Questo formato consente di avere archivi digitali durevoli nel tempo e quindi adatti alla trasposizione in digitale di documenti cartacei da parte di Pubbliche Amministrazioni, studi professionali, aziende, strutture editoriali o biblioteche. Vediamo come fare e quali software usare.
Sulla base del formato PDF di Adobe, nel 2005 è stato standardizzato il PDF/A (Portable
Document Format/Archiving). Volendo semplificare, questo formato
di file è stato creato per garantire che il contenuto degli archivi informatici
duri a lungo nel tempo, permettendo a chiunque di accedervi in qualsiasi momento.
L’esigenza nasce dalla necessità di dematerializzare gli atti
cartacei da parte di Pubbliche Amministrazioni, studi professionali, aziende,
strutture editoriali, biblioteche e altre organizzazioni. Con il PDF/A si possono
registrare documenti in unità di memoria per eseguire ricerche veloci
anche a distanza tramite computer in Rete.
Perché i documenti siano validi, però, devono soddisfare una
serie di requisiti, tra cui:
• essere visualizzabili in qualsiasi momento senza vincoli
• essere non modificabili
• essere accessibili.
Il formato PDF/A garantisce il rispetto di queste caratteristiche, per cui
viene utilizzato proficuamente anche per la gestione di atti con validità
legale.
Le caratteristiche, in sintesi
Il PDF/A è un formato standard “aperto”. Significa che le
sue specifiche sono visualizzabili liberamente, per cui chiunque può
sviluppare un’applicazione in grado di leggere il contenuto dei file.
Nelle specifiche, alcune delle caratteristiche impongono che all’interno
del file:
• debbano essere integrati i font dei caratteri utilizzati, per l’indipendenza
dal sistema operativo
• non devono esserci contenuti aggiuntivi, come segnalibri e allegati,
né attivi, come JavaScript o altri oggetti di programmazione
• non devono esserci collegamenti ipertestuali a pagine Web
• non devono esserci contenuti crittografati
Il rispetto dello standard garantisce che il contenuto di un PDF/A possa essere
letto anche a distanza di tempo con qualsiasi dispositivo hardware e qualsiasi
sistema operativo.
Obblighi di legge per le aziende
In Italia, il 15 gennaio 2009 è entrato in vigore il D.P.C.M. del 10/12/2008,
in cui l’articolo 6 stabilisce che gli atti da iscrivere o da depositare
al Registro Imprese della Camera di Commercio siano in formato informatico “elaborabile”.
Il riferimento è all’XML (eXstensible Markup Language),
di cui l’XBRL (eXtensible Business Reporting Language) è
l’implementazione con cui si creano i file dei bilanci annuali.
In attesa che DigitPA
(ex CNIPA) definisca le specifiche per gli altri tipi di documenti, il comma
3 puntualizza che per i file inviati deve essere utilizzato il formato PDF/A.
Di seguito viene riportato un elenco degli atti che devono essere depositati
obbligatoriamente in PDF/A presso il Registro Imprese (fonte: documenti della
Camera di Commercio):
• atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti
di società e di cessione di aziende
• cessione di quote di Srl
• progetti di fusione
• situazioni patrimoniali di consorzi
• bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali
o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)
• atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali
o cooperative
• deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato
come allegato dell’atto notarile di modifica)
Generazione di un file PDF/A
In informatica la generazione di un file avviene con sequenze di comandi del
tipo File, Crea oppure File, Stampa dove
l’invio del documento avviene verso un file su disco invece che verso
una stampante. In entrambi i casi, l’applicazione utilizzata deve prevedere
esplicitamente l’opzione “PDF/A”.
Tra i prodotti informatici che forniscono questa possibilità, più
diffusi e presenti nelle organizzazioni pubbliche e private, ci sono:
• Adobe Acrobat Professional (commerciale a pagamento)
• Microsoft Office 2010 e 2007 (commerciale a pagamento)
• OpenOffice.org dalla versione 2.4 (open source di libero utilizzo)
• la stampante virtuale PDFCreator (open source di libero utilizzo)
Adobe Acrobat Professional è il prodotto commerciale
della società americana che ha creato il PDF. Installando l’applicazione,
viene creata la stampante virtuale alla quale inviare un qualsiasi documento
da qualsiasi programma. Perché venga generato un PDF/A, deve essere stato
impostato Crea file PDF compatibile con PDF/A nelle Impostazioni
di PDF Maker o Compatibilità con lo standard PDF/A nelle
opzioni del pannello Standard di Adobe Distiller.
In Microsoft Office 2010, la gestione dei PDF è integrata.
Di conseguenza, per generare un PDF/A da Word, per esempio, è sufficiente
eseguire la sequenza:
• File, Salva e Invia, Crea documento PDF/XPS,
Crea PDF/XPS, Opzioni, Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A),
OK, Pubblica
L’utente deve fornire solo il nome da assegnare al file e il percorso
della cartella nella quale deve essere memorizzato.
Chi utilizza Microsoft Office 2007, invece, deve prima installare il componente
software aggiuntivo SaveAsPDFandXPS.exe. Successivamente può eseguire
la sequenza:
• Pulsante di Office, Salva con nome, PDF o
XPS, Opzioni, Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A), OK,
Pubblica
Se possibile, la creazione di un file PDF/A in OpenOffice.org
è ancora più diretta. La sequenza è
• File, Esporta nel formato PDF
Prima di confermare con un clic su Esporta, nella finestra Opzioni
PDF, Generale occorre attivare l’opzione relativa a PDF/A.
Installando la stampante virtuale PDFCreator, si può
creare un PDF da qualsiasi programma lanciando il documento su questa stampante
virtuale. Perché il file sia generato in PDF/A, è necessario selezionare
la voce PDF/A-1b nella casella Formato del documento predefinito nella
finestra delle Opzioni della stampante virtuale, sezione Salvataggio.
