Quelle persone o gruppi di lavoro distanti fra loro che hanno necessità di comunicare e di operare sui medesimi documenti possono risolvere il problema con un browser e i servizi gratuiti offerti da Google Documenti.
Gruppi di lavoro e Google Documenti
Un gruppo di lavoro viene creato per giungere
a un certo obiettivo, attraverso una serie di attività da ripartire tra
le persone che ne fanno parte, ognuna con le proprie competenze.
Se lavorano nello stesso edificio, possono incontrarsi anche di frequente per
discutere le singole proposte e prendere decisioni su come proseguire. Se, invece,
sono distanti geograficamente tra loro, sorgono maggiori difficoltà per
comunicare e confrontarsi sulla base dei documenti preparati.
L’esigenza di comunicare può essere affrontata con telefoni, posta
elettronica videoconferenze e altri strumenti offerti dalle moderne tecnologie.
Per avere la possibilità di confrontarsi sui contenuti, invece, occorre
prima di tutto gestire un archivio condiviso con i documenti preparati da ognuno.
Una possibile soluzione a questa necessità è offerta dal servizio
di condivisione file in Internet di Google Documenti.
File personali e file condivisi
Chi utilizza Google Documenti sa che si tratta di un gruppo di applicazioni
Web gratuite per la gestione di testi, fogli di calcolo, grafica di presentazione,
diagrammi e moduli
interattivi. Per salvare i file, il servizio fornisce gratuitamente 1 GB
di spazio in Internet, permettendo agli utenti di lavorare da un qualsiasi computer
attraverso un semplice browser.
Oltre ai file dei documenti creati con le applicazioni di Google Documenti,
però, questo spazio può essere utilizzato dagli utenti anche per:
• registrare file di documenti letti dai supporti di memoria del proprio
computer;
• prelevare file di documenti per trasferirli nel proprio disco e lavorarli
in locale;
• trasferire file di qualsiasi tipo con dimensione massima di 1 GB, da
e verso il proprio computer;
• condividere file o intere cartelle con altri utenti.
Quest’ultimo aspetto rende particolarmente interessante il servizio per
i gruppi di lavoro. Permette, infatti, di rendere disponibili i documenti su
cui si è lavorato alle persone con cui si collabora, attraverso accessi
protetti da nome utente e password e da connessioni crittografate.
Gestione cartelle in Google Documenti
Per lavorare con Google Documenti occorre:
• avere un indirizzo di posta elettronica GMail valido;
• autenticarsi con questo indirizzo @gmail.com e la relativa password
in docs.google.com.
Sulla sinistra della pagina Web appaiono:
• Cartelle personali
• Cartelle condivise con me
Sotto la prima voce vengono elencate le cartelle create dall’utente.
Sotto la seconda appaiono quelle condivise da qualcun altro con l’utente
in sessione.
Prima di trasferire file dal disco locale del computer o di crearli con una
delle applicazioni Web integrate, occorre creare una struttura di cartelle così
come si farebbe nel proprio file system. Lo si fa con:
• clic sul pulsante Crea nuovo, Cartella;
• inserimento nome della cartella;
• conferma su Salva.
Per creare una sottocartella, si deve selezionare prima la cartella di livello
superiore.
Appena create, le cartelle sono personali, non visibili da altri utenti.
Condividere una cartella
Per condividere il contenuto di una cartella occorre:
• fare clic con il tasto destro sulla cartella da condividere;
• fare clic su Condividi, Impostazioni di condivisione;
• inserire l’indirizzo di posta elettronica dell’altro utente;
• impostare il permesso di Modifica o di Visualizzazione
sul pulsante a destra della casella dell’indirizzo;
• se lo si desidera, aggiungere indirizzi di altri utenti.
Confermando con un clic su Condividi, in modo predefinito a ognuno
degli utenti viene inviato un messaggio di avviso in posta elettronica. Si può
controllare la situazione guardando le icone delle cartelle sulla sinistra:
su quelle condivise appare il simbolo di una persona stilizzata.
Per visualizzare l’elenco degli utenti tra cui è condivisa una
certa cartella e avere la possibilità di modificarne il numero e i permessi
di accesso, è sufficiente ripetere la sequenza di impostazione della
condivisione appena illustrata.
Trasferire file verso Internet
Per aggiungere file dal proprio computer in una cartella condivisa di Google
Documenti occorre:
• fare clic sul pulsante Carica;
• scegliere la Cartella di destinazione nell’omonimo menu
a comparsa;
• fare clic su Seleziona file da caricare;
• selezionare il file o i file da leggere nel file system;
• disattivare la casella Converti documenti… e confermare
su Avvia caricamento.
La disattivazione serve per evitare che il formato venga convertito in quello
utilizzato dalle applicazioni Web di Google Documenti. Se lo si facesse,
si potrebbero perdere gli elementi di formattazione specifici dei programmi
con cui sono stati creati i documenti.
Conviene attivare la conversione solo se si pensa di lavorare su un documento
direttamente nel browser, per ottenere almeno due vantaggi:
• lavorare in due o più persone contemporaneamente nella stessa
pagina del documento;
• avere la possibilità di chattare, parlare e vedersi con i servizi
interattivi di Google mentre lo si modifica.
Prelevare file da Internet
Chi desidera trasferire uno o più file dallo spazio Internet di Google
Documenti nel proprio disco deve:
• autenticarsi in Google Documenti;
• selezionare la cartella in cui sono memorizzati i file;
• fare clic sulla casella di selezione alla sinistra dei file da prelevare,
per attivarla;
• fare clic su Altre azioni, Scarica (selezionando un
file) o Esporta (più file).
Confermando, i file vengono copiati nel proprio disco.
