Oltre l’archiviazione digitale: un sistema integrato basato su documento informatico e firma elettronica consente alle aziende di adottare strumenti di legal tech e di intelligenza artificiale. (L’autore dell’articolo è Francesco de Rugeriis, co-founder di Rokh)
Il documento informatico è a tutti gli effetti un documento. Su questo non ci sono ormai più dubbi: la materia che costituisce il documento, difatti, è ormai irrilevante.
Ma il concetto di documento informatico non è in realtà così recente.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), lo contempla sin dal 2005, definendolo come il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (v. Art. 1.1 lettera p) del CAD).
Anche il Regolamento Europeo eIDAS del 2014 ne parla, includendo nella definizione anche qualsiasi contenuto che sia conservato in forma elettronica, come registrazioni sonore, visive o audiovisive.
Alla luce di queste aperture definitorie, ne dobbiamo necessariamente desumere che per realizzare documenti informatici basta utilizzare appositi software che ne consentono la generazione nativa oppure procedere alla formazione mediante l’acquisizione degli stessi per via telematica, in poche parole: la scansione. Si tratta della cosiddetta “creazione per acquisizione”.
Il dubbio di tutti è legato al valore probatorio del documento informatico.
L’articolo 20 del CAD prevede che tali documenti soddisfino a pieno il requisito della forma scritta quando vi è apposta una firma digitale o altro tipo di firma elettronica, garantendo così alle parti sicurezza, certezza e piena validità dei documenti legali sottoscritti anche in caso di contenzioso.
È bene precisare, peraltro, che oggi il tema centrale riguardante il documento informatico non è più tanto la paternità dello stesso (chi ha firmato), quanto la responsabilità (chi ha materialmente apposto la firma elettronica).
A ogni modo: l’utilizzo di documenti informatici riduce i passaggi e le distanze, permettendo di ottimizzare i processi e determinando un notevole risparmio di tempo e risorse.
Guardando al futuro del modo di fare impresa, di fatto, l’utilizzo di documenti informatici nativi e firmati con strumenti digitali non può che portare indubbi vantaggi.
Utilizzare, ad esempio, una piattaforma come quella di ROKH consente alle imprese di avere a disposizione le migliori tecnologie e servizi per l’efficienza delle funzioni legali, corporate e amministrative nella gestione del ciclo di vita dei contratti e delle relative negoziazioni, sfruttando la tecnologia delle firme elettroniche e dei documenti informatici nativi.
È chiaro che le imprese devono guardare oggi al documento informatico pensando a ben di più che alla sola archiviazione digitale: un sistema integrato di documenti informatici e firme elettroniche consente, in prospettiva, di adottare con minor costi ulteriori strumenti di legal tech o di intelligenza artificiale, proiettando l’impresa verso il futuro.
Ottimo. L’integrazione digitale in ambito Legal tech è sicuramente un tema interessante e fondamentale per gestire al meglio le funzioni legali e amministrative in modo strutturato e minimizzando i margini di errore. Complimenti!