Un utilizzo smodato del mezzo internamente alle aziende è controproducente. Lo dice un sondaggio dell’Henley Management College
Posta elettronica contro telefono. Sicuramente il duello si gioca sul piano delle interrelazioni sociali, prima che professionali, e non è semplice individuare se i due strumenti di comunicazione siano complementari e dove diventino ridondanti.
Plantronics, commissionando una ricerca all’Henley Management College, ha cercato di affrontare l’argomento in termini statistici e scientifici. Partiamo da uno dei risultati dell’indagine che desta particolare attenzione: i manager europei trascorrono almeno due ore al giorno a leggere e scrivere e-mail. Ne risulta che, nell’arco di una carriera lavorativa di 40 anni, ben dieci anni vengono trascorsi per inviare o ricevere posta elettronica. Inoltre, è emerso che su un campione di oltre 180 senior manager di diversi Paesi, tre anni e mezzo della vita lavorativa sono spesi per scrivere e leggere e-mail irrilevanti: una vera perdita di tempo, dovuta al fatto che ben il 32 per cento dei messaggi inviati e ricevuti è considerato inutile.
I punti salienti dell’indagine
La ricerca svolta da Henley Management College si è posta l’obiettivo di esaminare come i manager percepiscono lo sviluppo e l’utilizzo dell’Ict nelle loro organizzazioni, come effettivamente usano la tecnologia e come essa impatta, in generale, sul loro ruolo e sulla loro attività.
Il primo risultato dell’indagine riguarda il fatto che il traffico di posta elettronica cresce in modo esponenziale; infatti, ogni mail inviata genera dai 4 ai 6 nuovi messaggi e così la gestione della mail è il principale impegno di chi si collega da remoto.
Questo nonostante, come si diceva, un terzo delle mail sia ritenuto irrilevante, un altro terzo importante ma non essenziale e solo l’ultimo terzo davvero indispensabile.
Fa perdere molto tempo, inoltre, il fatto che le mail risultano spesso poco chiare o “efficaci” (il 43 per cento dei manager intervistati ritiene che solo il 10 per cento delle e-mail ricevute comunichi in modo chiaro il messaggio).
L’approccio “in qualsiasi momento in qualsiasi luogo” ha avuto il vantaggio di ridurre i costi di gestione e favorire piani di lavoro flessibili. La crescente tendenza a offrire servizi alla clientela 24 ore su 24, sette giorni su sette, sta influenzando la vita dei lavoratori che utilizzano sempre di più la posta elettronica anche da casa, dato che un terzo dei manager intervistati possiede un palmare. A questo proposito, le interviste hanno rilevato che la posta viene controllata anche a notte fonda o nel weekend, e c’è subito il desiderio di rispondere per dimostrare che si è letto il messaggio.
Lunga vita al telefono
L’utilizzo esagerato della posta elettronica per comunicazioni interne è ritenuto dai manager un sostituto poco efficace delle discussioni faccia a faccia o a voce e, soprattutto, all’eccessivo scambio di mail viene imputato un allungamento dei processi decisionali.
n sostanza, la mail è molto utile esternamente e non sempre internamente all’azienda, dove può aiutare a migliorare i processi e la condivisione di informazioni, oltre che supportare le decisioni. Ma, per contro, se viene utilizzata in modo poco intelligente, può creare un ambiente impersonale, ridurre le capacità di intervento dei singoli individui e incoraggiare atteggiamenti difensivi che mirano a proteggere la propria posizione.
Rispetto alla conversazione telefonica, che aiuta a costruire rapporti, l’e-mail invece li indebolisce. «La nostra ricerca – ha commentato Peter Thomson, direttore di The Future work forum presso l’Henley Management College – dimostra che l’utilizzo delle e-mail è fuori controllo, spesso creando confusione e inerzia, mentre dovrebbe servire a consolidare e ricapitolare quello di cui si è discusso al telefono».
Dunque, concludono gli analisti, tornare a parlare al telefono può fermare il traffico di e-mail, risolvendo spesso problemi e accelerando le decisioni.
