Per ogni fattura si risparmia da 2-3 euro a 80 euro in funzione del settore e del tipo di adozione. E i vantaggi si registrano nelle aziende di ogni dimensione. L’analisi dell’Osservatorio della School of management del Politecnico di Milano.
Anche per la fattura elettronica c’è bisogno di fare sistema. E’ l’appello della School of management del Politecnico di Milano che chiede a banche, imprese, Pa, professionisti e legislatore di unire le forze per fare decollare la fatturazione elettronica.
D’altronde il gioco è di quelli che il moderno linguaggio manageriale definisce win-win. Vincono tutti. Le grandi imprese più delle piccole, ma questo solo perché il volume dell’attività amministrativa è il driver della faccenda. E’ solo una questione di tempi. I grandi recuperano prima l’investimento, ma i piccoli ci impiegano poco di più e al massimo arrivano a un po’ meno di un paio d’anni.
La prospettiva del valore è quella scelta da Alessandro Perego, responsabile scientifico dell’Osservatorio che ha preferito mettere l’accento sui soldi che la fattura digitale permette di risparmiare alle aziende.
“Secondo le nostre stime, sono circa 1,3 miliardi le fatture B2b scambiate ogni anno in Italia – in tutti i settori – e circa 1 miliardo le fatture B2c, prevalentemente nei settori energia, telefonia e prestazioni professionali. A questo totale si possono applicare benefici potenziali per ciascuna fattura compresi tra i 2-3 euro e gli 80 euro, in funzione del settore e del grado di copertura della soluzione implementata. Il beneficio potenziale per l’Italia – in termini di aumento di produttività – derivante dall’adozione diffusa della fatturazione elettronica risulterebbe compreso tra i 10 miliardi di euro l’anno – se le logiche della dematerializzazione fossero applicate alla sola fase di fatturazione – e i 60 miliardi di euro l’anno – nel caso in cui l’adozione fosse estesa all’intero ciclo ordine-pagamento. Si tratta di valori compresi tra l’1% e il 4% del Pil. Un’adozione estesa della Fatturazione Elettronica avrebbe, inoltre, un impatto atteso sulla Pa estremamente significativo – prudenzialmente stimato tra 300 milioni e 2 miliardi di euro di benefici annui, in funzione del modello di adozione – e altrettanto significativa sarebbe la ricaduta potenziale sui fornitori della Pa”.
Fattura elettronica come fase di un processo più ampio
Ma visto che in giro c’è ancora un po’ di confusione sull’argomento, Perego preferisce chiarire di cosa si sta parlando.
“Quando si parla di fattura elettronica si parla di tante cose. Per questo è necessario chiarire che la fattura elettronica è parte di un processo più ampio che comprende ordine, consegna, fattura e pagamento. Ed è solo una parte di questo processo”.
Si può parlare infatti di fattura elettronica come conservazione sostitutiva dei documenti, fattura come processo interaziendale dove la differenza è data dal fatto se i documenti scambiati sono strutturati (documenti che seguono uno standard) o destrutturati (senza standard) o la intera digitalizzazione del ciclo dove la fattura è una parte del meccanismo.
Dalla conservazione sostitutiva all’intera digitalizzazione
Il Politecnico ha preso in considerazione tutti e tre i modelli per scoprire che nel primo caso (conservazione sostitutiva) i benefici netti parlano di 1-2 euro per fattura con un payback inferiore all’anno e vantaggi che derivano dall’aumento della produttività personale.
Con il secondo modello i benefici variano da1 a 4 euro per ciclo quando il dato è destrutturato e 10 euro per ciclo se il dato è strutturato. Il payback è sempre inferiore all’anno.
Con il ciclo completo il salto è sensibile. I risparmi sono stimati in 30-80 euro per ciclo con un payback che è largamente inferiore all’anno. In questo caso i vantaggi oltre a riguardare l’aumento della produttività personale riguardano la riduzione dei costi “della non qualità”, che riguardano gli errori nell’introduzione dei dati.
Quattro regole da seguire
1) Puntare all’integrazione di processo: i benefici che si ottengono dall’allargamento dell’ambito di progetto – dalla sola conservazione all’invio elettronico delle fatture in formato strutturato, fino all’integrazione con le fasi di gestione ordini, consegna e pagamento – sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locale.
2) Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo: la maggior parte degli errori in fattura dipende da errori commessi nella fasi a monte del processo e, in particolare, dal disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni, e questi errori non sono eliminabili se non si agisce sulla qualità dei dati, all’origine e lungo l’intero processo.
3) Progettare un percorso di adozione graduale: per implementare i modelli di fatturazione elettronica più completi – quelli che promettono i benefici più consistenti – è possibile procedere per “passi”, attraverso i modelli più semplici, a patto di avere da subito una visione di insieme che punti al “traguardo” finale.
4) Un unico processo con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori: la varietà dei canali di comunicazione con clienti e fornitori (Edi, portali, Pec, fax, ecc.) – inevitabile, date le differenze nel grado e nella maturità di adozione – non impedisce di progettare un unico processo interno ottimizzato che realizzi, ad esempio, una riconciliazione automatica fatture-ordini indipendentemente dal canale con cui pervengono le fatture.
