Come altri servizi di cloud storage Dropbox rappresenta per molti utenti un sistema irrinunciabile di archiviazione e condivisione dei documenti. I server di Dropbox, e la sua app mobile, memorizzano e consentono di accedere ai nostri documenti digitali. Ma come si fa per quelli fisici, esistenti solo su supporto cartaceo?
Esistono ovviamente gli scanner, sia desktop che mobile. L’acquisizione mediante un apposito scanner è ancora la modalità da preferire in ambito professionale e per digitalizzazioni di qualità. Ma a volte abbiamo solo la necessità di acquisire al volo e mantenere una traccia digitale di una informazioni “fisica”. Un appunto, una nota, un biglietto da visita, o altro documento cartaceo di cui non è essenziale la perfetta fedeltà. Ci basta che i contenuti siano leggibili e la fotocamera del nostro iPhone è sufficiente per le nostre esigenze.
In questo caso, potremmo acquisire il documento con l’iPhone, ma in maniera un po’ più “sofisticata” della semplice foto all’oggetto. Esistono molte app che consentono di digitalizzare un documento in PDF sfruttando la fotocamera di iPhone.
Scansionare un documento in Dropbox
Qui vediamo invece come scansionare un documento nell’app Dropbox per iOS. Nell’articolo si fa riferimento alla versione 84.2.2 dell’app Dropbox per iOS. Se utilizziamo tale servizio di cloud storage, possiamo passare direttamente dalla carta alla cartella sul nostro Dropbox. Vediamo come fare: chiaramente partiamo dal presupposto di possedere un account Dropbox impostato nella relativa app iOS.
• Per prima cosa apri dunque l’app Dropbox per iPhone dalla schermata Home di iOS.
• Tocca il pulsante Crea nella barra degli strumenti. È quello con l’icona + (più).
• Si apre un menu con diverse opzioni: tocca Scansiona documento.
• A questo punto Dropbox apre una tipica schermata per lo scatto di una foto. Puntiamo dunque la fotocamera di iPhone verso il documento, in modo che l’inquadratura sia più dritta possibile. Dropbox cerca di rilevare in maniera automatica il documento da digitalizzare. L’app delimita con un bordo l’area e, quando il riconoscimento è pronto, scansiona automaticamente il documento. Toccando il pulsante Automatica è possibile disattivare il rilevamento automatico da parte dell’app. In questo caso, quando ritieni corretta l’area delimitata, tocca il pulsante di scatto. In questa schermata è anche possibile attivare o disattivare il flash.
Per un risultato soddisfacente, è meglio che l’area da scansionare si trovi su una superficie che contrasti con il contenuto. In caso contrario l’app fa fatica a individuare l’area da scansionare. È poi consigliabile che il foglio sia quanto più possibile liscio e che l’illuminazione sia sufficiente e non causi riflessi.
Modificare il documento scansionato
Una volta acquisito il documento, l’app mostra l’anteprima della digitalizzazione nella schermata di Modifica. Qui abbiamo a disposizione alcuni strumenti basilari di modifica e regolazione.
• Per ruotare l’immagine, tocca il pulsante con l’icona raffigurante un quadrato e una freccia, nella barra degli strumenti in basso.
• Per regolare al scansione, tocca invece l’icona con i tre cursori, sempre nella barra degli strumenti in basso.
• Nella schermata Regola, scegli il filtro colore preferito tra B/N (bianco e nero), Lavagna e Originale. I primi due filtri consentono di regolare anche il parametro Contrasto. Quando le regolazioni ti soddisfano, tocca Fine per confermarle (o Annulla, in caso contrario). Puoi anche modificare l’area di scansione, trascinando i punti agli angoli.
Creare documenti di più pagine
C’è anche la possibilità di creare documenti di più pagine.
• Per digitalizzare una nuova pagina dello stesso documento, tocca il pulsante di nuova scansione nella barra degli strumenti in basso. Il pulsante di nuova scansione è quello con l’icona raffigurante due documenti e il segno + (più), nella schermata di anteprima. L’app ripropone la schermata di scatto per la nuova scansione.
• Se nel documento in fase di digitalizzazione ci sono più pagine, potresti aver bisogno di riorganizzarle. Per fare ciò, tocca il pulsante Organizza, in alto di fianco a Modifica. Nella vista Organizza, tocca, tieni premuto e trascina l’anteprima di una pagina per modificarne la posizione all’interno del documento.
• Nella vista Modifica, invece, fai uno swipe sull’anteprima per selezionare la pagina desiderata. L’app mostra in sovrimpressione l’indicazione della pagina selezionata, ad esempio: “1 di 2”. Per eliminare una pagina, tocca il tasto Elimina nell’angolo in alto a sinistra (quello con l’icona della x).
Archiviare il documento scansionato
• Quando il documento è pronto, con l’opportuna struttura e le regolazioni desiderate, tocca Avanti.
• Nella schermata Salva impostazioni, tocca Nome file se desideri rinominare il documento, rispetto al nome predefinito.
• Nella schermata Rinomina file l’app offre anche dei suggerimenti veloci.
• L’app Dropbox consente di salvare il documento come PDF o come immagine (PNG). Seleziona quello desiderato tra PDF e PNG alla voce Tipi di file. In caso di scansione multi-pagina, è disponibile solo il formato PDF come tipo di file.
• Infine, nella sezione Salva percorso, seleziona la posizione dove salvare il documento. Se la posizione desiderata non è visibile, tocca Scegli un’altra cartella per sfogliare il proprio spazio storage di Dropbox.
• Nella schermata Scegli un percorso di salvataggio l’app consente di selezionare la posizione dove salvare il documento. Qui puoi anche creare una nuova cartella, mediante il tasto Crea cartella.
• Quando tutto è come desiderato, nella schermata Salva impostazioni, tocca Salva per archiviare il documento nella posizione selezionata.
Utenti Dropbox Business
Gli utenti di Dropbox Business hanno a disposizione anche la funzione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per i documenti scansionati in PDF. L’account Business rende inoltre possibile anche la ricerca testuale nei documenti PDF scansionati e la funzione copia del testo.
