Via libera al documento fiscale digitale anche senza un precedente accordo con il destinatario. Consentito anche l’utilizzo dei sistemi tecnologici ritenuti più idonei, purché siano garantiti i requisiti di autenticità e integrità della fattura elettronica.
Con la circolare n. 18/E, l’Agenzia delle Entrate detta nuove indicazioni per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione in formato elettronico.
Innanzitutto, alla luce
delle modifiche agli articoli 21 e 39 del DPR n. 633/1972 (introdotte dalla Legge di Stabilità 2013), la circolare chiarisce che per distinguere
le fatture elettroniche
da quelle cartacee non è rilevante il formato (elettronico o
cartaceo) utilizzato per la sua creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato
elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono
essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità,
vengono
successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere
considerate fatture elettroniche quelle che, seppur create in formato cartaceo, vengono successivamente trasformate in documenti informatici e inviate e ricevute tramite posta
elettronica.
Viene, inoltre, espressamente chiarito che la fattura può essere elettronica per chi la emette e analogica per chi
la riceve e viceversa. Laddove l’emittente trasmetta
o metta a disposizione
del
ricevente una fattura elettronica, quest’ultimo può non
accettare il processo, e la fattura si considererà
elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e analogica in capo al ricevente.
In relazione all’obbligo, previsto
dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972, di assicurare l’autenticità
dell’origine, l’integrità
del contenuto e la
leggibilità della fattura elettronica, la circolare precisa che sono tenuti a garantire il rispetto di questi requisiti sia il fornitore/prestatore
sia
il cessionario/committente,
anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro. La circolare, richiamando quanto previsto dalle Note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE,
precisa che l’origine
di una fattura si considera autentica
quando l’identità del
fornitore/prestatore o dell’emittente sono certi e che l’integrità del contenuto è garantita anche quando varia il formato della fattura (conversione in altri formati, come ad esempio da MS word a XML), a patto che i dati non siano alterati. Infine, il documento
di prassi ricorda che il requisito di leggibilità deve essere garantito per tutto il periodo di archiviazione della fattura attraverso un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico.
Chi emette la
fattura elettronica, come previsto dalla nuova formulazione dell’articolo 21 del DPR n. 633/1972, può utilizzare i sistemi tecnologici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità. La circolare prende in esame a titolo esemplificativo i
sistemi di controllo di
gestione, la firma elettronica e i sistemi EDI. In particolare,
chiarisce che chi sceglie di
utilizzare un sistema di controllo di gestione deve assicurarsi che non venga conservata soltanto la fattura ma che, per tutto il ciclo di vita del documento, sia disponibile anche
la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità, consentendo cioè che il valore di un componente sia verificabile almeno con una fonte indipendente.
Inoltre, il nuovo articolo 21 del DPR n. 633/1972 non
richiede più il “previo accordo
con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura. È quindi sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione
utilizzato. Oltre
a ciò, è possibile trasmettere per via elettronica allo stesso destinatario più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto, inserendo una sola
volta le informazioni comuni (come ad esempio le generalità dell’emittente,
la
partita Iva, la data di emissione, e
così via), a patto che sia possibile accedervi da ogni fattura. La circolare chiarisce, infine, che, anche nel caso in cui il destinatario
non accetti il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione
del processo di fatturazione con quello di conservazione
elettronica, sempre che siano rispettati i requisiti di autenticità, integrità e
leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione.
Gli operatori economici
possono emettere fattura differita
anche in caso di prestazioni di servizi,
e non
più solo in presenza di cessione di beni,
a patto che nel documento siano
indicate nel dettaglio le operazioni effettuate e che sia disponibile la relativa documentazione
commerciale
attestante la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti.
Infine, nella fattura semplificata, prevista per importi non superiori a 100 euro, è possibile, senza precludere l’esercizio del diritto alla detrazione, riportare alternativamente o gli elementi “tradizionali”
(ditta, denominazione, nome, cognome, ecc.) o, a seconda dei casi, il codice fiscale, la partita
Iva, il numero di identificazione Iva per i soggetti passivi stabiliti in altro Stato Ue. Inoltre, in fase di registrazione, è possibile riportare soltanto il numero di partita Iva o il codice fiscale del cessionario/committente, se questo è l’unico dato indicato. In più, in modalità semplificata, la fattura rettificativa può essere emessa a prescindere
dall’importo
certificato. Da ultimo, la circolare conferma che anche la fattura
semplificata può sostituire la fattura-ricevuta fiscale.
