Un fenomeno dai contorni sempre più ampi è quello che vede i dipendenti delle organizzazioni impiegare i propri dispositivi personali per un utilizzo lavorativo: si tratta del Byod.
Il ritmo serrato imposto alle società e ai dipartimenti IT dalla evoluzione tecnologica rende difficile mantenere aggiornati i device aziendali. Al tempo stesso, i dipendenti sono sempre più motivati ed interessati ad utilizzare i propri dispositivi personali per le attività lavorative.
Si tratta di un percorso per certi versi naturale: la distinzione fra ambiente lavorativo e domestico si fa sempre meno netta.
Inoltre gli utenti hanno maggiore dimestichezza con i propri device, e trovano naturale voler usare lo strumento che trovano più idoneo.
Ed è proprio questo, il significato di Byod: si tratta di un acronimo inglese la cui forma estesa è Bring Your Own Device, ossia porta (e usa) il tuo device personale (in azienda).
Una sigla che negli anni ha assunto valenza sempre più ampia: non più solo laptop, ma anche tablet, smartphone ed ogni genere di device personale adatto a svolgere mansioni lavorative.
Risulta evidente come, quantomeno a un primo esame, questa situazione possa produrre un mix positivo, in particolare per il mondo Pmi (che dispone di meno risorse da investire in rinnovamento tecnologico).
Dopotutto ci guadagnano tutti: i dipendenti possono lavorare sul device che preferiscono e su ogni documento e file a cui hanno accesso, le aziende ottengono sia costi inferiori che un aumento di produttività.
Tuttavia, anche il Byod presenta lati oscuri, e se non correttamente gestito può facilmente introdurre punti di debolezza nella sicurezza aziendale, mettendo a rischio l’integrità dei dati ed esponendo l’organizzazione a un vasto ventaglio di problemi anche di natura legale. Analizziamo dunque i punti di forza e di debolezza del Byod.
Perché il Byod è importante e si diffonde
La reale forza motrice che spinge il Byod è anche l’autosufficienza dimostrata dai dipendenti di una società, già avvezzi all’uso dei propri device e alla gestione delle problematiche più comuni, che si tratti di laptop, tablet o smartphone.
Inoltre, non di rado si tratta di dispositivi che sono più recenti e performanti di quelli già presenti in azienda. Ad esempio, se fino ad alcuni anni fa lo smartphone o il laptop aziendale erano considerati benefit rilevanti, oggi spesso vengono percepiti come ridondanti rispetto a quanto già in possesso personalmente.
Nonostante le (ragionevoli) resistenze dei reparti IT aziendali, preoccupati dalla presenza crescente di uno shadow IT, ossia una infrastruttura informatica “ombra”, che si insinua in azienda parallelamente a quella ufficiale, la strada appare ormai segnata e difficilmente assisteremo a una rinuncia in massa all’utilizzo dei propri smartphone o laptop da parte dei dipendenti.
Come sempre, quando ci si trova di fronte ad un fenomeno di massa, la scelta più intelligente e produttiva non è tentare di respingerlo, ma semmai governarlo e trarne il massimo beneficio.
I vantaggi del Byod
Una strategia adeguata consente senza dubbio di potercisi avvantaggiare dei punti chiave a favore del Byod.
Li riassumiamo: riduzione dei costi, maggior soddisfazione per i dipendenti e i collaboratori e (come conseguenza) una maggior produttività, data sia dalle miglior performance dei device che dalla confidenza con lo strumento che viene utilizzato anche nella vita privata e per attività personali.
L’ormai ampia adozione del cloud, con cui tutti stiamo sempre più familiarizzando, è un ulteriore punto a favore dei device mobili.
Inoltre, la gestione documentale abilitata dai moderni multifunzione e dalle relative app consente senza dubbio di vivere il lavoro in modo del tutto diverso, immediato e ben più efficiente rispetto a quanto possibile anche solo pochi anni fa.
I rischi e gli svantaggi del Byod
Come abbiamo accennato all’inizio , non ci sono solo lati positivi nel Byod, ma anche problemi e lati oscuri di cui è opportuno tenere debito conto.
Ignorare le complessità gestionali insite in un ambiente IT decisamente eterogeneo è molto rischioso. La parola chiave, il faro che deve guidare le iniziative di gestione IT è policy.
Gli IT manager dovranno confrontarsi con policy di portata ampia e omnicomprensiva, in grado di disciplinare l’accesso a dati sensibili, evitando la compromissione di archivi e la contaminazione fra archivi personali ed aziendali.
Implementare una policy per Byod
Infatti, il rischio più grave in assoluto lo corrono quelle aziende che decidono semplicemente di ignorare il problema, senza disciplinare in alcun modo l’accesso con device personale alle risorse aziendali.
In un’epoca storica nella quale i cybercriminali si fanno sempre più organizzati ed aggressivi, non è possibile ignorare nessuna vulnerabilità nota.
La diffusione già ben avviata delle nuove tecnologie cellulari, 5G su tutte, contribuirà in maniera decisiva alla sparizione del perimetro informatico aziendale: una ulteriore ottima ragione per iniziare a riflettere attentamente su questo tema.
Esistono numerosi attori e soluzioni adatte alle diverse esigenze di sicurezza e gestione del Byod, che spaziano da semplici regole di accesso fino a vere e proprie sandbox.
Sicurezza del dato, non del device
Per affrontare la problematica nel modo più corretto, è essenziale ricordare un semplice ma fondamentale principio: la priorità assoluta di qualsiasi sistema di sicurezza è garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, non del device.
Ecco perché, con questo paradigma ben presente, i reparti IT aziendali devono privilegiare la sicurezza anche a costo di ridurre il confort.
In conclusione, il Byod apporta più vantaggi che svantaggi, e come precedentemente ricordato si tratta di un fenomeno la cui forza è destinata a crescere costantemente.
Adottare fin da ora un approccio agile significa anche trarre il massimo vantaggio competitivo dalle nuove tecnologie come cloud, gestione documentale tramite app e multifunzione e device personali in ambienti aziendali (e non solo).
In un mondo e in un contesto economico globale e altamente competitivo, lasciare ad altri un qualsiasi vantaggio può rivelarsi una scelta davvero fatale.
