Gli utilizzatori di strumenti di eProcurement nella Pubblica Amministrazione italiana riscontrano benefici significativi. Permangono tuttavia alcuni atteggiamenti che rallentano, in alcuni Enti, l’adozione di queste tecnologie.
L’eProcurement, ovvero il ricorso a strumenti tecnologici in grado di supportare il processo di acquisto, è un fenomeno che nella PA italiana è caratterizzato da dinamiche di diffusione vivaci, con trend che lo stanno rendendo una realtà sempre più presente negli Enti pubblici del nostro paese. Nel Rapporto conclusivo della terza edizione della Ricerca dell’Osservatorio eProcurement nella Pubblica Amministrazione della School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net), oltre ai dati sulla diffusione del fenomeno, sono analizzati nel dettaglio anche i benefici ottenuti dagli Enti che utilizzano queste soluzioni e le motivazioni che portano altri Enti a scegliere di non adottare soluzioni di eProcurement, perdendo così l’opportunità di cogliere tali benefici.
Gli utilizzatori di Gare e le Aste elettroniche, gli strumenti attraverso i quali “passano” i tre quarti del transato eProcurement della PA italiana, segnalano, oltre a interessanti risparmi sui prezzi di acquisto, incrementi di efficienza e di efficacia nella gestione dei processi connessi agli eventi negoziali.
Gli Enti utilizzatori di strumenti quali il Mercato Elettronico e i Cataloghi online pongono in primo luogo l’accento sui benefici legati all’aumento dell’efficienza dei processi di approvvigionamento. Tra questi risultano particolarmente importanti l’aumento della semplicità del processo, che rispecchia l’esigenza degli “acquisitori” della PA italiana di snellire le procedure per sgravare il lavoro di ufficio, e una maggiore “controllabilità” della spesa. Un ulteriore beneficio segnalato, che dipende spesso da un utilizzo “indiretto” del Mercato Elettronico, è quello di poter fare benchmarking, visionando le offerte di diversi fornitori.
Nel caso dei Negozi online a supporto delle Convenzioni, il principale beneficio emerso dall’analisi è legato alla possibilità di evitare di attivare una procedura di gara. Tra gli altri benefici segnalati ci sono anche: la possibilità di ottenere sconti aggiuntivi sulle Convenzioni, a patto che si passi dal Negozio online, la maggiore facilità di accesso al Negozio online rispetto ai canali tradizionali e la riduzione della documentazione cartacea generata.
A fronte di benefici significativi, sono tuttavia molti gli Enti che ancora non adottano l’eProcurement. L’analisi sulle barriere all’adozione effettuata dall’Osservatorio ha permesso di delineare alcuni “profili tipo”, volutamente “caricaturali”, che cercano di riassumere le caratteristiche salienti dei Responsabili Acquisti che rifiutano o rimandano l’eProcurement:
• l’”Indaffaratissimo” non adotta l’eProcurement per “mancanza di tempo”. La mancanza di tempo è una realtà che accomuna tutti i manager, da gestire definendo le “priorità”;
• il “Difensore dei Fornitori” non adotta l’eProcurement nella convinzione che i fornitori locali non siano pronti. In realtà, sia nel settore pubblico sia nel settore privato, l’esperienza raccolta in anni di esperienza degli Osservatori eProcurement nella PA e B2b dimostra che i fornitori, magari con tempi diversi a seconda delle loro caratteristiche, “si adeguano”, salvo casi molto particolari;
• l’”Inconvincibile” non adotta l’eProcurement nella convinzione che i benefici siano insufficienti. La percezione che l’eProcurement porti benefici insufficienti viene tuttavia smentita da ogni utilizzatore “maturo”;
• il “Tecno-scettico” non adotta l’eProcurement a causa dell’errata convinzione che la tecnologia oggi esistente non sia adeguata. Si tratta di una posizione palesemente errata, confutata con forza e resa inconsistente dall’esperienza delle centinaia di utenti di soluzioni di eProcurement pienamente adeguate alle esigenze della Pubblica Amministrazione italiana.
Completa il quadro una quinta tipologia di Responsabile Acquisti: quello che dichiara di non avere le competenze necessarie per poter utilizzare l’eProcurement. Questa barriera è reale e presente in molti Enti, e denota la consapevolezza di dover disporre di un adeguato know-how al fine di avviare un buon progetto di eProcurement. Il miglior modo per sviluppare le competenze, però, è quello di “sporcarsi le mani”, per apprenderle “cammin facendo”.
*Paolo Catti e Giovanni Calabria, Osservatorio eProcurement nella PA – School of Management del Politecnico di Milano
