può essere utilizzata come strumento nel processo di eDiscovery per difendere efficacemente i metodi di raccolta e di conservazione dei dati di un’azienda nel corso di un processo o in risposta a richieste normative o di indagine interna.
I benefici derivanti dall’implementazione di una gestione integrata delle informazioni avvantaggiano l’intera azienda. Più precisamente, il team legale sarà in grado di preservare i contenuti cliccando sui risultati di ricerca contrassegnati come “Legal Hold”.
Un ulteriore vantaggio sarà la riduzione dei rischi e dei costi relativi alle cause in tribunale e la contestuale maggiore rapidità nell’ottenere prove nel processo di e-discovery grazie all’eliminazione di duplicati, assicurando così che vengano acquisiti quelli importanti e ridotti i volumi di quelli da visionare con un approccio mirato.
Le aziende alle prese con requisiti di compliance troveranno più semplice la conformità alle normative, grazie a registri migliorati, archiviazione sincronizzata, disposizione semplificata oltre a supervisione, monitoraggio e controlli più efficaci.
Per gli utenti sarà possibile collaborare in modo più produttivo e condividere i contenuti in tutta l’azienda.
Per Meloni, con i Big Data ogni opportunità di riduzione della mole di informazioni rappresenta un passo nella giusta direzione.
In un futuro prossimo, tuttavia, le aziende che si affidano ancora al backup per l’archiviazione nel lungo periodo dovranno far fronte a sfide improbe relative all’accesso a impressionanti volumi di informazioni ai fini dell’e-Discovery e della compliance.
Saranno esposte a rischi ulteriori quando effettueranno la raccolta di dati da silos eterogenei, non potendo contare sulla comodità di un’unica piattaforma in grado di condurre le ricerche aziendali dei dati più importanti.
Le aziende lungimiranti, dall’altro lato, che hanno adottato un approccio unificato alla gestione di backup e archiviazione, saranno in grado di trarre il massimo beneficio da una soluzione a prova di futuro che porta a un livello superiore la gestione delle informazioni fornendo nel contempo un accesso appropriato alle informazioni business-critical nel tempo.
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