Ecco alcuni consigli su come preparare delle mail che sappiano attirare l’attenzione e non vengano immediatamente cestinate.
Messaggi con “anomalie”
In posta elettronica si può lavorare con Outlook/Thunderbird/Windows
Mail o in modalità Web-mail tramite il browser, ma la sostanza non
cambia:
• da una parte il mittente prepara il messaggio, inserisce uno o più
destinatari e lo invia con un clic
• dall’altra il destinatario può leggerlo, rispondere e inoltrarlo
ad altri utenti.
Nei messaggi, però, possono apparire una o più “anomalie
di comunicazione”, come oggetti mancanti o testi sgrammaticati. Conviene,
allora, prepararli con attenzione per comunicare in modo più efficace
con i propri interlocutori.
Oggetto: sempre
L’assenza dell’oggetto provoca un senso di smarrimento in chi vede
vuoto il relativo campo nell’elenco della Posta in arrivo.
Cosa contiene quel messaggio? È questo o un altro quello che il mittente
aveva trasmesso con le notizie che servono in quel momento?
Per togliersi il dubbio, non si può fare altro che aprire i messaggi
uno dopo l’altro e leggere il contenuto di ognuno. Meglio scrivere l’oggetto
subito dopo aver messo l’indirizzo dei destinatari, allora, per non dimenticarsene.
Oggetto breve e significativo
Un oggetto come “Invio documento”, “Comunicazione”,
“Richiesta” o una delle tante varianti sul tema non è significativo
e obbliga comunque ad aprire il messaggio per sapere cosa contiene.
Un oggetto come “Re: vecchio_oggetto” indica che il mittente
ha fatto clic su Rispondi a un messaggio ricevuto in passato, per “risparmiare”
il tempo di cercare e di scrivere l’indirizzo. Il destinatario, però,
può ricevere un contenuto informativo completamente diverso da quello
a cui si riferisce l’oggetto.
Se il testo è significativo, ma troppo lungo, diventa più complicato
comprenderne il senso. Per essere corretto, dunque, un buon oggetto deve essere
composto da tre a cinque parole, il cui significato è legato a quello
che si sta comunicando.
Solo testo
Nel programma di posta è importante impostare messaggi di solo testo
e non in HTML o in altri formati, evitando di scrivere caratteri di varie dimensioni
e colori che possono confondere. Tra l’altro, molti destinatari lo preferiscono
perché il solo testo non veicola malware.
Testo di poche righe
Per essere leggibile più facilmente, il corpo del messaggio non dovrebbe
superare le sei/sette righe. Se si devono inviare molte notizie, occorre creare
un file a parte e metterlo in allegato.
Se il testo è lungo perché contiene più informazioni di
diversa natura tra loro, lo si può dividere in più messaggi, ognuno
con il proprio oggetto.
In ogni caso, è sempre meglio scrivere frasi brevi, separando una dall’altra
con un punto e andando a capo.
Regole di buona scrittura
Qualunque testo scritto deve rispettare le regole ortografiche e grammaticali
della lingua a cui appartiene, compreso quello dei messaggi di posta. In particolare,
è opportuno fare attenzione a:
• iniziare ogni frase con la lettera maiuscola
• utilizzare una corretta punteggiatura (virgole prima di “ma”,
punti che terminano le frasi)
• inserire i nomi propri con le iniziali in maiuscolo
Oltre a una questione di correttezza formale, è anche un modo per migliorare
la leggibilità.
Firma completa
Ogni messaggio deve essere completato dalla firma, intesa come l’insieme
di:
• nome e cognome (e non: cognome e nome)
• organizzazione di appartenenza
• eventuale comparto o sezione
• indirizzo e città
• telefono
• indirizzo di posta elettronica
La presenza di quest’ultimo dato potrebbe anche apparire anomala, considerando
che l’indirizzo del mittente è nella testata del messaggio. Conviene
indicarlo, invece, per almeno due motivi.
Il primo è che nelle organizzazioni l’indirizzo di partenza potrebbe
riferirsi a un comparto o a una funzione (per esempio: ufficio.contabile@azienda.it
o tecnici@assistenza.it). Risulta più utile, invece, un
riferimento diretto alla persona da contattare.
Il secondo motivo riguarda l’importanza di fornire informazioni complete
sul mittente, per trasmettere una sensazione di maggiore affidabilità
del messaggio e per averle disponibili se viene stampata o copiata in un altro
documento solo quella parte del testo.
Non frasi slegate dal contesto
In calce ai messaggi di posta elettronica non è raro verificare la presenza
di lunghe frasi scollegate dal contenuto. Alcune invitano a evitare la stampa
per risparmiare carta. Altre citano massime o aforismi che, a giudizio del mittente,
rendono più accattivante il testo.
Più spesso recano avvisi di conseguenze giudiziarie per chi fosse diverso
dal legittimo destinatario. In aggiunta ogni tanto le frasi vengono duplicate
anche in un’altra lingua come l’inglese.
Evitando di inserirle nel testo, si riducono le dimensioni del messaggio, il
traffico di pacchetti in Rete e il “rumore informativo” causato
dall’affollamento di scritte nel corpo del messaggio.
Peraltro, il fatto che la posta sia riservata (non “confidenziale”
come traduzione dell’inglese “confidential”) è
sancito dall’articolo 15 della Costituzione italiana, nel quale si dice
che la corrispondenza e ogni altra forma di comunicazione sono inviolabili.
Altre indicazioni
Ecco alcune indicazioni finali, legate alla netiquette (il galateo
in Rete):
• non scrivere tutto in maiuscolo, perché corrisponde a “urlare”
• non aderire a catene di Sant’Antonio
• non utilizzare termini gergali o criptici come “xché”
Infine, prima di inviare un messaggio conviene leggerlo dall’inizio alla
fine per verificare che il testo sia comprensibile e scorrevole.
