Il provvedimento che sarà pubblicato sulla Gazzetta ufficiale stabilisce le condizioni per l’uso dei pc sul luogo di lavoro
I datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta
elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi
eccezionali. Spetta al datore di lavoro definire le modalità d’uso di tali
strumenti ma tenendo conto dei diritti dei lavoratori e della disciplina in tema
di relazioni sindacali. Il Garante privacy con un provvedimento che sarà
pubblicato sulla Gazzetta ufficiale stabilisce le condizioni per l’uso dei pc
sul luogo di lavoro.
Secondo l’Autorità i datori di
lavoro
devono informare con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità che vengano effettuati controlli. Il Garante vieta poi la lettura e la registrazione sistematica delle e-mail così come il monitoraggio sistematico delle pagine web visualizzate dal lavoratore, perché ciò realizzerebbe un controllo a distanza dell’attività lavorativa vietato dallo Statuto dei lavoratori.
Viene inoltre indicata tutta una
serie di misure tecnologiche e organizzative per prevenire la possibilità,
prevista solo in casi limitatissimi, dell’analisi del contenuto della
navigazione in Internet e dell’apertura di alcuni messaggi di posta elettronica
contenenti dati necessari all’azienda.
Il provvedimento raccomanda
l’adozione da parte delle aziende di un disciplinare interno, definito
coinvolgendo anche le rappresentanze sindacali, nel quale siano chiaramente
indicate le regole per l’uso di Internet e della posta elettronica. Il datore di
lavoro è inoltre chiamato ad adottare ogni misura in grado di prevenire il
rischio di utilizzi impropri, così da ridurre controlli successivi sui
lavoratori. Per quanto riguarda Internet è opportuno ad esempio: individuare
preventivamente i siti considerati correlati o meno con la prestazione
lavorativa; utilizzare filtri che prevengano determinate operazioni, quali
l’accesso a siti inseriti in una sorta di black list o il download di file
musicali o multimediali.
Per quanto riguarda la posta
elettronica, è opportuno che l’azienda: renda disponibili anche
indirizzi condivisi tra più lavoratori (info@ente.it; urp@ente.it;
ufficioreclami@ente.it), rendendo così chiara la natura non privata della
corrispondenza; valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un altro
indirizzo (oltre quello di lavoro), destinato ad un uso personale; preveda, in
caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le
coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi; metta in grado il dipendente di
delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto dei messaggi
a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per
l’ufficio, ciò in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore
interessato e di improrogabili necessità legate all’attività lavorativa.
Qualora queste misure preventive
non fossero sufficienti a evitare comportamenti anomali, gli eventuali controlli
da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità. In prima
battuta si dovranno effettuare verifiche di reparto, di ufficio, di gruppo di
lavoro, in modo da individuare l’area da richiamare all’osservanza delle regole.
Solo successivamente, ripetendosi l’anomalia, si potrebbe passare a controlli su
base individuale.
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