Da chi comprano le università?

8 Luglio 2004

Dall’introduzione della legge Finanziaria 2003 sembra proprio che
sia la Consip ad avere la strada spianata, mentre per i rivenditori che si rivolgono
a dipartimenti e istituti universitari per commercializzare prodotti d’informatica
gli ostacoli ci sono e sono tanti. Ma non è proprio così, anche
se a "contare" è soprattutto l’offerta (quella che punta al
miglior prezzo) mentre servizi e professionalità sembrano pesare sempre
di meno. Purtroppo.

Che tipo di "clienti" sono le università rispetto agli acquisti
di Information and Communication Technology? A vederle da fuori così
labirintiche e strutturate in miriadi di dipartimenti e segreterie, ancora troppo
"pubbliche" nelle procedure per poter essere considerate efficienti,
ma anche (si spera) tecnologicamente avanzate per rispondere a specifiche esigenze
formative, si direbbero un buon partito per quei rivenditori che non si lasciano
impressionare dagli aspetti burocratici e dalla "precarietà"
dei rapporti umani. Si tratta, infatti, di clienti che tendono a non avere un
interlocutore unico, ma più partner tecnologici per ogni singolo prodotto
acquistato. A meno che non si tratti di sistemi e tecnologie adottate a livello
centrale.
Per approfondire questo tema ci siamo rivolti a Luisa Ferrario,
responsabile dei sistemi informativi dell’Università degli Studi di Milano.
«Prima della Finanziaria 2003 gli acquisti di materiale informatico,
personal computer in primis, assemblati e non, avvenivano attraverso gare, appalti-concorsi
o, ancora, trattative private. Tra le discriminanti per decidere la modalità
d’acquisto, spiccava l’entità della spesa da affrontare che, come avveniva
in precedenza, continua a essere decisa dai singoli dipartimenti presenti in
università, una cinquantina in tutto, a seconda dei rispettivi bilanci».

Decisa la modalità di gara, il bando per parteciparvi veniva pubblicato
on line sul sito dell’università (www.unimi.it)
e su tre diversi quotidiani a tiratura nazionale.
«La scelta, affidata a una commissione eletta dal Consiglio di amministrazione
dell’università, avveniva naturalmente previa valutazione delle caratteristiche
tecniche, della garanzia, del servizio di manutenzione e, non da ultimo, dal
prezzo dell’offerta».
Questo per quanto riguardava pc, videoproiettori, scanner e stampanti. Ancora
attivo a livello centrale, l’Economato e Patrimonio (il vecchio centro
acquisti, tanto per intenderci) continuava, invece, a occuparsi separatamente
dell’acquisto di fotocopiatrici, ma anche di carta e consumabili di varia
natura. Infine, la Divisione Telecomunicazioni gestiva tutti gli acquisti relativi
alla rete universitaria.
Ma cosa cambia ora, operativamente parlando, con l’avvento di Consip?
Con l’obbligatorietà di procedere all’acquisto di beni e servizi attraverso
le convenzioni della società per azioni dello Stato, o di bandire gare
di appalto adottando i prezzi delle convenzioni quadro Consip come base d’asta
al ribasso, le cose sono indubbiamente cambiate. E non di poco. «Quando
a livello centrale si decide per un qualsiasi acquisto – ci spiega Ferrario
-, ci sinceriamo che non ci siano forniture aperte presso il sito www.acquistinretepa.it,
dove sono disponibili tutte le informazioni sui progetti e sui bandi di gara
in corso. Una volta individuata la soluzione più appetibile, si procede
all’acquisto. Tuttavia, se da un lato, con l’avvento della nuova normativa,
c’è stata un’effettiva riduzione dei prezzi, dall’altra manca la flessibilità
e la vastità di scelta garantita dal vecchio modello. Solo per citare
un caso, con la modalità Consip, abbiamo avuto un problema legato alla
distribuzione, visto che chi vince la gara consegna il materiale in unico punto,
mentre prima ogni sede si vedeva recapitare il proprio ordinativo. Il fornitore
che si aggiudica la gara si occupa, poi, generalmente di installare le soluzioni,
mentre la divisione sistemi informativi per la registrazione centrale effettua,
anche su richiesta di altri dipartimenti o facoltà, la configurazione
di eventuali applicativi sulle macchine acquistate».

Normalmente, però, in ogni dipartimento o Istituto sono diversamente
presenti personale tecnico interno, manutentori a contratto, o cooperative di
diversa natura, come nel caso di Aracne che, presso l’Istituto di Filosofia
del Diritto, si occupa, tra l’altro, di manutenere le aule didattiche attrezzate
per le facoltà umanistiche. «Per le macchine chiediamo, comunque,
ai fornitori una garanzia on site di tre anni. Trascorso questo periodo l’università
decide se affidare l’installato a un manutentore unico esterno, anch’esso selezionato
solitamente tramite bando di gara e in carica per almeno qualche anno».
E per quanto riguarda gli acquisti di applicativi software? Se nel caso dell’hardware,
per i diversi fornitori presenti sul mercato di casa nostra, qualche spazio
di manovra nelle università c’è, a livello di gestionali meglio
mettersi il cuore in pace. «Il sistema informativo presente nelle
università a livello centralizzato è piuttosto stratificato e
integrato. L’esistente è frutto di scelte compiute nel passato, che continuano
a essere replicate nel tempo», conferma Ferrario. Così, presso
l’Università degli Studi di Milano, i database restano Oracle, mentre
i software per la segreteria studenti sono forniti da Softability. Esistono,
poi, una serie di applicativi per gli studenti della Icare e della Akros di
Ravenna, e un software per la gestione degli spazi di OpenPlan. L’intero settore
delle biblioteche è gestito con un applicativo sempre di Akros, mentre
fornitori diversi si occupano della gestione dei servizi bibliotecari. L’Antivirus
in uso è firmato Trend Micro, mentre sono attivi contratti con Microsoft
per la fornitura di sistemi operativi o pacchetti applicativi per servizi di
posta elettronica. «In realtà – conclude Ferrario -, ogni
singolo dipartimento può effettuare scelte d’acquisto autonome, ma se
decide di affidarsi alla gestione centrale va da sé che usufruirà
del parco soluzioni esistente».