Come si può proteggere l’azienda dalle interruzioni della posta elettronica, senza fermarsi al semplice backup dei messaggi? Ne parliamo con Maurizio Taglioretti di Gfi Software.
L’e-mail è diventata uno strumento di comunicazione fondamentale: l’interruzione della posta elettronica si traduce in perdita di produttività, problemi di conformità e normativi legati alla perdita dei dati, financo in una perdita di profitti.
Minimizzare i tempi di interruzione del servizio di posta elettronica rappresenta quindi un elemento di crescente importanza dell’infrastruttura di comunicazione, nonché della strategia di disaster prevention e di ripristino di un’azienda.
Per Maurizio Taglioretti, Channel Sales Manager Southern Europe, Middle East, Africa and Turkey di Gfi Software, la gestione del rischio e gli esercizi di pianificazione della business continuity dovrebbero quindi includere tra le priorità l’uptime della posta elettronica.
Ma l’azienda non deve confondere l’email continuity con l’archiviazione della posta, attività utile e necessaria per il disaster recovery, ma non per fornire un uso continuativo e lineare della posta quando si verificano errori a livello di hardware o software, o un problema più grave.
L’interruzione del servizio di posta elettronica è uno scenario possibile per le aziende. Secondo un’analisi di Osterman Research, il downtime medio inatteso dei sistemi di posta è di 53 minuti nel corso di un mese, o di 10,6 ore nel corso di un anno. Ecco perché, secondo Taglioretti, le aziende hanno bisogno di considerare l’impatto potenziale del downtime della posta sulle loro attività.
Ma come si risolvono i problemi di interruzione della posta elettronica?
Le interruzioni della posta possono essere facilmente mitigate, a costi minimi. Purtroppo, molte aziende non sempre sanno distinguere tra il concetto di backup di posta, una soluzione di archivio delle email, o una soluzione di continuità per la posta. Se è vero che la maggior parte delle organizzazioni ha in atto una strategia di disaster recovery, tale strategia è tipicamente legata alla ricostruzione di hardware e/o software, e il ripristino di dati storici della e-mail da una soluzione di backup o di archivio, cosa che è ben diversa dall’avere un accesso continuativo all’e-mail in caso di un’interruzione. Le aziende hanno invece bisogno di un servizio o di un sistema che fornisca funzionalità in maniera continua. Per garantire continuità al business e alla e-mail indipendentemente dalla rete locale, le aziende hanno bisogno di un servizio off-site che consenta loro di portare avanti le comunicazioni critiche via e-mail, inclusa la possibilità di accedere ai messaggi che sono stati inviati all’azienda mentre l’infrastruttura è bloccata.
Quindi si può parlare di e-mail continuity in modalità hosted…
Un servizio hosted di e-mail continuity consente a un’azienda di evitare perdite di produttività, di business e altre conseguenze che derivano dalle interruzioni di posta. Rientrano in questa categoria tre servizi.
Solo queuing: i messaggi vengono messi in coda quando non possono essere recapitati, tipicamente quando un server di posta è offline. Gli utenti non hanno accesso a quei messaggi finché il loro server di posta torna nuovamente online, dopo di che il servizio di queuing recapita i messaggi in attesa. Le email non vengono perse, tuttavia, la produttività è frenata. Continuità via queuing e servizi di posta integrati: in questo caso, i messaggi vengono messi in coda nel caso non possano essere recapitati. Inoltre, gli utenti possono visualizzare i messaggi, rispondere, e crearne di nuovi. Quando il server di posta torna a essere online, il servizio mette a disposizione i messaggi ancora in coda. Nessuna e-mail viene persa e la produttività non ne risente.
Rolling continuity: invece di mettere in coda i messaggi solo quando il server è bloccato, tutti i messaggi sono continuamente messi in coda, e archiviati su disco per almeno una settimana o più. Se il server di posta del cliente va offline o alcuni dati diventano corrotti, l’amministratore può eseguire il loro play-back e tornare a un precedente flusso di messaggi di posta in un punto qualsiasi. Tipicamente, gli utenti avrebbero inoltre accesso a un meccanismo integrato basato su web per accedere a quei messaggi, nel caso in cui l’e-mail locale non fosse disponibile. Questa è una soluzione sofisticata di e-mail continuity.
Quali sono i benefici di un servizio hosted di e-mail continuity?
Sono tanti: nessuna necessità di investire in nuovi sistemi hardware o software; la continuità è automatica e immediata; i dipendenti possono continuare a lavorare, accedendo e rispondendo alla posta; non si perdono messaggi; le aziende che hanno la necessità di mantenere una copia delle e-mail non incorreranno in problemi di conformità o normativi; il personale It non ha bisogno di investire tempo in training o manutenzione.
Cosa devono considerare le aziende per valutare un servizio hosted di e-mail continuity?
In primis l’ammontare dell’investimento necessario: una buona soluzione di continuità in modalità hosted dovrebbe richiedere una spesa minima e tempi di set up altrettanto ridotti.
Poi il service level agreement offerto dal vendor, quanto lavoro continuativo viene richiesto al team It aziendale, e se il servizio di continuità ha bisogno di essere attivato manualmente nel caso si verifichi un’interruzione.
Quindi il livello del supporto offerto dal provider, in termini di ore di disponibilità, supporto e-mail rispetto al supporto telefonico; semplicità di utilizzo; modello di pricing, esistenza di una infrastruttura distribuita.
