L’obbligo della fatturazione elettronica per il comparto dei carburanti non è partito il 1° luglio, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, dato che il Governo ha emanato un decreto ad hoc (DL28 giugno 2018 n. 79) per posticipare l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per le stazioni di rifornimento al primo gennaio 2019.
Resta confermata l’entrata in vigore dal 1° luglio, della fatturazione elettronica per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della Pubblica amministrazione.
Quindi, per la data del 1 gennaio 2019, ogni azienda, non solo quelle che trattano di carburanti, dovrà essere attrezzata per produrre, inviare, ricevere e conservare fatture in formato elettronico XML.
Alfieri Voltan, Presidente di SIAV, realtà esperta di soluzioni e servizi informatici per la dematerializzazione e gestione documentale, la fatturazione elettronica osserva in una nota che “Questa situazione ha portato alla luce il fatto che molte imprese si siano mosse con ritardo o non si siano ancora mosse per affrontare il passaggio dalla fatturazione tradizionale a quella elettronica. La fatturazione elettronica è un cambiamento radicale, che oggi obbliga le aziende a investire e rinnovare processi e procedure, ma darà anche l’opportunità di ottenere significativi vantaggi economici, grazie alla completa automazione e integrazione dei processi, riducendo e ottimizzando alcuni costi, come ad esempio l’eliminazione delle attività di data entry manuale con riduzione di errori di registrazione e smarrimenti, e la riconciliazione automatica dei dati”.
Le sei azioni da intraprendere in sei mesi
La maggior parte dei vantaggi apportati dalla fatturazione elettronica, osserva Siav, non risiede perciò nei risparmi dei costi di stampa e postalizzazione del documento cartaceo, quanto nella maggiore automazione ed integrazione del processo tra parti commerciali, dal momento di emissione a quello di pagamento.
Per adeguarsi alla nuova normativa nei pochi mesi restanti, SIAV ha stilato una check list delle cose che le aziende devono fare.
Registrare il proprio indirizzo telematico presso il servizio di registrazione dell’Agenzia delle Entrate (indirizzo PEC o codice destinatario), per non rischiare di ricevere le fatture XML su canali indesiderati.
Richiedere il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC dei clienti per assicurarsi che si siano registrati e crearsi così un database per poter inviare le fatture – in modo corretto – già dal 1 gennaio.
Verificare che il proprio sistema gestionale e documentale sia predisposto alla raccolta dei dati specifici per la fatturazione elettronica B2B e alla generazione dell’XML.
Scegliere la soluzione software o il servizio in outsourcing da adottare per gestire i processi di fatturazione elettronica.
Dotarsi, in caso di operazioni con l’estero, di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, in grado di gestire l’invio sia su canale SdI che su altri canali.
Organizzarsi al meglio per la conservazione digitale, decidendo se gestirla in house, con tutti gli oneri e le responsabilità che questo comporta, o tramite appositi servizi in outsourcing offerti da fornitori IT.
Per Leonardo Bernardi, General Manager di SIAV, è importante non lavorare solo sull’ultimo miglio del processo ma sull’ecosistema completo: l’entità del progetto può variare molto a secondo della tipologia di organizzazione in termini di dimensione e di attività svolta, per questo SIAV ha soluzioni in cloud ed on premise, che permettono di rispondere alle esigenze specifiche di aziende di ogni dimensione e settore, anche grazie alla collaborazione con i nostri partner di canale.
