Da una ricerca Ricoh emerge che i manager europei non governano appieno l’impatto ambientale del document management. Italiani comunque fra i più responsabili.
L’indagine Ricoh Document Strategy Index è stata condotta per conto di Ricoh Europe da Coleman Parkes Research fra luglio e agosto 2009 intervistando 311 decision maker senior, responsabili della gestione documentale di medie e grandi aziende nei settori dei servizi finanziari, professionali, pubblici, Tlc e Media di Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda.
La ricerca ha evidenziato che solo una minoranza tra le aziende europee intervistate stabilisce obiettivi e analizza le implicazioni ambientali della governance documentale, tra cui l’efficienza energetica e il riciclo. Mentre il 67% dei top manager stabilisce obiettivi di costo per la governance documentale, solo il 41% degli intervistati definisce target correlati alla riduzione dell’impatto ambientale.
Ciò sta a significare che i manager europei sottovalutano i benefici per la sostenibilità aziendale connessi all’implementazione di strategie per il contenimento dei costi.
Dalla ricerca emerge anche che in buona parte delle aziende la responsabilità per la governance documentale è decentrata e frammentata: solo il 39% degli intervistati dichiara di aver attuato una strategia aziendale in tal senso. Il 32% dei manager afferma che l’uso della stampa in fronte-retro è lasciato a discrezione dei dipendenti, e solo il 18% degli intervistati ha definito precise procedure in tal senso.
Quasi la metà dei manager europei non conosce le procedure aziendali in tema di riciclo e il 40% non è al corrente della prassi per il riciclo dei toner.
Per affrontare queste problematiche, secondo Ricoh bisognerebbe adottare una strategia centralizzata per la governance documentale: ciò consentirebbe di analizzare le attività aziendali nel loro complesso e fornirebbe dati precisi in base ai quali monitorare il raggiungimento degli obiettivi e la riduzione dei costi, permettendo inoltre di identificare le possibili aree di miglioramento.
Analizzando i dati emergono differenze nelle modalità in cui la riduzione dell’impatto ambientale viene inclusa nelle strategie di governance documentale nei vari paesi.
Francia e Italia risultano i paesi con l’approccio ambientale più efficace, mentre Regno Unito e Irlanda occupano l’ultimo posto in classifica.
Tuttavia, nessuno dei paesi esaminati supera il 50% del punteggio massimo ottenibile e ciò indica che vi è spazio per notevoli miglioramenti per ridurre l’impatto complessivo sull’ambiente.
