Con l’obiettivo di estendere le capacità di gestione automatizzata dei flussi documentali, Kyocera Document Solutions ha annunciato la disponibilità della versione 7.0 di AutoStore.
Basata su una struttura server/client, la soluzione middleware di Nuance permette di catturare, elaborare e distribuire informazioni cartacee e digitali verso applicazioni aziendali in modo strutturato, garantendo piena sicurezza del patrimonio informativo gestito di aziende di qualsiasi dimensione interessate a evitare la gestione manuale dei documenti.
Il riferimento non è a documenti qualsiasi, ma a fatture, bolle e Ddt che, anche negli uffici più organizzati, possono risultare difficili da ricercare e integrare all’interno del processo di archiviazione per essere utilizzati in maniera corretta e produttiva.
Come funziona
Da qui la proposta di una soluzione che utilizza l’infrastruttura di rete esistente e struttura il lavoro in tre fasi: cattura, elaborazione e distribuzione dei documenti.
In questo modo, come spiegato in un microsito dedicato, la soluzione cattura le informazioni dai sistemi multifunzione Kyocera, così come da dispositivi mobili, email, fax server, cartelle pubbliche condivise, siti Ftp, applicazioni Microsoft Office, pc desktop, flussi di dati Xml e da altre fonti ancora.
Una volta acquisito, il dato viene elaborato tramite la conversione dei documenti in Pdf ricercabili e in formato epub, Rtf, Xls, riconoscimento codici a barre, lavorazione delle immagini, soluzioni di crittografia, e indirizzato verso sistemi di gestione documentale. Il dato viene, infine, preparato e indicizzato per poter essere reso disponibile in tempo reale su diversi canali e a differenti destinatari per i successivi processi di elaborazione.
I vantaggi
Da qui la possibilità per servizi finanziari, assistenza sanitaria, legale, Pubblica amministrazione e istruzione che, più di frequente, utilizzano le soluzioni per la cattura dei documenti, di beneficiare di una soluzione che, oltre ad aumentare la produttività, semplificare i processi aziendali e ridurre i costi di gestione, offre accesso alle informazioni personalizzato.
Nello specifico, applicata sul pannello touch screen del sistema multifunzione Kyocera e abbinata all’interfaccia grafica Process Designer, AutoStore 7 consente di costruire e personalizzare i flussi documentali, dalla cattura alla distribuzione in repository dedicati.
