Tra i tanti cambiamenti nell’organizzazione aziendale dettati dallo smart working diffuso, un obiettivo resta invece sempre in cima alla lista delle preoccupazioni per lo staff IT, la sicurezza.
Soprattutto, di fronte a un’affermazione di fatto del BYOD in azienda.
Timori giustificati: secondo un report Juniper Research, per le imprese il costo delle violazioni dei dati si attesterà a 4 trilioni di dollari entro il 2024.
Semmai, con la crescita del lavoro da remoto il tema diventa ancora più importante. Le organizzazioni infatti, sono chiamate a proteggere i propri dati anche oltre i confini degli uffici, indipendentemente dal dispositivo utilizzato dagli utenti e dal luogo in cui essi si trovino. In pratica, una versione estrema e inderogabile del tanto discusso BYOD di qualche anno fa.
Nella circostanza, Ricoh si candida al ruolo di partner per affrontare la questione e adeguare procedure e infrastruttura aziendale, a partire da una serie di indicazioni.
Tutto ruota intorno alle persone, un anello importante nella catena della sicurezza delle informazioni. Diventa quindi necessario coinvolgerle e aumentare la consapevolezza. Per passare allo smart working infatti, non è sufficiente dotare i lavoratori di tecnologie.
Occorre prima di tutto definire procedure precise da condividere con tutto il personale. La parola chiave deve essere semplicità. Policy complesse e articolate causano frustrazione e sono controproducenti, dal momento che i dipendenti cercano inevitabilmente di trovare scorciatoie per evitare di applicare le procedure esponendo così i sistemi a rischi e vulnerabilità.
Anche la sicurezza deve diventare smart
D’altra parte, gli hacker sono molto creativi e non hanno perso tempo nel cercare modi per effettuare attacchi sfruttando per esempio gli strumenti per la collaborazione a distanza, elemento cardine del nuovo modo di lavorare.
Considerare esclusivamente i sistemi tradizionali come i firewall e le soluzioni per la crittografia non è dunque più sufficiente. Nel nuovo contesto, è necessario tracciare l’utilizzo delle informazioni e l’accesso ai documenti, avvalendosi di piattaforme documentali specifiche.
Dallo smart working via libera al BYOD
Sempre più spesso, tutto questo avviene da dispositivi al di fuori del controllo aziendale. Piaccia o no, il BYOD è ormai una realtà. Per il reparto IT una sorta di rompicapo da affrontare e risolvere senza più scuse, Ormai, grazie alo smart working, i dipendenti utilizzano dispositivi personali su reti private, con il rischio di aprire nuove brecce alla sicurezza.
Quando è iniziata l’emergenza, però, molte imprese sono state colte alla sprovvista e non hanno avuto il tempo di fornire ai propri dipendenti dispositivi aziendali. Molti hanno iniziato a lavorare utilizzando dispositivi personali, e lo stanno ancora facendo.
Importante quindi supportare da subito i propri dipendenti con linee guida per la protezione dei dati. Per esempio, quando possibile le informazioni devono essere archiviate in un’area del sistema protetta da password ed è importante che i software antivirus vengano installati e periodicamente aggiornati.
Anche solo per la velocità con cui la sfida dello smart working si è presentata e per le incognite di uno scenario imprevisto, la sfida della sicurezza non è mai stata così ardua come in questo periodo.
Per affrontarla con successo, Ricoh consiglia prima di tutto di non confinare l’argomento all’interno del reparto IT. Tutti in azienda giocano un ruolo importante e hanno bisogno di ricevere indicazioni chiare e linee guida ben definite su come contribuire alla realizzazione di una postazione davvero sicura, dentro e fuori i confini degli uffici.
