La società di produzione di energia aumenta l’efficienza dei processi di document management integrandoli con il sistema gestionale.
Per il business della produzione in Italia, E.On ha scelto la soluzione Emc Documentum, implementata da Comedata, come piattaforma di base per il document management, dalla gestione delle fatture del ciclo passivo all’archiviazione della documentazione tecnica delle centrali termoelettriche.
L’implementazione di Documentum ha permesso di affrontare il progetto di document management, nato in E.On Produzione nel 2008 per ottimizzare la gestione dell’intero ciclo passivo del business della generazione di energia, con l’obiettivo di digitalizzare tutta la documentazione inerente i fornitori e integrando il processo nell’ambiente Sap esistente.
Un’altra area di interesse del progetto riguardava la digitalizzazione e l’archiviazione della documentazione tecnica prodotta nelle nove centrali termoelettriche e idroelettriche presenti in Italia.
L’obiettivo iniziale era di ridurre allo stretto necessario le attività manuali, diminuire le possibilità di errore, eliminare il problema dell’archivio cartaceo, aumentando di conseguenza l’efficienza della gestione del ciclo passivo.
Era necessaria una soluzione con funzionalità e flessibilità per soddisfare inizialmente le esigenze di archiviazione e gestione delle fatture digitalizzate, ma in grado di sostenere sviluppi futuri per completare un processo strutturato ed efficiente dell’intero ciclo passivo, partendo dalla gestione degli ordini per arrivare ai pagamenti e sviluppando un sistema di workflow in grado di coordinare e ottimizzare le attività dell’ufficio acquisti e dell’amministrazione.
Altra importante esigenza era la completa integrazione con l’ambiente Sap di E.On Produzione, aspetto delicato da valutare con attenzione, considerate le problematiche tecniche di integrazione di applicazioni esterne non sempre semplici da affrontare.
Giovanna Ruggieri, responsabile dei servizi informativi per i business di generation & trading di E.On Italia, ricorda, in una nota di Emc, che a fine 2008 era stata indetta una software selection basata su precise specifiche tecniche.
Analisi che ha portato a scegliere la soluzione Documentum, proposta da Comedata, per via della risposta ai parametri di valutazione qualità/prezzo e della comprovata integrazione con il sistema Sap.
L’implementazione di Documentum è iniziata a metà 2009 ed è stata completata nell’arco di pochi mesi, includendo le fasi di analisi di dettaglio e test necessarie per consegnare agli utenti un sistema testato e funzionante.
Perno della soluzione implementata è il modulo Emc Invoice Management for Sap, sviluppato da Emc Information Intelligence Group Consulting, che agisce all’interno di Sap rendendo trasparente l’integrazione di Documentum ed evitando costi aggiuntivi per ulteriori licenze di sistemi di workflow.
I documenti fisicamente archiviati in Documentum sono richiamati attraverso le Sap Gui e sono immediatamente disponibili.
Le fatture del ciclo passivo di E.On Produzione vengono ora scansionate ed archiviate nel repository di Documentum associando una serie di informazioni utili per la ricerca e visualizzazione in qualsiasi momento e direttamente dalle applicazioni Sap.
Il risultato del nuovo processo è una gestione più efficace, con minori rischi di errore e che ha permesso di semplificare e migliorare l’operatività del personale amministrativo di E.On Produzione. Inoltre, la possibilità di avere costantemente sotto controllo l’iter interno delle fatture e di risolvere prontamente qualsiasi problema, ha contribuito a migliorare il rapporto con i fornitori.
Tra i benefici principali riscontrati la nota cita la massima integrazione nell’ambiente Sap, maggiore efficienza nella gestione delle fatture del ciclo passivo, semplicità e immediatezza nella ricerca dei documenti direttamente dalle applicazioni Sap, sensibile diminuzione dei volumi di carta, maggiore efficienza operativa del personale amministrativo e una riduzione degli errori dovuti alla gestione manuale, oltre a flessibilità per sviluppi futuri e un migliore rapporto con i fornitori.
