L’intranet di Rti (Reti Televisive Italiane), società del Gruppo Mediaset, è stata progressivamente costruita con un lavoro di team fra esperti di televisione e la direzione sistemi aziendale. Ora è diventato un Eip con forte accezione per la gestione della conoscenza.
Intranet e portale, parole nuove nate negli ultimi anni Novanta, si sposano in questo caso con uno strumento, il televisore, ormai da decenni nelle nostre case. Fruire della televisione è facile e immediato: è sufficiente azionare il telecomando. È invece più complesso capire come si fa televisione, dalla definizione del palinsesto, alla produzione dei programmi, alla loro diffusione via etere o via cavo, alle nuove tecnologie, dalla televisione digitale a Internet. Dopo le prime sperimentazioni, l’intranet è ormai diventata in Mediaset uno strumento di diffusione della conoscenza, oltre a essere anche uno strumento di innovazione dei processi aziendali, dall’automazione delle presenze dei dipendenti all’accesso ai data warehouse di business, dai diritti alle risorse artistiche. L’intranet di Rti nasce sperimentalmente nel 1996, ma assume una fisionomia organica dal 1998, anno nel quale sono state anche promosse iniziative a livello del Gruppo Mediaset, da Wave, sito di comunicazione interna verso i dipendenti, a Sinoptica, per la diffusione della rassegna stampa e della banca dati della comunicazione aziendale, al sito di Publitalia, alla rubrica telefonica aziendale. I siti Mediaset e quelli Rti coesistono nella stessa intranet, che presenta anche link con altri siti Internet del Gruppo, in particolare con quelli di Mediadigit (TgCom, Tg5.it, Mediasetonline), Publitalia, e con il sito istituzionale Mediaset che, oltre alla struttura del Gruppo e ai dati di bilancio, riporta informazioni sulle iniziative aziendali e sulla comunicazione esterna.
"La rete interna di Rti è centrata sul prodotto televisivo – sottolinea Paolo Balconi, Responsabile Sviluppo Sistemi Rti – in quanto tutte le principali componenti della catena del valore ne sono interessate, dal marketing, alle produzioni programmi, alla banca dati delle risorse artistiche e dei diritti, alla ricerca e sviluppo".
L’evoluzione della intranet
In tutto sono ormai attivi oltre trenta siti, alcuni dei quali hanno nomi accattivanti, come Monitor valley dedicato al marketing e al merchandising, Sigma dedicato alla gestione materiali, o Link Site, dedicato alla ricerca e sviluppo. La home page della intranet contempla più sottoinsiemi: i siti di consultazione aperti a tutti i dipendenti, i siti ad accesso riservato, i siti di servizio, i link ai siti Internet di Gruppo e di interesse generale, fra i quali Mediasetonline dedicato all’approfondimento dei programmi Tv. Dal 1998 a oggi sono stati creati circa 5 siti all’anno, l’ultimo dei quali è quello dedicato all’euro, la cui costituzione è stata promossa dal Comitato direzionale euro del Gruppo. Il sito euro è stato progettato dalla direzione sistemi in stretto collegamento con il Comitato guida di Gruppo del Progetto euro, con la Direzione sviluppo e formazione, e con Consiel, società di consulenza che sta curando la formazione Euro ai dipendenti del Gruppo. Nel sito Euro sono disponibili, fra l’altro, le linee guida di Gruppo in materia amministrativa, fiscale e legale, e il materiale presentato nei seminari erogati ai dipendenti, con riferimento alle tecniche di benchmarking, utili per prendere dimestichezza con la nuova valuta. La costruzione di un sito intranet è un fatto stimolante per uno specialista It abituato da anni a progettare applicazioni gestionali – ci ha confidato Franco Castoldi, di Sviluppo Sistemi Rti che ha coordinato la realizzazione del sito euro –. L’aspetto innovativo è l’interazione con nuovi interlocutori aziendali ed extraaziendali, dagli esperti di grafica e comunicazione alle software house specializzate in multimedialità. Anche il rapporto con l’utente aziendale si modifica. Si tratta sempre di raccogliere specifiche e di dare suggerimenti tecnici, tuttavia in un contesto più aperto e creativo". La creatività, infatti, è una dimensione chiave. Si chiamano siti – ha aggiunto Balconi – perché sono luoghi di incontro virtuale, che saranno visitati solo se utili, gradevoli e facili da consultare. Intranet per noi non significa però solo consultazione e distribuzione dell’informazione, ma anche un nuovo modo di realizzare applicazioni, per i ridotti costi di sviluppo e la rapidità di start up".
Le architetture sottostanti
Intranet è non solo software, ma richiede anche potenti e affidabili architetture tecnologiche, in particolare una rete di trasmisssione dati che assicuri tempi di risposta adeguati e server di elaborazione scalabili. La intranet Mediaset-Rti ha registrato nell’ultimo biennio un progressivo incremento dei volumi: attualmente le page view si avvicinano alle ottocentomila mese, e sono raddoppiate negli ultimi mesi. La velocità trasmissiva di campus e il network management sono stati i capisaldi che hanno consentito di tenere dietro all’incremento del numero di utenti e delle transazioni – ci ha detto Mario Barell, direttore Architetture e Tecnologie della Direzione Sistemi Rti -. Con il progetto Fast Ethernet, realizzato fra il 1997 e il 1999, nei nostri campus possiamo contare su velocità di 100 megabit. Con il Progetto Network Management, sviluppato con Albacom, Dimension Data e Cisco, tramite sonde installate nei punti nevralgici della rete e con il sistema OpenView di Hp installato presso il Centro di Controllo Rete di Albacom, possiamo tenere sotto controllo il livello di servizio". L’architettura tecnologica della intranet Mediaset-Rti si basa su Java per la distribuzione di funzionalità browser, su tecnologie push per la distribuzione delle informazioni all’utenza, e su Xml per l’integrazione con i siti Internet. Le competenze tecnologiche di taglio sistemistico richieste a un progettista intranet sono diversificate – ha proseguito Barell – si va dalla expertise sugli application server, nel nostro caso l’Application Server di Oracle, Bea Weblogic e Websphere di Ibm, alla conoscenza degli standard di digitalizzazione e compressione per lo streaming audiovisivo. Rispetto alle competenze che doveva avere un sistemista quindici anni fa per gestire database e Tp monitor, quali ad esempio Db2 e Cics, il panorama si è molto allargato, passando dal software di sistema al middleware".
In parallelo alla intranet sono stati sviluppati anche siti extranet, fra i quali Rete in Rete, per la diffusione in rete dei palinsesti, destinati ad oltre 100 redazioni e agenzie di stampa. Per chi coordina progetti applicativi, intranet vuol dire padronanza di nuove componenti tecnologiche e gestionali – ci ha confermato Dario Malini di Sviluppo Sistemi, cui è affidato lo sviluppo del sito Intrattenimento -. Infatti il crescente utilizzo di filmati e la esigenza di fornire informazioni qualitative anche di taglio estetico, come look e colori, richiedono competenze tecnologiche sulle immagini in movimento, sui motori di ricerca, abbinate a capacità di presentazione delle informazioni".
"Il segreto sono le competenze allargate e il lavoro di team – ci ha confidato Maurizio Galli, della Direzione Sistemi Rti – senza trascurare la sperimentazione delle nuove soluzioni e il continuo rafforzamento delle misure di sicurezza. Le tecnologie cambiano, le esigenze aziendali crescono ed è necessario investire nella formazione e nel continuo miglioramento del servizio".
La voce dell’utenza
Il panorama sulla intranet aziendale sarebbe incompleto senza la voce degli utenti. Tra i siti in funzione, abbiamo fatto una veloce cernita, senza particolari criteri di selezione, con il solo obiettivo di presentare alcuni casi. Mauro Tomé, responsabile di Amministrazione e servizi del personale Rti, ci ha delineato le proprie esperienze dopo circa un anno dall’avviamento del sito Ferie e Permessi. Attualmente il sistema è utilizzato da 1.200 dipendenti e dai responsabili, che vi immettono la consuntivazione delle presenze, le cui informazioni sono utilizzate per l’alimentazione del cedolino paga. Il sistema ha rilevanti impatti operativi e, stante la materia trattata, deve garantire la privacy e un elevato livello di affidabilità. La nuova applicazione – ha detto Tomè – ha consentito ai responsabili un anticipo sull’informativa gestionale, si è passati dalle chiusure mensili al tempo reale. Si sono conseguiti anche altri tre importanti risultati, come lo snellimento delle attività burocratiche delle segreterie, la riduzione della carta in circolazione e la familiarizzazione dei dipendenti con il Web".
I progetti in atto
Manlio Cruciatti, responsabile della Direzione tecnica Videotime, ci ha parlato dei progetti per innovare le tecnologie in tutta la filiera produttiva, dalla produzione, all’assemblaggio ed emissione. Il sito della Direzione tecnica Videotime, che si è sviluppato in stretta relazione con il sito della Ricerca e Sviluppo Link Site – ha detto Cruciatti – ha avuto molteplici effetti. All’interno della azienda ha consentito una più rapida diffusione delle novità e una maggior trasparenza sulle soluzioni tecnologiche adottate, fra le quali il Tg digitale. Abbiamo conseguito un importante risultato con un’applicazione ad accesso riservato che abbiamo chiamato Videoauditel, con la quale abbiamo messo a disposizione di un gruppo ristretto di manager e addetti ai lavori, i risultati dell’auditel accompagnati dalla visualizzazione su pc dei programmi Tv interessati. E con la prossima partenza dell’anello in fibra ottica, che collega i centri di produzione di Rti, sarà possibile diffondere l’applicazione".
La parte del leone nella consultazione da parte dei dipendenti la fanno i principali siti prodotto: Monitor Valley, Intrattenimento, Banca Dati Documentazione Tv e Cinema. Da questi siti è possibile ottenere informazioni sui dati d’ascolto, sulla pubblicità, sui mercati nazionali e internazionali, sui nuovi format e sui laboratori sperimentali, oltre che sul patrimonio della library cinematografica del Gruppo e del mercato cinematografico, schede riassuntive su spettatori, artisti e film.
"La Banca Dati Documentazione Tv e Cinema – ha sottolineato Antonio Mariani, responsabile della Direzione Mediatrade – svolge più compiti, dall’informazione sulla library, alle statistiche sull’emesso, correlate anche alle disposizioni di legge in materia, alla comunicazione di informazioni sul mercato del cinema in generale, sia per quanto riguarda i passaggi sulle reti concorrenti sia per le proiezioni in sala, con dati di ascolto e classifiche. L’intranet è stata importante per migliorare efficienza, efficacia e livello di servizio. Prima distribuivamo all’incirca 1.200 ricerche all’anno, oggi la prevalenza delle informazioni è in rete. La Banca Dati ha anche una funzione storica, in quanto documenta i primi passi delle trasmissioni Tv. Dal menu è possibile per esempio conoscere data e orario di tramissione dei primi programmi delle nostre reti. Molti pensano che il primo programma di Canale5 sia stato Dallas. Invece, le trasmissioni sono iniziate il primo febbraio 1981 con Superclassifica show. Ora questa informazione è a disposizione di tutti".
L’intranet di Rti non è solo funzionale alla realizzazione del prodotto televisivo, ma serve anche nella comunicazione ai dipendenti. Un ruolo fondamentale in materia, l’ha il sito Sinoptica, che offre la rassegna stampa su Mediaset, sul sistema competitivo e la possibilità di accesso alla banca dati della comunicazione.
