Il Web publishing dei cedolini e dei tabulati di gestione del personale sostituisce il tradizionale sistema di output management e di stampa, elevando il livello di servizio e riducendo i costi operativi. Fulcro della soluzione fornita all’outsourcer da Ifin Sistemi, l’applicativo Alchemy
Cambia la tecnologia, mutano i paradigmi di gestione. E
se anche le esigenze non si discostano in misura sostanziale dal passato, a
trasformarsi è comunque l’ottica dei servizi di It. Che ne guadagnano in
efficienza e in efficacia, come nel caso di Data Management, software vendor e
outsourcer, con una forte presenza nel settore Human resources, capace di
rinnovare un consolidato modello organizzativo nel segno delle tecnologie Web.
Il rinnovato centro di gravità è Alchemy, database manager con funzioni avanzate
di Web publishing, che agisce da cardine operativo e funzionale dell’inedita
soluzione fornita dalla società Ifin Sistemi di Padova.
Dice Giuseppe Maggioni, direttore della divisione Gepe di Data Management:
“L’obiettivo era riprodurre il modello vincente, in precedenza centrato sul
mainframe, con un insieme di strumenti allo stato dell’arte”. Come quelli a
lungo sfruttati dalla business unit, attiva nelle soluzioni e nei servizi di
gestione del personale, per rendere disponibili alle aziende clienti gli
elaborati e le stampe in volume dei cedolini paga e delle certificazioni
tributarie e previdenziali. L’intento dichiarato era di estendere la portata dei
servizi di outsourcing, facility e application management. “Abbiamo dotato
la piattaforma di prerogative inedite e possiamo godere di benefici, sia in
termini di economia sui costi operativi, sia rispetto alla tempestività e alla
disponibilità. In particolare, gli accessi ai documenti prodotti ora sono
immediati e pressoché ubiqui” .
In precedenza, le aziende spedivano i propri spool e, una volta terminata
l’elaborazione su mainframe, Data Management provvedeva a indirizzare i singoli
documenti in stampa, all’imbustamento e al successivo invio a ciascuna di esse;
oggi il centro servizi può pubblicare sul Web in tempo reale tabulati e cedolini
paga, sia che vengano prodotti in outsourcing, sia che sortiscano dal gestionale
del cliente, collegato ai sistemi Gepe in remoto. Di qui, poi, possono essere
stampati direttamente presso le aziende, eventualmente a cura degli stessi
dipendenti interessati. “Il browser – sottolinea Maggioni – è
diventato l’interfaccia standard di accesso, semplice e immediata, che permette
all’utente finale di gestire in proprio le varie fasi del processo, prima e dopo
l’elaborazione, e che ha sostituito l’emulazione 3270 di cui doveva disporre in
passato, così come le laboriose configurazioni di terminali e stampanti,
consentendo sia di sfruttare i driver delle periferiche di Windows, e disporre
di una più elevata qualità di stampa, sia di associare il testo alla fincatura,
a un layout grafico classico o a una presentazione più accattivante”.
La divisione Gepe può avvalersi di entrambi gli Internet data center di Data
Management, dislocati l’uno presso la sede di Agrate Brianza (Mi), l’altro nel
centro operativo di Ravenna; la piattaforma applicativa è composta dalle
procedure (payroll, Hr intelligence, gestione presenze, trasferte, 730 e 770),
sviluppate negli anni dalla società, e fornite in outsourcing o su licenza,
anche in hosting. Il rinnovato processo produttivo poggia sulla soluzione che
Ifin Sistemi ha centrato sul software Alchemy: un applicativo di database
management che si avvale di tre componenti, posti su altrettanti server,
dedicati rispettivamente alla cattura e all’elaborazione dei dati, alla
memorizzazione dei documenti indicizzati e alla loro pubblicazione
intranet/Internet.
“Alchemy – sottolinea Elisabetta Bombardieri, responsabile della
direzione tecnologie e dei data center – si è inquadrato nel nostro disegno
strategico, perché in linea con la filosofia di servizio che incentra sulle
funzioni di browsing la gestione degli output e delle attività di stampa”.
In buona sostanza, il Web come tecnologia abilitante per l’intero novero delle
soluzioni di Data Management, considerando che tutti gli applicativi installati
nei data center sono accessibili via browser: procedure native, contraddistinte
da performance elevate e richieste di banda limitata, oppure “webbizzate”
attraverso l’uso di apposito middleware, nello stile terminal server.
“L’integrazione – riprende Maggioni – permette, in particolare,
di suddividere preventivamente lo spool in tante unità quanti sono i destinatari
dei singoli set di documenti; nel caso dell’azienda con filiali, a ciascuna
saranno indirizzati in automatico i file di competenza, subito riproducibili in
stampa. Noi stessi elaboriamo gli stipendi dei dipendenti sfruttando la nuova
piattaforma”. Lo spool si presenta come file di testo, mentre per l’invio
del cedolino al singolo dipendente tramite e-mail, nonché per la spedizione di
tabulati e report; il formato scelto è il pdf. Le aziende clienti possono
visualizzare i log del processo, la lista dell’elaborato, eseguire la ricerca
tra quanto pubblicato su Web in base a chiavi preconfigurate o in modalità full
text, recuperare il corrispondente documento, arricchito di risorse grafiche e
stampare su qualsiasi periferica anche i tabulati a 138 colonne. Il sistema si
sostituisce di fatto al centro stampa, evitando interventi manuali e
postalizzazione, come pure i costi correlati.
“Alchemy – aggiunge Bombardieri – permette anche la
storicizzazione; inoltre, consente di eliminare quanto già prodotto e lanciare
di nuovo l’elaborazione dei documenti”. A breve, Data Management dovrebbe,
peraltro, autorizzare i dipendenti che potranno prelevare il proprio cedolino e
stamparlo da sé. Un’opportunità che si aggiunge a quanto disponibile per la
masterizzazione dei database su Cd o Dvd, eseguibile senza il presidio di alcun
operatore.
“Soprattutto nelle giornate di picco – interviene Maggioni – a
ridosso delle scadenze di pagamento, il sistema è sotto pressione. Per ciascuno
degli attuali impianti in produzione, che corrispondono a gruppi di clienti in
outsourcing, esso genera le buste paga e ben 99 report pubblicati in Rete ogni
notte. I benefici spaziano dalla flessibilità alla fruibilità del sistema,
dall’azzeramento dei tempi di attesa alla forte riduzione dei costi. Ora
l’impegno è di estenderne la copertura applicativa a tutti gli altri documenti
della gestione del personale”.
