Con Office 2003 inizierà l’era dell’information worker

Office 2003 vedrà la luce fra qualche mese. Si tratta dell’ultima versione della suite di Microsoft, precedentemente conosciuta con il nome in codice di Office 11, che sarà rilasciata solo per due sistemi operativi: Windows 2000, con service pack 3, e Windows Xp. Fine, dunque, della compatibilità ascendente con tutti i Windows X, come è sempre stato nella tradizione di Redmond.

Diciamo subito che il grosso delle novità riguarda più l’azienda che il singolo individuo. Non a caso, concetti come lavoro di gruppo e workflow sono entrati prepotentemente nel Dna della suite, che ora può assurgere a vero e proprio centro di controllo del business. E filo conduttore di tutti i componenti della suite è il linguaggio Xml. Grazie all’eXtensible Markup Language è possibile creare documenti "intelligenti" (smart document), in grado, cioè, di interpretare il contenuto e di interagire con altre applicazioni.

L’Xml prevede l’utilizzo di marcatori all’interno del documento, marcatori che definiscono un vero e proprio "schema" logico del contenuto del documento. Salvando il file, in formato Xml, si assegna un’identità a ciascun elemento del file che potrà, poi, essere dinamicamente riutilizzato in altre applicazioni. Tipici esempi di schema possono essere le fatture, le bolle, gli ordini o i resoconti. Sottolineiamo che questi schemi non vengono definiti dal sistemista o dal tecnico Edp, ma dal singolo utente.

Va da sé che i principali destinatari di questi programmi siano i cosiddetti "information worker" ovvero soggetti che producono, elaborano e confrontano informazioni. Per rendere più produttive le attività di tutti i giorni, questi soggetti potranno utilizzare lo SharePoint Portal Service, un servizio di .Net che crea un’area di lavoro condiviso all’interno di una Lan. Dopo aver attivato questo software su un server della Lan, gli utenti potranno accedere a uno spazio virtuale per condividere documenti, file, agende, appuntamenti, il tutto in un’ottica di team collaboration.

Per rendere più sicuro il lavoro all’interno di un team e più in generale in azienda, Microsoft ha messo a punto il servizio Irm (Information Right Management). Si tratta di un add on che permette di definire delle regole sulle modalità di spedizione e recapito di file. Si può, ad esempio, inibire l’inoltro di un messaggio (cioè il destinatario non potrà cliccare sul pulsante forward da Outlook), o impedire l’aggiornamento del documento o ancora definire politiche di accesso a determinati file. Irm è client-server nel senso che le politiche di accesso risiedono sul server e vengono consultate prima della ricezione del messaggio sul client per controllare che il destinatario abbia i privilegi necessari. Vediamo, dunque quali sono le principali novità dei componenti la suite.

Outlook 2003

Il programma di posta elettronica di Microsoft è quello che ha beneficiato del restyling più robusto. Tutta l’interfaccia è stata riprogettata secondo uno sviluppo verticale. Sulla destra il messaggio visualizzato occupa l’intera altezza dello schermo facilitando la lettura. L’elenco dei messaggi ricalca la medesima impostazione, permettendo di visualizzare a schermo, secondo Microsoft, il 40% delle informazioni in più. All’estrema sinistra troviamo le cartelle di posta locali e le cartelle cosiddette "virtuali" che racchiudono i messaggi secondo un criterio logico definito dall’utente (ad esempio per oggetto, per mittente, per intervallo di date e così via). In questo modo, la ricerca di un particolare messaggio risulta notevolmente semplificata.

In Outlook 2003, poi, debutta anche Business Contact Manager un add on per gestire i contatti dei clienti e le opportunità di business. Concettualmente è una sorta di mini-Crm ritagliato per i professionisti e le piccole aziende (da 1 a 25 dipendenti) in grado di tenere traccia di tutti i contatti avuti con il cliente (telefonate, documenti, e-mail, offerte, eccetera).

Word 2003

La principale novità funzionale del più usato programma di scrittura riguarda… la lettura. Già, considerando che la maggior parte del tempo passata su Word è dedicata alla lettura di documenti altrui, nel nuovo Word c’è un pulsante per la funzione di lettura. Con un clic, il documento viene visualizzato in due pagine affiancate a tutto schermo e fogli interi né più né meno di quello che si farebbe con il documento stampato. Sono state poi potenziate le funzioni di commento, di revisione e di sicurezza: grazie alla funzione style locking l’autore può impedire l’aggiornamento della grafica di un documento.

In ogni caso, la grande novità strutturale di Word 2003 è il supporto a Xml: si possono, quindi, realizzare documenti dove ogni singolo paragrafo diventa un "oggetto" esportabile in altre applicazioni, siano esse database, fogli elettronici o quant’altro.

Excel 2003

Anche qui, la grande novità è l’Xml. Risulta adesso possibile importare una serie di dati da un database centrale e aggiornarli ed editarli con semplicità. Ormai, la maggior parte dei database in commercio sono in grado di esportare i dati in modalità Xml. Sono state potenziate, poi, le funzioni già integrate in Excel in primis, cioè quelle statistiche e finanziarie.

Per quanto riguarda le onnipresenti funzioni di collaborazione, gli utenti possono definire un’area di un foglio elettronico come elenco ed esportarlo facilmente in un sito SharePoint.

Powerpoint 2003

Con la nuova versione risulta molto più facile gestire le presentazioni. Grazie alla funzione "Save to Cd" si può masterizzare direttamente su compact disc la presentazione e sarà il programma a occuparsi di rintracciare sul disco immagini, testi e filmati che la compongono. Sul Cd verrà copiato anche il viewer per cui basterà inserire il Cd nel desktop "ospite" e il gioco è fatto.

Grazie all’integrazione con Windows Media Player, gli utenti potranno inserire clip e video nelle proprie slide, utilizzando gli stessi comandi per l’avanzamento o lo stop della riproduzione del video.

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