La realizzazione di documenti multipli è uno dei principali ambiti di utilizzo della videoscrittura. Sono molto pochi, però, gli utenti dei word processor in grado di sfruttare al meglio le tante funzioni che consentono di automatizzare questo tipo di processi e di creare in breve tempo migliaia di lettere o di etichette, personalizzate. Microsoft Word per Mac 2011 offre due differenti modalità di approccio alla creazione delle etichette. Il primo, basato su una comoda procedura guidata, può essere richiamato direttamente all’avvio del software tramite la selezione del modello Label Wizard presente nella sezione Visualizzazione Layout di stampa della Raccolta documenti di Word. Pur essendo molto comoda, soprattutto per chi si avvicina per la prima volta a questo tipo di operazioni, la procedura guidata non offre in maniera facilmente accessibile tutte le opzioni di configurazione necessarie per ottenere il miglior risultato possibile.
Il secondo metodo, meno intuitivo del precedente, necessita di una maggiore comprensione dell’intero processo di lavoro ma consente di definire anche nei minimi dettagli ogni possibile personalizzazione. Per richiamarlo, basta selezionare dal menu Strumenti della barra superiore di Word, la voce Gestore stampa unione quando sul nostro schermo è presente un qualsiasi documento vuoto. Il Gestore stampa unione è costituito da una piccola finestra contenente sei azioni successive: Seleziona tipo di documento, Seleziona elenco destinatari, Inserisci segnaposto, Filtro destinatari, Anteprima risultati e Completamento unione. Ogni azione può essere visualizzata in maniera approfondita grazie a un clic sulla freccia grigia posta alla sinistra del suo identificativo. Prima di analizzare ciascuna voce, però, conviene affrontare il processo logico che ci porterà alla realizzazione dei nostri fogli etichetta.
Basta un po’ di attenzione
La logica fondamentale alla base del processo di creazione delle etichette, in Word per Mac 2011, consiste nella definizione di due distinti elementi. Il primo è rappresentato dal foglio contenitore, appositamente preparato, mentre il secondo si basa sulla gestione della base dati dalla quale dovranno essere estratti i nominativi dei destinatari della spedizione. Gli stessi nominativi che andranno successivamente inseriti all’interno delle etichette. Ma andiamo con ordine.
Il foglio contenitore non è la pagina vuota dalla quale abbiamo richiamato il Gestore stampa unione ma un nuovo documento che andrà creato scegliendolo fra i quattro tipi disponibili elencati all’interno dell’azione Seleziona tipo di documento. Oltre alle etichette, infatti, risultano utilizzabili anche tre ulteriori modelli: Lettere tipo, Buste e Catalogo. In base al modello scelto, potremo intervenire sulle dimensioni del foglio di riferimento e decidere, come nel caso delle etichette, di inserirne più di una all’interno di una stessa pagina del documento.
La scelta del tipo di etichetta più adatta ai nostri scopi avviene tramite l’apertura automatica del pannello Opzioni etichette che mostra, nell’area Tipo, un lungo elenco di formati predefiniti in grado di soddisfare la maggior parte delle esigenze. Premendo il pulsante Nuova etichetta, presente sul bordo inferiore del pannello, possiamo inserire manualmente le dimensioni della nostra etichetta personale sfruttando la comoda interfaccia grafica messa a nostra disposizione dalla finestra Nuova laser personalizzata.
Come dice il nome, questa finestra si adatta alle differenti stampanti collegate al computer ed è in grado di riconoscere autonomamente i bordi e le dimensioni massime dell’area stampabile. Completata questa fase, il documento risulta preparato ma vuoto. Prima di procedere all’inserimento dei nominativi delle etichette, infatti, dobbiamo scegliere il database contenente le informazioni che ci servono.
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