Da Gartner un percorso in cinque tappe per evitare costi nascosti e valutazioni sbagliate nell’implementazione di un nuovo progetto. E magari scoprire che a volte si deve davvero ridurre la spesa.
Che per i Cio la priorità, in tempi di crisi, sia ridurre i costi operativi è chiaro da tempo.
Secondo Gartner, tuttavia, molti Cio fanno ancora fatica a gestire al meglio le loro risorse, tanto che il risultato è spesso una spesa eccessiva in attività operative, che lascia poco respiro a nuovi investimenti e nuovi progetti.
Si sta innestando, in altre parole, una sorta di spirale per cui senza investimenti non si riesce a ristrutturare né a ottimizzare le spese operative e senza ristrutturare non si riesce a far partire progetti nuovi, con un effetto a catena sulla perdita di competitività e di attrattività nei confronti dei client.
Consapevole della situazione e dei rischi, Gartner ha tracciato una sorta di percorso in cinque tappe, che dovrebbe aiutare i Cio ad affrontare nel modo metodologicamente più corretto la sfida.
In primo luogo i Cio dovrebbero effettuare una attenta diagnosi delle sfide negli investimenti che l’azienda si prepara a sostenere: è importante non trattare come voci separate il costo implementativo di un nuovo progetto e le spese operative ricorrenti che ne derivano. I silos non sono funzionali, poiché non consentono di valutare la sostenibilità operativa di ogni singolo progetto.
Il secondo passaggio richiede invece uno sguardo al passato, per rivedere quali inconvenienti sono incorsi nella gestione del budget, con l’obiettivo di evitarli in futuro. In particolare, è fondamentale prevedere i costi nascosti: secondo Gartner, soprattutto nelle regioni più colpite dalla crisi economica, è mandatorio prevedere i costi operativi futuri ogni volta che si pianifica un nuovo progetto: spesso si sottovalutano i costi di supporto, soprattutto quando certi servizi non stati gestiti in precedenza, il livello di dipendenza dal fornitore, così come i possibili percorsi di upgrade.
La rimozione dei silos, di tutti i silos, è il terzo passaggio richiesto da Gartner: la visione sul progetto, in termini di asset, servizi e spese deve essere unitaria e, spesso, condivisa tra project manager e service manager: l’analisi del Tco deve essere condotta su base complessiva.
Anche il momento nel quale effettuare un nuovo investimento o avviare un nuovo progetto deve essere valutato con attenzione. Per questo, sempre nella visione di Gartner, è importante effettuare un’attenta pianificazione dei cicli di vita degli asset e dei servizi, così da intervenire quando l’impatto sull’organizzazione e sui costi è inferiore.
Infine, secondo Gartner non è detto che lo scopo dell’It debba continuare a essere il ”more with less”. In qualche caso, bisogna accettare che sia funzionale al business dell’impresa continuare a ridurre la spesa It: ecco allora che si passa al ”less with less, senza il quale le efficienze e, soprattutto, i fondi per progetti futuri, vengono inevitabilmente a mancare.
