La diffusione degli Enterprise Social Network (ESN) sta crescendo rapidamente e per le aziende più evolute stanno ormai diventando una necessità.
Si pensa che possano diventare la scelta naturale per la prossima generazione di soluzioni di collaborazione aziendale, e un hub centralizzato per tutte le attività di comunicazione e collaborazione.
Così, molte aziende stanno considerando una migrazione verso piattaforme ESN: ma qual è il modo migliore per effettuare la transizione?
Lo abbiamo chiesto a Bernardo Centrone, amministratore delegato e head of Southern & Central Europe di Orange Business Services, che con la sua società progetta l’implementazione di Enterprise Social Network.
Centrone suggerisce che per pianificare un’implementazione efficace degli ESN, può essere utile seguire un piano in tre fasi.
Obiettivi: Sapere cosa si vuole ottenere
Alcune società si lanciano nell’implementazione di soluzioni ESN senza aver identificato correttamente le esigenze o i risultati desiderati. Prima di gettarsi a testa bassa, il consiglio è avere chiare le esigenze, cosa ci si può aspettare dagli strumenti ESN, quali sono i problemi principali che sono destinati a incontrare e come misurare il successo. Partire con un solido piano d’azione e un caso d’uso chiaro e ben definito è un passo cruciale nella trasformazione digitale.
Modalità di aspetto
Proprio come con i social media personali, le soluzioni ESN enterprise sono personalizzabili e ne esistono di tutti i tipi. Quindi prima dell’implementazione è necessario avere una visione chiara dell’aspetto che si vuole dare alla soluzione, e come la si vuole presentare agli utenti, sia dal punto di vista visivo che funzionale.
Si tratta di rendere la transizione facile per i dipendenti. Quando si presenta la suite ESN come uno strumento che risolve un certo problema, e con chiari benefici di business, gli strumenti appariranno immediatamente attraenti. Così l’esperienza utente diventa trasparente per i dipendenti, che non avranno bisogno di un periodo di apprendimento.
Ottenere il consenso degli stakeholder
Il che ci porta all’ottenere il consenso degli stakeholder. Ci vuole il sì convinto di due gruppi principali management e utenti.
Che l’adozione degli ESN sia a livello dell’intera azienda o solo per un reparto particolare, è importante coinvolgere il management. È necessario che i dirigenti siano al corrente e convinti del valore e dei benefici che gli ESN portano al business. Perciò è importante spiegare loro la visione e gli obiettivi che stanno dietro all’adozione degli ESN. Ottenere il consenso del management dal primo momento può contribuire a rendere gli ESN il canale di comunicazione preferenziale e incoraggiare i dirigenti a promuovere l’uso della soluzione tra i collaboratori e i team di lavoro.
Ci sono due tipi di utenti: interni ed esterni. Se l’implementazione comincia prima “in casa”, è necessario che i collaboratori siano d’accordo, perché devono essere coinvolti direttamente e devono utilizzare gli ESN con regolarità – proprio come fanno con i loro social media personali.
Un ottimo modo per garantire l’adozione della piattaforma ESN da parti degli utenti è tramite un community manager. Questa persona è responsabile della promozione dell’uso degli ESN, e di conservare lo slancio iniziale nel tempo. Si tratta di un ruolo chiave che dovrebbe essere previsto chiaramente fin dall’inizio nella strategia ESN.
Sostituiranno le e-mail?
Una volta stabilito il piano in tre step per l’adozione degli ESN, quali vantaggi è lecito aspettarsi?
Gli ESN aiutano i team di lavoro a scambiare documenti, e hanno lo scopo di sostituire i numerosi e molteplici strumenti utilizzati quotidianamente. Lavorare in gruppo significa lavorare con molte e-mail che contengono allegati, file di grandi dimensioni e versioni multiple dello stesso documento: la gestione è complessa, per non parlare della difficoltà nell’identificare facilmente le versioni più recenti.
Collaborare tramite ESN aiuta i team di lavoro a diventare del 20% più efficienti, mentre la produttività dei dipendenti può aumentare del 21%. Le vendite salgono, aumenta la soddisfazione dei clienti e il turnover dei dipendenti si riduce fino al 65%.
I vantaggi sembrano evidenti. Alcuni studi sostengono addirittura che gli ESN sostituiranno le e-mail.
