Il Dipartimento del Ministero della Giustizia utilizza la suite Documentum per migliorare la gestione delle informazioni e l’efficienza dei processi.
Il Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria (Dap) del ministero della Giustizia, gestisce tutta l’attività che sta a valle della giurisdizione penale, attraverso processi organizzativi che si occupano dei detenuti e dei soggetti affidati a misure alternative, delle strutture che li accolgono e della macchina amministrativa necessaria al funzionamento della struttura. Ognuno di questi processi è supportato da un articolato sistema informativo.
Nato inizialmente nel 1970, il sistema It del Dap è stato completamente integrato, a partire dal 2001, con l’adozione del Protocollo informatico, ora basato sulla piattaforma Documentum di Emc.
I benefici portati dall’adozione di questo sistema, come ha spiegato in una nota di Emc Ferdinando Mulas, direttore dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo automatizzato del Dipartimento, consistono essenzialmente in un’ottimizzazione del processo secondo criteri di efficienza ed efficacia, grazie all’eliminazione dei registri cartacei interni e alla diminuzione degli uffici di protocollo. Il sistema ha consentito di standardizzarne il processo, riducendo gli errori di classificazione dei documenti, permettendo inoltre una gestione puntuale della documentazione.
L’adozione di questo sistema informatico permette, infatti, di condividere e ricercare le informazioni attraverso tutta la struttura, evitando ricerche spesso estenuanti o infruttuose nell’archivio cartaceo.
Tra le prospettive di maggior interesse nell’ambito dei programmi di gestione documentale allo studio da parte dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo del Dap, vi è il progetto del Fascicolo Elettronico del Detenuto. A oggi, per ogni detenuto viene aperto un fascicolo personale gestito sia a livello centrale che su ogni struttura penitenziaria, e a ogni trasferimento il fascicolo viene riprodotto.
L’obiettivo, spiegato da Mulas, è di arrivare alla digitalizzazione di un unico dossier del detenuto, per facilitare la gestione amministrativa e le attività di polizia giudiziaria, contenente impronte digitali, foto segnaletiche, documenti di identificazione, provvedimenti dell’autorità giudiziaria e quant’altro. La conservazione di questi dati in un centro unico di raccolta, consentirà anche di rispondere meglio alle sempre maggiori richieste della Direzione Nazionale Antimafia per ottenere informazioni rapide, flessibili e complete, e alle necessità di integrazione con la banca dati delle misure cautelari personali di prossima attivazione.
