Secondo il fornitore di servizi di gestione del capitale umano Adp, fraintendere la vera natura dei servizi di outsourcing, temere di perdere il controllo sulle informazioni o sbagliare la scelta del partner sono alcune delle paure segnalate dalle aziende che si apprestano a scegliere una soluzione in outsourcing per la gestione delle risorse umane.
Da qui la constatazione di come gli errori nel processo decisionale e nella scelta del giusto partner possono rivelarsi piuttosto costosi anche in tempi come questi, dove le organizzazioni scelgono sempre di più l’esternalizzazione per gestire i processi Hr e payroll.
Ecco che, allora, per sfruttarne al meglio il potenziale occorre evitare sette dei più comuni errori individuati con un’indagine da Adp nella scelta per l’esternalizzazione la gestione delle risorse umane e del libropaga.
Il primo è capire, al proprio interno, se l’azienda necessita semplicemente di nuovo software o di un vero e proprio processo esternalizzato che garantisca la gestione di tutti gli aspetti legati all’organizzazione delle risorse umane.
Il Business process outsourcing, infatti, viene spesso confuso con altre soluzioni di outsourcing e accade che il processo di esternalizzazione riguardi solo alcuni elementi dell’infrastruttura It o della gestione delle applicazioni, senza invece essere orientato dal business case.
Se non viene attuato alcun trasferimento di rischi e responsabilità non si tratta di Bpo ed è, invece, importante per le aziende esaminare l’intero ventaglio di opzioni prima di scegliere il proprio fornitore.
Occorre, in seconda battuta, ricordarsi che la gestione affidata a un fornitore esterno è un servizio fornito, non un’operazione persa.
Alla preoccupazione di perdere il controllo sulle informazioni sensibili va risposto ricordando che i fornitori di rilevanza mondiale dispongono di personale con costante formazione ed esperienza in fatto di trattamento dei dati e normative locali e di sicurezza delle informazioni, grazie a centri tecnologici di servizi e piani di ripristino in caso di disastro.
Inoltre, pur individuando nei servizi software che fanno uso del self-service e dell’automazione il futuro dei processi Hr, va chiarito una volta per tutte che gli strumenti informatici non riusciranno mai a sostituire completamente la competenza umana nella fornitura di servizi legati alla gestione del personale e del payroll.
Con ciò, dopo aver sentenziato che i migliori servizi di Business process outsourcing sono quelli che combinano conoscenze e competenze umane con le tecnologie d’avanguardia, il prezzo non dovrebbe essere l’unico parametro di scelta per l’esternalizzazione dei questi processi.
L’outsourcing in ambito Hr dovrebbe anche sulla necessità di liberare tempo a disposizione dei dipendenti impiegandolo invece per la pianificazione strategica, la soddisfazione dei clienti, i processi decisionali e lo sviluppo delle competenze di base.
Di fondamentale importanza è poi il tempo investito nella scelta del fornitore di servizi che va selezionato tenendo conto di fattori “chiave”, come l’accuratezza, il livello generale di servizio e l’affidabilità di un fornitore.
Spesso spinte dalla necessità di sbarazzarsi di un problema il prima possibile, alcune organizzazioni si rivolgono, infatti, al fornitore in grado di offrire i tempi di implementazione più brevi invece di concentrarsi sulla presenza di un piano adeguato per la transizione dei processi o il loro spostamento in siti offshore o esternalizzati.
Infine, una volta presa la decisione di esternalizzare Hr e payroll, le aziende potrebbero cedere alla tentazione di attuarla il prima possibile. Tuttavia, affinché il Bpo delle risorse umane si riveli di successo occorre una pianificazione accurata, una gestione proattiva del cambiamento e una partnership stretta e collaborativa con il fornitore.
Vale, infatti, la pena, è l’ulteriore consiglio, che le organizzazioni, nella fase che precede l’implementazione, si concedano il tempo per assicurarsi che il sistema di Business process outsourcing scelto sia adatto all’azienda e sufficientemente solido per affrontare le sfide di business future.
