Il Mac e lo studio legale: primi passi in EasyLex

Il settore dei gestionali per gli uffici professionali è sempre stato caratterizzato da un limite: molte software house sviluppano applicativi generici che alla prima installazione non possono essere già allineati alle esigenze specifiche di chi intende usarli. D’altro canto, però, una piccola realtà non giustifica gli investimenti in personalizzazioni che invece sono la norma nelle grandi imprese, quindi spesso finisce per adeguarsi al funzionamento del software in configurazione base invece di adeguare questo alle sue procedure e specificità interne. In questo scenario EasyLex, destinato al mondo degli avvocati, ha sempre fatto un po’ storia a sé: la sinergia tra la software house Softlab e il MacLawGroup, ossia la principale community italiana di avvocati appassionati di Mac, ha fatto in modo che l’applicativo venisse progettato tenendo da subito presenti le esigenze e le specificità della sua utenza potenziale. EasyLex ha ormai una ventina d’anni di “attività” alle spalle e le operazioni che è in grado di svolgere sono davvero molte. In questo articolo affrontiamo la filosofia progettuale del software e alcune operazioni iniziali legate all’evento che, in uno studio legale, scatena poi tutti gli altri: l’apertura di una nuova pratica. In prossimi articoli tratteremo con maggior dettaglio il “ciclo di vita” di una pratica, il collegamento con la parte del controllo di gestione e le funzionalità della versione cloud.

L’approccio progettuale
EasyLex adotta un’architettura client/server in cui il nodo centrale, tipicamente il server di studio, ospita il database (di solito Oracle) con tutti i dati gestiti dal programma e l’istanza principale di EasyLex stesso. I singoli utenti hanno sul proprio Mac (o Pc, volendo) un software client che fa da interfaccia verso il modulo server. Si può accedere al modulo server anche usando un web browser, seppure con qualche funzione in meno: è una funzione utile, ad esempio, per chi vuole dare accesso ai dati di studio anche a una rete di collaboratori esterni. EasyLex esiste anche in una versione cloud che non richiede l’installazione di un server in studio ma permette di usufruire delle sue funzioni principali sotto forma di servizio in abbonamento.

Dal punto di vista concettuale gli elementi chiave caratterizzanti di EasyLex sono principalmente tre. Il primo, più tecnico ma con molte conseguenze pratiche, è che il software è mosso da un database relazionale “serio” che tiene bene traccia di tutti i collegamenti in essere fra le informazioni che quotidianamente uno studio legale si trova a gestire: ad esempio un appuntamento è legato a una pratica, questa a un cliente, connesso a un’azienda di cui si occupano delle risorse interne di studio, dedicate poi anche ad altri clienti… Nelle singole schede informative associate a ciascun elemento sono quasi sempre presenti i rimandi alle altre schede direttamente collegate, il che permette di avere sott’occhio, alla distanza virtuale di un clic, moltissime informazioni senza dover eseguire ricerche nelle diverse “viste” del database (ovviamente questa opzione c’è, in particolare con una ricerca “full text” molto veloce). Questa implementazione con chiavi “n a n” permette una grande elasticità nella gestione delle informazioni.

Il secondo punto chiave di EasyLex è che l’asse portante del programma è rappresentato dalla successione delle scadenze da rispettare e delle operazioni da completare che il singolo componente dello studio legale deve sempre tenere presenti: nella pratica questo asse si concretizza in una strettissima sinergia tra la parte Agenda e quella Pratiche. Ciò appare ovvio agli avvocati, il cui lavoro si snoda in una successione di operazioni e formalità da espletare in tempi ben precisi (pensiamo alla presentazione di determinati documenti o alla presenza alle udienze di Tribunale), ma non è nella logica dei gestionali classici, in cui è quasi sempre l’Anagrafica a fare da asse portante. La focalizzazione su Pratiche e Agenda riflette poi un’altra peculiarità del lavoro di studio che è assente in molti settori: la stragrande maggioranza degli eventi in agenda sono operazioni che trasformeranno in voci di fattura, quindi l’agenda ha anche un “valore” economico (di cui EasyLex tiene conto) nell’attualizzazione delle pratiche e non solo di tracciamento temporale dei compiti da svolgere e svolti.
Infine, EasyLex realizza un buon equilibrio tra automatismi e possibilità di personalizzazione introducendo i concetti di Attività e di Procedura. L’Attività, come indica il suo nome, è un singolo compito da svolgere, che può andare dalla presentazione a un nuovo cliente dell’informativa sulla privacy alla visita in cancelleria (che andrà poi dettagliata con i documenti richiesti), dall’atto di costituzione come parte civile all’insinuazione a un passivo. EasyLex comprende circa 250 attività predefinite, indicate come Attività Standard, che si possono scegliere via menu quando le si vuole inserire all’interno di una pratica o come attività a sé.

Le Procedure sono invece delle sequenze di Attività che possono essere definite a priori – e anche in questo caso EasyLex ne comprende diverse, circa un’ottantina di Procedure Standard  – perché devono rispecchiare precise norme di legge, ma possono anche essere definite dal singolo studio duplicando una Procedura Standard già presente e modificandola secondo le proprie necessità o in base alle abitudini dello studio stesso.
Il vantaggio di questa organizzazione è duplice. Da un lato, nella maggior parte dei casi si farà riferimento alle Attività e alle Procedure predefinite: questo fa sì che le informazioni vengano immesse sempre in maniera corretta, sia formalmente (ad esempio usando i termini giusti e sempre gli stessi) sia dal punto di vista degli eventi che un’Attività e soprattutto una Procedura scatenano e che il sistema provvede subito a inserire in agenda secondo le scadenze di legge. D’altro canto, la possibilità di modificare le Attività e le Procedure, creandone anche di nuove, permette di adeguare il flusso di lavoro alla struttura e alle modalità di lavoro del singolo studio legale (ad esempio assegnando certe attività sempre a un dipendente o a un gruppo, con una suddivisione percentuale del fatturato ben precisa).

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