La soluzione vuole rispondere al meglio alle necessità di riservatezza e di privacy di avvocati e professionisti del settore, tutelando le comunicazioni e la trasmissione di atti e di protocolli tra gli Studi legali e i clienti.
La nuova soluzione
EasyPROtectionLex proposta dall’azienda
italiana Boole Server intende rispondere al meglio alle necessità degli avvocati inerenti la riservatezza e la privacy nella
protezione
dei
documenti legali.
Nel completo rispetto della normativa vigente sulla privacy, EasyPROtectionLex è in grado di tutelare le comunicazioni
e la trasmissione di atti e di protocolli da parte degli Studi legali con i propri clienti, oltre a garantire la condivisione sicura della documentazione all’interno dello Studio stesso.
Il software si integra facilmente
nell’infrastruttura
informatica, non
necessita di tecnologie dedicate e l’utilizzo
da parte degli utenti, assicura lo sviluppatore, è semplice
e intuitivo.
Il livello
di protezione
adottato
è lo stesso utilizzato in ambito militare, con chiavi di cifratura mai abbinate al documento
e accessi sempre tracciati dal sistema.
Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono sempre
memorizzate e rese disponibili tramite notifica email all’avvocato.
Sarà così possibile creare e personalizzare in tempo reale e in piena autonomia una “Cassaforte Digitale”, in cui custodire
la propria
documentazione
e alla
quale potranno
avere
accesso
solo gli utenti
accreditati e autorizzati. Sarà facoltà esclusiva del responsabile dei dati decidere se
mantenerla riservata oppure condividerla con utenti esterni, ad esempio in sola lettura.
All’interno della “Cassaforte Digitale” i file sono scambiati in modalità cifrata esclusivamente
tra l’avvocato e il cliente tramite email e su qualunque tipo di device, dall’iPad all’iPhone, dal tablet al notebook.
Le funzionalità di EasyPROtectionLex
sono molteplici e pososno essere gestite senza l’intermediazione
di personale specializzato o la necessità di specifiche competenze tecniche da parte degli avvocati.
Tra
queste ricordiamo Mail Encryption, che
permette di attivare la protezione di Boole Server alle email inviate e ricevute direttamente con Outlook, e Versioning, utile specialmente
quando un file viene condiviso e “lavorato” da diverse persone: crea una cartella di archiviazione per le versioni precedentemente modificate di
un documento così da averne immediatamente a disposizione la versione aggiornata più recente. Infine, Watermark che associa una filigrana indelebile al documento da
condividere, così
da permettere l’identificazione del proprietario dei file (nel caso in cui il marchio sia visibile), di evidenziare l’originalità di un documento non contraffatto, di evitare la distribuzione di copie non autorizzate e di tracciarne il percorso utilizzando un marchio differente per ogni cliente.
